FAQ & Problemen oplossen

Veelgestelde vragen over Contractbeheer. Vouw een vraag uit om het antwoord te zien.

Vraag: Het lukt niet om regels aan te passen of te verwijderen in de termijnkalender. Waarom?

Bepaalde berichten in TotalLink worden automatisch aangemaakt via de regelgrensbewaking. De instellingen zorgen ervoor dat deze meldingen standaard niet aanpasbaar zijn door eindgebruikers. Je bepaalt zelf wanneer een melding moet worden gegenereerd (dagen, weken, maanden of een jaar voor het einde van een overeenkomst). Het systeem maakt de waarschuwingen daarna automatisch aan.

Vraag: Gebruikers zien links naar overeenkomsten of cliënten niet in de rapportagetool, terwijl ze via de tegels wel mogen muteren.

De rechten voor deze velden zijn nog niet ingesteld. Een functioneel beheerder kan dit aanpassen:

1. Ga naar ⚙️ Beheertegels → tegel Onderwerpen

2. Klik op de betreffende rapportage

3. Zoek de kolom Beschikbare kolommen

4. Klik op het uitklappijltje links

5. Selecteer de juiste gebruikersgroep in het invulveld

6. Let op: bij groepen met alleen leesrechten mag het schuifje Mag muteren niet aan staan

Vraag: PDF-bestanden worden gedownload als HTML-bestand. Sommige gaan wel goed, veel niet.

Dit wijst op een probleem met de DMS-koppeling. Doorloop deze stappen:

1. Controleer bereikbaarheid en SSL-certificaat — zorg dat het DMS-systeem bereikbaar is via de juiste URL en het certificaat geldig is

2. Informeer bij de DMS-provider — vraag of er wijzigingen zijn doorgevoerd (bijv. migratie naar een nieuwe Microsoft-omgeving)

3. Controleer firewall-instellingen — laat de DMS-provider nagaan of de IP-adressen van TotalLink zijn toegestaan

💡 De IP-adressen van TotalLink zijn op te vragen bij een TotalLink medewerker. Documenteer alle bevindingen zodat je bij toekomstige problemen sneller kunt achterhalen waar het misgaat.

Vraag: Ik wil een item toevoegen aan een dropdown-menu, zoals het veld 'Categorie'. Geeft dit problemen?

Nee. Dropdown-velden kunnen door een beheerder worden aangepast zonder programmeerwerk:

• Items toevoegen — via de beheermodus in elke willekeurige tegel, of via de specifieke dropdown-tegel onder de beheertegels

• Centrale doorvoering — wijzigingen worden direct van toepassing op alle contracten

Denk wel goed na of het toegevoegde item logisch is binnen de contractstructuur van uw organisatie.

Vraag: Ik kan mijn oude sjabloon niet meer terugvinden.

Historische sjablonen zijn te raadplegen via het tabblad Sjabloon → kolom Sjabloon historie, zolang ze niet zijn verwijderd.

Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de testomgeving — het sjabloon kan daar mogelijk nog beschikbaar zijn.

Vraag: Op welke versie draait de productieomgeving? Wanneer wordt de nieuwe versie geïmplementeerd?

TotalLink brengt elke maand een nieuwe release uit. De testomgeving wordt altijd eerst geüpdatet — dit geeft ruimte om fouten op te sporen voor de release naar productie.

Releasenotes (nieuwe functionaliteiten, bugfixes, proceswijzigingen) zijn te vinden via: Handleiding → Releasenotes.

💡 Controleer de releasenotes vóór je nieuwe functionaliteiten gaat gebruiken. Test eerst in de testomgeving om te verifiëren dat je processen correct werken.

Vraag: Er is geen keuze voor de archiveringsstatus nadat een dossier is afgerond.

De archiveringsstatus is niet altijd zichtbaar — dit hangt samen met het geselecteerde overeenkomsttype. Als het type nog op Nader te bepalen staat of leeg is, verschijnt er geen dropdown voor de archiveringsstatus.

Pas zodra het type wordt ingevuld (bijv. Huur) wordt het dropdown-menu met archiveringsstatussen zichtbaar.

Vraag: Facturatie van overeenkomsten (definitief) uitgevoerd, maar er klopt iets niet. Kan ik het terugdraaien?

Een definitieve batch via een directe verbinding is niet eenvoudig terug te draaien — de facturen zijn al rechtstreeks naar de financiële administratie gestuurd. Neem contact op met uw financieel beheerder of met [email protected].

Gebruik altijd eerst de proefversie om te controleren vóór je definitief factureert.