Documentenbeheer

Functionaliteiten · Contractbeheer

TotalLink biedt drie niveaus van documentenbeheer, afhankelijk van de gekozen configuratie.

Standaard documentenbeheer

Document opslaan

1

Open dossier en tabblad

Open het dossier → tabblad Documenten

2

Toevoegen via verkenner

Klik op + Toevoegen → er opent een verkennervenster Blader naar het document en klik op Opslaan

3

Of slepen

Of: sleep een document direct naar de documententabel.

Document downloaden

Klik op het download-icoon (pijltje omlaag) vooraan de informatieregel van het document.

Document in ander bestandsformaat opvragen

Afhankelijk van het bestandstype en de TotalLink-configuratie kunnen documenten in meerdere formaten worden opgehaald (bijv. Word als PDF). Klik op het bestandsformaat-icoon van het gewenste formaat.

Document voorlopig verwijderen (prullenbak)

1

Klik op het schuifje in de kolom Prullenbak (laatste kolom van de documententabel — mogelijk niet direct zichtbaar)

2

Het document gaat naar de prullenbak en verdwijnt uit de tabel

Document definitief verwijderen

1

Voer eerst de stap Voorlopig verwijderen uit

2

Zet Toon inhoud prullenbak aan

3

Klik op het kruisje aan het einde van de regel → bevestig met Ja

⚠️ Definitief verwijderde documenten zijn niet meer terug te halen.

Document herstellen uit prullenbak

Zet het schuifje Prullenbak bij het document uit om het uit de prullenbak te halen.

Document kopiëren

1

Klik op het kopieer-icoon bij het document

2

Kies het type onderwerp waar naartoe gekopieerd wordt (bijv. Project, Relatie, Erfpacht)

3

Kies het specifieke onderwerp binnen dat type

4

Klik Ok

Kopiëren kan binnen dezelfde documententabel of naar een andere tabel. Je ontvangt een bevestigingsmelding als het kopiëren is gelukt.

---

Geavanceerd documentenbeheer

Bevat alle standaardfunctionaliteit plus:

Word/Excel direct vanuit TotalLink openen en bewerken

1

Open het tabblad Documenten → klik op + Toevoegen

2

Kies Word-document of Excel-document

3

Klik op het bestand om het in Word/Excel te openen

4

Bewerk het document en sla op via de save-knop in Word/Excel → het bestand wordt direct teruggeoplagen in TotalLink

ℹ️ Klik eventuele beveiligingswaarschuwingen in de gele balk weg voor je gaat bewerken.

Versiehistorie raadplegen

Elke keer dat een Word- of Excel-document vanuit TotalLink wordt geopend en na een wijziging opgeslagen, wordt de vorige versie automatisch bewaard.

1

Klik op het uitschuifpijltje bij de documentregel om de versiehistorie uit te vouwen

2

Oudere versies zijn zichtbaar, downloadbaar en te bekijken

Vorige versie terugzetten

1

Open de versiehistorie van het document

2

Selecteer de gewenste versie

3

Sla deze opnieuw op in TotalLink → de overschreven versie wordt automatisch in de versiehistorie opgenomen (er gaat nooit een versie verloren)

---

Documentenbeheer met DMS-koppeling

TotalLink kan worden gekoppeld aan een extern Document Management Systeem (DMS).

Koppelingstype	Beschrijving
1-weg	Bestanden worden uit het DMS opgehaald en getoond in TotalLink. Bestanden worden niet terug opgeslagen in het DMS.
2-weg	Volledige synchronisatie. Bestanden worden uit het DMS gehaald én vanuit TotalLink terug opgeslagen in het DMS.

ℹ️ Bij problemen met de DMS-koppeling (bijv. PDF wordt als HTML gedownload): zie de FAQ voor de stappen om de koppeling te controleren.

Veelgestelde vragen

Ons documentmanagementsysteem (Corsa Djuma of een ander DMS) is al enige tijd uit de lucht en doet het nu pas weer. Wat gebeurt er met de documenten die wij al in TotalLink hebben gezet?

Antwoord: TotalLink bewaart de documenten tot het moment dat het DMS weer in de lucht is. Zodra deze weer in de lucht is, worden alle nog niet verstuurde documenten alsnog in het DMS opgeslagen.

Hoe verwijder ik een document permanent?

Achteraan iedere documentregel zit een schuif "prullenbak". Zet deze aan en zet de schuif "Toon prullenbak" aan. achteraan de regel staat een verwijderknop waarmee het document definitief verwijderd kan worden.

In een gegenereerde document sjabloon wordt de tag of of niet vervangen.

Is er een zaak gemaakt in het DMS Is dit zaaknummer zichtbaar in het TotalLink dossier Is het document opgeslagen in de Documenten tabel (dan wordt het documentnummer pas in het document gezet)