Vier-ogen principe-Overeenkomst wijzigen

Wijzigingen vereisen controle door een tweede persoon.

Inleiding

Bij het toepassen van het vier-ogenprincipe moeten bepaalde wijzigingen van een overeenkomst eerst door een andere gebruiker worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief zijn.

De functioneel beheerder van TotalLink bepaalt welke velden onder dit principe vallen. Velden waarvoor goedkeuring vereist is, noemen we goedkeuringsvelden (ook wel beoordelingsplichtige velden).

Zolang wijzigingen in deze goedkeuringsvelden nog niet zijn goedgekeurd, kan de overeenkomst niet worden gefactureerd. Wijzigingen in velden die niet als goedkeuringsveld zijn ingesteld, blokkeren de facturatie van de betreffende overeenkomst niet.

Een wijziging in de overeenkomst waarbij beoordelingsplichtige velden zijn betrokken gaat in een aantal stappen:

1. wijzigen van de overeenkomst door de betreffende velden in TotalLink aan te passen.

2. De aanpassing aanbieden ter accordering.

3. Aanpassingen accorderen.

1. Wijzigen van een overeenkomst

Het wijzigen van een overeenkomst verloopt verder hetzelfde als gebruikelijk. Het enige verschil is dat de gewijzigde goedkeuringsvelden linksboven worden gemarkeerd met een gekleurd lipje, om aan te geven dat deze nog moeten worden goedgekeurd. ook zal er in de vier-ogen tabel een melding verschijnen waarin is te zien welke velden zijn gewijzigd.

Wijzigingen ter accordering aanbieden

De vier-ogen tabel Het beheren van wijzigingen volgens het vier-ogenprincipe vindt plaats in de vier-ogentabel. In de bovenstaande afbeelding is deze rechtsonder te zien. Om het goedkeuringsproces te begrijpen, wordt deze tabel hieronder nader toegelicht.

De tabel maakt inzichtelijk welke wijzigingen zijn aangebracht en of deze volgens het vier-ogenprincipe moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd.

Degene die de wijzigingen moet goedkeuren, hoeft niet elke afzonderlijke wijziging apart te beoordelen. Wanneer meerdere goedkeuringsvelden worden gewijzigd, worden deze gebundeld tot één reeks die in één keer ter goedkeuring wordt aangeboden en kan worden goedgekeurd. Deze reeks verschijnt als één regel in de vier-ogentabel, die zich op het overeenkomsttabblad bevindt.

Als een reeks ter goedkeuring is aangeboden en daarna aanvullende wijzigingen worden doorgevoerd, wordt automatisch een nieuwe reeks aangemaakt. Deze verschijnt als een nieuwe regel in de vier-ogentabel en kan afzonderlijk ter goedkeuring worden aangeboden.

Iedere regel bevat een knop waarmee de betreffende reeks kan woren goedgekeurd. Per reeks wijzigingen zie je in de tabel:

• de accordeer knop.

• Welke velden zijn gewijzigd in de reeks.

• Wanneer de wijziging is aangeboden ter goedkeuring.

• Wanneer de wijziging heeft plaatsgevonden.

• Door wie de wijziging is goedgekeurd.

Om een wijziging ter accordering aan te bieden:

• Klik in de vier-ogen tabel op "Laten beoordelen"

• er opent nu een dialoog, kies hier mutatiebeoordeling = "Wacht op accordering".

• Selecteer daarna wie een notificatie moet ontvangen met het verzoek om de wijzigingen goed te keuren. deze notificatie is daarna terug te vinden in de termijnkalender. hierbij is te kiezen uit:

Wie te notificeren	wie wordt genotificeerd
Alle accordeerders	Alle accordeerders ontvangen een notificatie
De meest beschikbare	Accordeerder met de minste openstaande verzoeken
Kies zelf	Kies zelf één of meerdere personen.
Langst niet toegewezen	Accordeerder die het langst niet heeft beoordeeld.
Niemand	Niemand krijgt een notificatie
Willekeurig	Één willekeurige accordeerder wordt door het systeem geselecteerd en getoond in het scherm.

• Bevestig. Status wijzigt naar Wacht op Accordering

• De accordeerder ontvangt een notificatie (in-app en e-mail)

Wat gebeurt er na het aanbieden?

• Direct na het wijzigen van een beoordelingsplichtig veld kan de betreffende overeenkomst niet meer worden gefactureerd tot het moment dat deze is goedgekeurd.

• Velden die moeten worden goedgekeurd, zijn linksboven gemarkeerd met een gekleurd lipje.

• In het tabblad ‘termijnkalender’ wordt een melding aangemaakt waarin te zien is wie wordt gewaarschuwd. Deze e-mail wordt in de nacht na het aanmaken van de wijziging verzonden. Degene die de wijziging moet beoordelen, ontvangt de melding dus de volgende werkdag in zijn of haar mailbox.

• Je ontvangt een notificatie zodra de accordeerder een beslissing heeft genomen. Bij goedkeuring van wijzigingen is de overeenkomst weer te factureren

Wat als mijn wijziging niet worden goedgekeurd?

De reeks van wijzigingen kunnen op twee manieren worden afgekeurd:

• Ter Herziening, de beoordelaar verzoekt wijzigingen aan te brengen.

• Afgekeurd, dit betekent dat alle aangedragen wijzigingen zijn verwijderd.

Ter Herziening De reeks van wijzigingen is beoordeeld met de status Ter Herziening. Pas de velden aan, daarna bied je de batch opnieuw ter beoordeling aan.

Afgekeurd De wijzigingen in de reeks die zijn verstuurd ter beoordeling worden teruggedraaid naar de oude waarden en de betreffende regel is verwijderd uit de vier-ogen tabel. De situatie is dan weer zoals het was voordat de wijzigingen werden ingevoerd.

Alternatieve situaties

• Wijziging annuleren: Verwijder de set van wijzigingen tijdens de status "In Mutatie". Alle wijzigingen worden ongedaan gemaakt.

• Nieuwe mutaties terwijl wachten op beoordeling: Indien nieuwe wijzigingen worden aangebracht in de overeenkomst, dan worden deze in een nieuwe set aangeboden ter beoordeling. Deze worden getoond als nieuwe regel in de vier-ogen tabel.

• Geen accordeerders beschikbaar: Je ontvangt de melding "Geen accordeerders beschikbaar". De set van wijzigingen blijft open staan ter beoordeling.

• Accordeerder afwezig: Je kunt de set van wijzigingen opnieuw toewijzen aan een andere accordeerder.