Vier-ogen principe-Wijziging beoordelen

Beoordelen van andermans wijzigingen

Inleiding

Bij het toepassen van het vier-ogenprincipe moeten bepaalde wijzigingen van een overeenkomst eerst door een andere gebruiker worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief zijn.

De functioneel beheerder van TotalLink bepaalt welke velden onder dit principe vallen. Velden waarvoor goedkeuring vereist is, noemen we goedkeuringsvelden (ook wel beoordelingsplichtige velden).

Zolang wijzigingen in deze goedkeuringsvelden nog niet zijn goedgekeurd, kan de overeenkomst niet worden gefactureerd. Wijzigingen in velden die niet als goedkeuringsveld zijn ingesteld, blokkeren de facturatie van de betreffende overeenkomst niet.

Een wijziging in de overeenkomst waarbij beoordelingsplichtige velden zijn betrokken gaat in een aantal stappen:

1. wijzigen van de overeenkomst door de betreffende velden in TotalLink aan te passen.

2. De aanpassing aanbieden ter accordering.

3. Aanpassingen accorderen.

Deze paragraaf beschrijft de 3e stap in dit proces, het accorderen van de door een collega gemaakte aanpassingen.

Beoordelingsmelding

Als accordeerder ontvang je een notificatie zodra een collega een wijzigingen van een overeenkomst in TotalLink ter beoordeling heeft aangeboden. klik op deze notificatie om het betreffende dossier te openen en klik op het tabblad Overeenkomst.

Indien de beoordelingsmelding via de mail is binnengekomen, klik op de link in de mail. klik in het dossier wat nu opent op het tabblad "Overeenkomst".

Beoordelen van wijziging

in de overeenkomst vind je de 4-ogen tabel. Deze tabel bevat een overzicht van de ter beoordeling aangeboden wijzigingen.

In dit voorbeeld heeft user Cor de status, adres en client gewijzigd van de overeenkomst. Klik op de knop beoordelen.

Selecteer Geacccordeerd indien de voorgestelde wijziging akkoord is bevonden

• De overeenkomst kan nu weer worden gefactureerd.

• De gekleurde lipjes bij de gewijzigde velden zijn verdwenen.

• Alle muteerders krijgen een melding dat de wijzigingen zijn goedgekeurd.

Selecteer Ter Herziening indien de voorgestelde wijziging aanpassingen behoeven en ter herziening terug worden gegeven aan de persoon die de mutatie heeft gemaakt.

• Voer in het veld Reden in waarom de wijzing herzien moet worden.

• De betreffende velden kunnen worden aangepast waarbij de wijzigingen weer worden opgenomen in dezelfde reeks.

• Na aanpassing wordt de reeks weer opnieuw aangeboden ter goedkeuring.

Selecteer Afkeuren en geef een reden op. Alle wijzigingen in de reeks zullen worden teruggedraaid en de overeenkomst inclusief de vier-ogen tabel ziet er weer uit zoals voor het invoeren van de wijzigingen.

• Alle muteerders krijgen een melding dat de wijzigingen zijn afgekeurd.

🎬 Schermopname: Doorloop: notificatie openen → mutaties beoordelen-tabel bekijken → accorderen

Wat als de accordeerder niet beschikbaar is?

Indien wordt gesignaleerd dat een wijziging niet wordt beoordeeld door de persoon die hiervoor is aangewezen, kan een willekeurige andere persoon worden gevraagd om een reeks wijzigingen goed te keuren, mits deze persoon de benodigde rechten heeft.

De betreffende persoon kan hiervan op de hoogte worden gesteld via een notificatie. Open hiervoor de betreffende overeenkomst, ga naar de termijnkalender en voeg deze persoon toe aan de te notificeren personen van deze taak.

Indien een veld goedkeuringsplichtig is gemaakt, kan dit veld niet langer worden gemuteerd via de rapportagetool, zodat het vier-ogenprincipe correct wordt bewaakt.