Vier-ogen-Rapportages & Sturing

Inzicht in status van wijzigingen en audittrail

inleiding

Met de rapportagetool kun je zelf overzichten samenstellen van diverse onderwerpen, waaronder de rapportages met betrekking tot wijzigingen in overeenkomsten volgens het vier-ogen principe. Zie de handleiding van de rapportagetool voor het filteren en het maken van eigen overzichten.

Via de rapportagetool heb je direct inzicht in de status van openstaande wijzigingen op overeenkomsten. Zo stuur je op doorlooptijd, signaleer je knelpunten en voorkom je dat wijzigingen onbedoeld blijven hangen.

Waar vind ik de rapportages?

De rapportagetool open je door vanuit het startscherm in de verticale balk links te klikken op het rapportagetool icoon. Door met de muis over de iconen te bewegen zie je de functie van ieder icoon.

Welke informatie in de rapportages?

Open de rapportagetool. Hier zijn drie tabbladen te vinden die gaan over rapportages m.b.t. het vier-ogen principe:​

• Mutatie per reeks Goedkeuringsplichtige mutaties worden vaak gebundeld in reeksen die in één keer kunnen worden beoordeeld. Dit tabblad geeft inzicht in deze reeksen en in de mutaties die daarbinnen vallen. Het bevat zowel historische mutaties als de huidige status van de velden.

• Goedkeuringsplichtige velden Geeft inzicht in welke velden goedkeuringsplichtig zijn en waar deze zich bevinden.

• Losse mutaties Geeft goedkeuringsplichtige mutaties weer. Net als bij mutaties per reeks, maar hier wordt elke mutatie afzonderlijk als eigen regel weergegeven, zodat hierop individueel kan worden gezocht en gefilterd.

Het tabblad Mutatieoverzicht

1. Mutatie per reeks

Kolom	Omschrijving
Link	Link naar de plek in TotalLink waar de brongegevens zich bevinden die 4-ogen mutaties bevatten.
Dossier	Het dossier waarbinnen de mutatie is geweest.
Mutatiedatum	Datum waarop mutatie heeft plaatsgevonden
Mutaties	Overzicht van alle aanpassingen van één betreffende medewerker
Status	Laat zien waar in het proces de mutatie zich bevindt.
Status gewijzigd door	geeft de medewerker aan de laatste status heeft aangepast
Gewijzigd op	datum van wijziging van de status.
Reden	opmerking over mutatie over beoordeling

2. Goedkeuringsplichtige velden

Kolom	Omschrijving
Tegel	Toont de naam van de tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd
Tabblad	Geeft het tabblad aan van de betreffende tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd.
Veldnaam	Geeft het specifieke veld aan waar een controle op ingesteld is.

2. Losse mutaties

Kolom	Omschrijving
Link	Toont de naam van de tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd
Dossier	Het dossier waarbinnen de mutatie is geweest.
Veldnaam	Geeft het tabblad aan van de betreffende tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd.
Originele waarde	Geeft het specifieke veld aan waar een controle op ingesteld is.
Nieuwe waarde	Geeft de waarde na mutatie
Gemuteerd door	Persoon die de aanpassing heeft gedaan
Aangemaakt op	Datum waarop de aanpassing is aangemaakt
Laatst gewijzigd op	Datum waarop de wijziging van het specifieke veld is uitgevoerd
Status	Status van de mutatie op dat moment
Status gewijzigd op	Datum waarop de status gewijzigd is
Status gewijzigd door	Persoon die de status heeft gewijzigd.

Hoe gebruik ik dit voor sturing?

Signaleer stilstaande overeenkomsten voor facturatie

Het tabblad Mutaties per reeks toont bovenaan altijd de oudste openstaande wijzigingen die wachten op accordering. Wijzigingen die langer dan de interne norm openstaan, zijn een signaal om de accordeerder hieraan te herinneren of de reeks wijzigingen opnieuw toe te wijzen.

Het opnieuw toewijzen van een reeks wijzigingen vindt plaats door de betreffende overeenkomst te openen en op de desbetreffende wijziging in de vier-ogentabel te klikken. Het opnieuw toewijzen wordt automatisch gelogd in de audittrail.

Controleer facturatie-impact vóór de facturatierun

In de rapportagetool bevind zich het tabblad "Controle facturatie instellingen". Hierin worden alle zaken gemeld die een goede facturatie kunnen verstoren. Indien een overeenkomst niet kan worden gefactureerd omdat binnen deze overeenkomst nog openstaande mutaties bevinden, dan worden deze in dit facturatieoverzicht vermeld met de omschrijving: "Nog niet alle mutaties zijn beoordeeld voor deze overeenkomst".