> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/documentenbeheer.md).

# Documentenbeheer

> *Functionaliteiten · Contractbeheer*

TotalLink biedt drie niveaus van documentenbeheer, afhankelijk van de gekozen configuratie.

## Standaard documentenbeheer

### Document opslaan

{% stepper %}
{% step %}

### Open dossier en tabblad

Open het dossier → tabblad **Documenten**
{% endstep %}

{% step %}

### Toevoegen via verkenner

Klik op **+ Toevoegen** → er opent een verkennervenster\
Blader naar het document en klik op *Opslaan*
{% endstep %}

{% step %}

### Of slepen

Of: **sleep een document** direct naar de documententabel.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Document downloaden

Klik op het **download-icoon** (pijltje omlaag) vooraan de informatieregel van het document.

### Document in ander bestandsformaat opvragen

Afhankelijk van het bestandstype en de TotalLink-configuratie kunnen documenten in meerdere formaten worden opgehaald (bijv. Word als PDF). Klik op het **bestandsformaat-icoon** van het gewenste formaat.

### Document voorlopig verwijderen (prullenbak)

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **schuifje** in de kolom *Prullenbak* (laatste kolom van de documententabel — mogelijk niet direct zichtbaar)
{% endstep %}

{% step %}
Het document gaat naar de prullenbak en verdwijnt uit de tabel
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Document definitief verwijderen

{% stepper %}
{% step %}
Voer eerst de stap *Voorlopig verwijderen* uit
{% endstep %}

{% step %}
Zet **Toon inhoud prullenbak** aan
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het **kruisje** aan het einde van de regel → bevestig met *Ja*
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="danger" %}
⚠️ Definitief verwijderde documenten zijn niet meer terug te halen.
{% endhint %}

### Document herstellen uit prullenbak

Zet het schuifje *Prullenbak* bij het document **uit** om het uit de prullenbak te halen.

### Document kopiëren

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **kopieer-icoon** bij het document
{% endstep %}

{% step %}
Kies het **type onderwerp** waar naartoe gekopieerd wordt (bijv. Project, Relatie, Erfpacht)
{% endstep %}

{% step %}
Kies het specifieke onderwerp binnen dat type
{% endstep %}

{% step %}
Klik *Ok*
{% endstep %}
{% endstepper %}

Kopiëren kan binnen dezelfde documententabel of naar een andere tabel. Je ontvangt een bevestigingsmelding als het kopiëren is gelukt.

***

## Geavanceerd documentenbeheer

Bevat alle standaardfunctionaliteit plus:

### Word/Excel direct vanuit TotalLink openen en bewerken

{% stepper %}
{% step %}
Open het tabblad Documenten → klik op **+ Toevoegen**
{% endstep %}

{% step %}
Kies *Word-document* of *Excel-document*
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het bestand om het in Word/Excel te openen
{% endstep %}

{% step %}
Bewerk het document en sla op via de save-knop in Word/Excel → het bestand wordt direct teruggeoplagen in TotalLink
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
ℹ️ Klik eventuele beveiligingswaarschuwingen in de gele balk weg voor je gaat bewerken.
{% endhint %}

### Versiehistorie raadplegen

Elke keer dat een Word- of Excel-document vanuit TotalLink wordt geopend en na een wijziging opgeslagen, wordt de vorige versie automatisch bewaard.

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **uitschuifpijltje** bij de documentregel om de versiehistorie uit te vouwen
{% endstep %}

{% step %}
Oudere versies zijn zichtbaar, downloadbaar en te bekijken
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Vorige versie terugzetten

{% stepper %}
{% step %}
Open de versiehistorie van het document
{% endstep %}

{% step %}
Selecteer de gewenste versie
{% endstep %}

{% step %}
Sla deze opnieuw op in TotalLink → de overschreven versie wordt automatisch in de versiehistorie opgenomen (er gaat nooit een versie verloren)
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Documentenbeheer met DMS-koppeling

TotalLink kan worden gekoppeld aan een extern Document Management Systeem (DMS).

| Koppelingstype | Beschrijving                                                                                                           |
| -------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **1-weg**      | Bestanden worden uit het DMS opgehaald en getoond in TotalLink. Bestanden worden **niet** terug opgeslagen in het DMS. |
| **2-weg**      | Volledige synchronisatie. Bestanden worden uit het DMS gehaald én vanuit TotalLink terug opgeslagen in het DMS.        |

{% hint style="info" %}
ℹ️ Bij problemen met de DMS-koppeling (bijv. PDF wordt als HTML gedownload): zie de [FAQ](file:///0580431/processen/faq.md) voor de stappen om de koppeling te controleren.
{% endhint %}

## Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Ons documentmanagementsysteem (Corsa Djuma of een ander DMS) is al enige tijd uit de lucht en doet het nu pas weer. Wat gebeurt er met de documenten die wij al in TotalLink hebben gezet?</summary>

**Antwoord:** TotalLink bewaart de documenten tot het moment dat het DMS weer in de lucht is. Zodra deze weer in de lucht is, worden alle nog niet verstuurde documenten alsnog in het DMS opgeslagen.

</details>

<details>

<summary>Hoe verwijder ik een document permanent?</summary>

Achteraan iedere documentregel zit een schuif "prullenbak". Zet deze aan en zet de schuif "Toon prullenbak" aan. achteraan de regel staat een verwijderknop waarmee het document definitief verwijderd kan worden.

</details>

<details>

<summary>In een gegenereerde document sjabloon wordt de tag of of niet vervangen.</summary>

Is er een zaak gemaakt in het DMS Is dit zaaknummer zichtbaar in het TotalLink dossier Is het document opgeslagen in de Documenten tabel (dan wordt het documentnummer pas in het document gezet)

</details>


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/documentenbeheer.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.