Overeenkomsten

Overeenkomst opvragen

1

Via de zoekfunctie

1. Typ (deel van) de naam of het dossiernummer in de bovenbalk
2. Klik op het resultaat om de detailpagina te openen
3. Klik op het betreffende overeenkomsttabblad

2

Vanuit een dossier

1. Open het dossier
2. Elke overeenkomst heeft een eigen tabblad — klik op het gewenste tabblad

Het overeenkomsttabblad bevat uitsluitend de gegevens die relevant zijn voor de facturatie. De contractdocumenten zelf staan in tabblad Documenten.

Nieuwe overeenkomst toevoegen

Nieuw dossier + overeenkomst

💡 Controleer eerst of er al een soortgelijk dossier bestaat.

1

1. Ga naar het hoofdscherm → klik in de betreffende tegel op + Toevoegen

2

1. Er wordt een nieuw dossier aangemaakt

3

1. Voeg een overeenkomsttabblad toe: klik op + Toevoegen bovenin het scherm, onder de bovenbalk

Overeenkomst aan bestaand dossier toevoegen

Als een cliënt meerdere overeenkomsten heeft:

1

1. Open het bestaande dossier

2

1. Klik op het + teken ter hoogte van de tabbladen (rechts van het laatste tabblad)

3

1. Er wordt een nieuw overeenkomsttabblad aangemaakt

Meenemen in facturatie

Een facturatie wordt alleen uitgevoerd als het kenmerk "Meenemen in facturatie" is ingeschakeld. Dit kenmerk schakel je in via het schuifknopje in het overeenkomsttabblad.

Cliëntgegevens beheren

De gegevens van de cliënt (aan wie er gefactureerd wordt) zijn opgeslagen in het adresboek via de tegel Relatie. Het overeenkomsttabblad toont alleen een link naar de cliënt.

⚠️ Wil je cliëntgegevens aanpassen (bijv. debiteurnummer)? Doe dit altijd via de tegel Relatie, niet vanuit het overeenkomsttabblad.

Dossiers & overeenkomsten

Ik wil het (e-mail) adres van een client aanpassen, hoe doe ik dat?

zoek op de naam van de betreffende client in het hoofdmenu, klik hierop en vervolgens opent de betreffende relatiekaart waarin de gegevens aangepast kunnen worden.

Ik wil een project / contract verwijderen / archiveren.

Vaak wordt er ergens anders in het programma verwijzen naar het project / contract wat je wilt verwijderen. Hierdoor kun je een project / contract vaak niet verwijderen. Indien er geen verwijzingen zijn: open het betreffende project / contract en klik in het menu (3 horizontale streepjes bovenin de menubalk) op verwijderen. Indien deze optie niet aanwezig is, of indien er naar dit project wordt verwezen, klik dan op "Archiveren".

Ik wil gearchiveerd project of ik wil een gearchiveerd contract openen, maar kan deze niet vinden in de tegel.

zoek in het zoekveld bovenin het hoofdscherm op projectnaam / contractnaam. het gearchiveerde project / contract zal vervolgens in grijze tekst worden getoond in de tegel.

Ik heb een contract / project gearchiveerd en wil deze weer uit het archief halen. Kan dat?

Ja, klik op het betreffende project / contract en klik vervolgens in het menu (3 horizontale streepjes) bovenin op "uit archief halen". Ook een individuele overeenkomst kan uit het archief worden gehaald door op de 3 puntjes te klikken in het tabblad van de overeenkomst.

Een dossier dient alleen voor mij of een beperkt aantal personen zichtbaar te zijn en verborgen voor alle andere gebruikers.

Voeg de personen toe dit het dossier mogen inzien in het "Algemeen" tabblad, bij "betrokken relaties". vink vervolgens het veld "vertrouwelijk" aan. Hierna is het dossier alleen voor de medewerkers genoemd bij "betrokken relaties" zichtbaar.

Ik wil in TotalLink bijhouden op welke panden een anti-speculatie beding is gesloten.

Hiervoor heb je beheerdersrechten nodig, voeg dit veld toe bij het pand/ contract, geef aan dat deze onderdeel is van lijst overeenkomst en/of pand. Vervolgens verschijnt dit veld in de rapportagetool. Vervolgens kun je hierop filteren en overzichten maken

Waarom komt een overeenkomst type niet in de rapportagetool voor?

De contractvorm zit in rapportages. Er zijn twee mogelijke reden waarom jullie ze niet zien.

Je bent aan het zoeken in het ‘Soort dossier’ veld. Dit zijn de hoofdsoorten (de tegels op het zoekscherm). Anti-kraak is echter een overeenkomst type, dit is een subverdeling van de overeenkomsttypes binnen een dossier. Anti-kraak valt bijvoorbeeld onder dossier soort: Verhuur pand. Je dient dus te zoeken in het veld ’Soort overeenkomst’.

De tweede reden is simpeler. Mogelijk wordt er gezocht op de term ‘antikraak’. Het type heet echter ‘anti-kraak’ met een –