> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/procestracker.md).
# Procestracker
## Wat is de procestracker?
De procestracker is een werklijst van een standaard werkproces. Deze werklijst houdt bij welke stappen zijn afgerond, welke nog openstaan en welke stap nu in behandeling is. Ook maakt de lijst duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. De stappen hiervan worden vooraf ingericht door de functioneel beheerder. Per stap is vastgelegd welke functie de stap uitvoert en welke voorgaande stappen eerst afgerond moeten zijn.
Het systeem regelt de voortgang automatisch:
* Zodra alle vereiste voorgaande stappen zijn afgerond, krijgt de volgende stap automatisch de status **Te starten** en wordt deze geaccentueerd weergegeven.
## Waar vind ik de procestracker?
De procestracker is beschikbaar binnen een dossier of een project.
{% stepper %}
{% step %}
#### Proces toevoegen
Klik rechts naast de tabbladen op **+ Toevoegen** en selecteer **Procestracker**.
> 
> {% endstep %}
{% step %}
#### Proces kiezen
Kies het proces dat je wilt toevoegen. De keuzelijst toont alleen processen die voor dit type dossier of project beschikbaar zijn gesteld. Na selectie opent de procestracker automatisch in een nieuw tabblad. Daarna blijft deze altijd zichtbaar als tabblad.
{% endstep %}
{% step %}
#### (Optioneel) Geef het proces een eigen naam
Je kunt het toegevoegde proces een eigen naam geven door de al ingevulde naam te overtypen. — handig om onderscheid te maken tussen meerdere lopende processen op hetzelfde dossier. Handig als hetzelfde proces in verschillende jaren opnieuw uitgevoerd wordt.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Wat zie ik bij meerdere processen op één dossier?
Heb je drie of meer processen aan een dossier of project gekoppeld? Dan worden deze gebundeld onder één tabblad **Processen**. Klik erop om alle gekoppelde processen verticaal uitgeklapt onder elkaar te zien.
## Hoe gebruik ik de procestracker?
### Weergave van de stappen
De uit te voeren stappen worden in een checklist weergegeven. De betreffende stappen kunnen op drie manieren worden weergegeven:
* **Normaal weergegeven** — stappen die gestart mogen worden omdat aan alle voorwaarden is voldaan.
* **Geaccentueerd weergegeven** — de stap (of stappen) die nu actief zijn met de status **'Actief'**
* **Grijs en read-only weergegeven** — stappen die wachten op een voorgaande stap. Je kunt voor deze stappen geen status wijzigen tot het moment dat de voorgaande stappen zijn afgerond. de vereiste vooraf af te ronden taken worden weergegeven in de kolom "Vereiste afgeronde taken".
{% hint style="info" %}
**Vrijgave blijft staan.** Zodra een stap is vrijgegeven doordat de voorgaande stappen zijn afgerond, blijft deze vrijgegeven — ook als een voorgaande stap later weer wordt teruggezet.
{% endhint %}
### Wat kun je per stap doen?
* **Toewijzen aan een medewerker** — geef aan welke personen deze stap uitvoeren.
* **Status wijzigen** — kies tussen **Actief**, **On hold** of **Afgerond**. Een eerder afgeronde stap kun je terugzetten naar Actief of je kunt de status weer leegmaken.
* **Toelichting toevoegen** — bij elke stap kun je een opmerking toevoegen.
Zodra je een stap op **Afgerond** zet, vult het systeem automatisch de kolommen **Afgerond op** (datum) en **Afgerond door** (gebruikersnaam) in. Zet je de stap terug, dan worden deze gegevens weer gewist.
Alle statuswijzigingen worden gelogd, zodat altijd terug te zien is wie wat wanneer heeft aangepast.
### Welke statussen zijn er?
| Status | Wanneer? |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Geen Status (leeg veld)** | Beginstatus. De stap is nog niet opgepakt. |
| **Actief** | Jij hebt aangegeven dat er aan deze stap gewerkt wordt. |
| **On hold** | De stap is tijdelijk gepauzeerd. Voeg een toelichting toe waarom. |
| **Afgerond** | De stap is klaar. Datum en gebruiker worden automatisch geregistreerd. |
### Wat als ik een al afgeronde stap toch nog wil aanpassen?
Je kunt een afgeronde stap altijd terugzetten naar **Actief**, of de status helemaal leegmaken. Het systeem wist dan automatisch de geregistreerde **Afgerond op** en **Afgerond door**. Vervolgens kun je een nieuwe toelichting toevoegen en de stap opnieuw afronden.
{% hint style="warning" %}
**Let op: bij stappen die al opvolgers hebben vrijgegeven.** Al vrijgegeven opvolgende stappen blijven vrijgegeven — die keren dus niet terug naar grijs/read-only. Wanneer je de teruggezette stap daarna opnieuw afrondt, worden alle opvolgende stappen onvoorwaardelijk op **Te starten** gezet.
{% endhint %}
## Welke kolommen zie ik in de procestracker?
| Kolom | Wat staat erin? |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| # | Volgnummer van de processtap. |
| Taak | Naam of omschrijving van de stap. |
| Vereiste voorgaande taken | De stappen die eerst afgerond moeten zijn. |
| Status | Huidige status (Leeg / Te starten / Actief / On hold / Afgerond). |
| Verantwoordelijke functie | De functie die deze stap standaard uitvoert. |
| Toegewezen medewerker | De specifieke medewerker die de stap oppakt. |
| Opmerkingen | Toelichting bij statuswijzigingen. |
| Afgerond op | Wordt automatisch gevuld bij Afgerond. |
| Afgerond door | Wordt automatisch gevuld bij Afgerond. |
## Rapportages
In de rapportagetool zijn twee overzichten beschikbaar:
* **Procestracker:** Hier zijn alle processen en stappen te vinden
* **Mijn taken:** Overzicht van alle taken voor de persoon die ingelogd met uitzondering van de afgeronde taken.
{% hint style="info" %}
Je moet vanuit de functioneel beheerder rechten krijgen om het één of allebei de tabbladen te zien. Dit gebeurt niet automatisch.
{% endhint %}
Je kunt filteren op alle kolommen uit de procestracker — onder andere op **Status** (bijvoorbeeld alleen taken op *Lege status, Actief* of *On hold*), **Verantwoordelijke**, **Proces** en **Tegel**.
Je kunt direct doorklikken naar het proces via de hyperlink om in het scherm te komen van het specifieke proces (bijvoorbeeld een medewerker toe te wijzen aan een stap.)
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/procestracker.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.