Procestracker

Wat is de procestracker?

De procestracker is een werklijst van een standaard werkproces. Deze werklijst houdt bij welke stappen zijn afgerond, welke nog openstaan en welke stap nu in behandeling is. Ook maakt de lijst duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. De stappen hiervan worden vooraf ingericht door de functioneel beheerder. Per stap is vastgelegd welke functie de stap uitvoert en welke voorgaande stappen eerst afgerond moeten zijn.

Het systeem regelt de voortgang automatisch:

• Zodra alle vereiste voorgaande stappen zijn afgerond, krijgt de volgende stap automatisch de status Te starten en wordt deze geaccentueerd weergegeven.

Waar vind ik de procestracker?

De procestracker is beschikbaar binnen een dossier of een project.

1

Proces toevoegen

Klik rechts naast de tabbladen op + Toevoegen en selecteer Procestracker.

2

Proces kiezen

Kies het proces dat je wilt toevoegen. De keuzelijst toont alleen processen die voor dit type dossier of project beschikbaar zijn gesteld. Na selectie opent de procestracker automatisch in een nieuw tabblad. Daarna blijft deze altijd zichtbaar als tabblad.

3

(Optioneel) Geef het proces een eigen naam

Je kunt het toegevoegde proces een eigen naam geven door de al ingevulde naam te overtypen. — handig om onderscheid te maken tussen meerdere lopende processen op hetzelfde dossier. Handig als hetzelfde proces in verschillende jaren opnieuw uitgevoerd wordt.

Wat zie ik bij meerdere processen op één dossier?

Heb je drie of meer processen aan een dossier of project gekoppeld? Dan worden deze gebundeld onder één tabblad Processen. Klik erop om alle gekoppelde processen verticaal uitgeklapt onder elkaar te zien.

Hoe gebruik ik de procestracker?

Weergave van de stappen

De uit te voeren stappen worden in een checklist weergegeven. De betreffende stappen kunnen op drie manieren worden weergegeven:

• Normaal weergegeven — stappen die gestart mogen worden omdat aan alle voorwaarden is voldaan.

• Geaccentueerd weergegeven — de stap (of stappen) die nu actief zijn met de status 'Actief'

• Grijs en read-only weergegeven — stappen die wachten op een voorgaande stap. Je kunt voor deze stappen geen status wijzigen tot het moment dat de voorgaande stappen zijn afgerond. de vereiste vooraf af te ronden taken worden weergegeven in de kolom "Vereiste afgeronde taken".

Vrijgave blijft staan. Zodra een stap is vrijgegeven doordat de voorgaande stappen zijn afgerond, blijft deze vrijgegeven — ook als een voorgaande stap later weer wordt teruggezet.

Wat kun je per stap doen?

• Toewijzen aan een medewerker — geef aan welke personen deze stap uitvoeren.

• Status wijzigen — kies tussen Actief, On hold of Afgerond. Een eerder afgeronde stap kun je terugzetten naar Actief of je kunt de status weer leegmaken.

• Toelichting toevoegen — bij elke stap kun je een opmerking toevoegen.

Zodra je een stap op Afgerond zet, vult het systeem automatisch de kolommen Afgerond op (datum) en Afgerond door (gebruikersnaam) in. Zet je de stap terug, dan worden deze gegevens weer gewist.

Alle statuswijzigingen worden gelogd, zodat altijd terug te zien is wie wat wanneer heeft aangepast.

Welke statussen zijn er?

Status	Wanneer?
Geen Status (leeg veld)	Beginstatus. De stap is nog niet opgepakt.
Actief	Jij hebt aangegeven dat er aan deze stap gewerkt wordt.
On hold	De stap is tijdelijk gepauzeerd. Voeg een toelichting toe waarom.
Afgerond	De stap is klaar. Datum en gebruiker worden automatisch geregistreerd.

Wat als ik een al afgeronde stap toch nog wil aanpassen?

Je kunt een afgeronde stap altijd terugzetten naar Actief, of de status helemaal leegmaken. Het systeem wist dan automatisch de geregistreerde Afgerond op en Afgerond door. Vervolgens kun je een nieuwe toelichting toevoegen en de stap opnieuw afronden.

Let op: bij stappen die al opvolgers hebben vrijgegeven. Al vrijgegeven opvolgende stappen blijven vrijgegeven — die keren dus niet terug naar grijs/read-only. Wanneer je de teruggezette stap daarna opnieuw afrondt, worden alle opvolgende stappen onvoorwaardelijk op Te starten gezet.

Welke kolommen zie ik in de procestracker?

Kolom	Wat staat erin?
#	Volgnummer van de processtap.
Taak	Naam of omschrijving van de stap.
Vereiste voorgaande taken	De stappen die eerst afgerond moeten zijn.
Status	Huidige status (Leeg / Te starten / Actief / On hold / Afgerond).
Verantwoordelijke functie	De functie die deze stap standaard uitvoert.
Toegewezen medewerker	De specifieke medewerker die de stap oppakt.
Opmerkingen	Toelichting bij statuswijzigingen.
Afgerond op	Wordt automatisch gevuld bij Afgerond.
Afgerond door	Wordt automatisch gevuld bij Afgerond.

Rapportages

In de rapportagetool zijn twee overzichten beschikbaar:

• Procestracker: Hier zijn alle processen en stappen te vinden

• Mijn taken: Overzicht van alle taken voor de persoon die ingelogd met uitzondering van de afgeronde taken.

Je moet vanuit de functioneel beheerder rechten krijgen om het één of allebei de tabbladen te zien. Dit gebeurt niet automatisch.

Je kunt filteren op alle kolommen uit de procestracker — onder andere op Status (bijvoorbeeld alleen taken op Lege status, Actief of On hold), Verantwoordelijke, Proces en Tegel.

Je kunt direct doorklikken naar het proces via de hyperlink om in het scherm te komen van het specifieke proces (bijvoorbeeld een medewerker toe te wijzen aan een stap.)