Rapportage toolbox

De Rapportage Toolbox biedt een flexibele manier om overzichten en lijsten te genereren vanuit alle Contractbeheer-gegevens, exporteerbaar naar Excel.

Toolbox openen

Klik vanuit het hoofdmenu in de grijze zijbalk op het Rapportage Toolbox-icoon (vergrootglas).

Standaard beschikbare rapportages (Contractbeheer)

Rapportage	Doel
Overeenkomst facturatieregels	Facturatiecondities (bedrag, frequentie, indexatie, grootboek) controleren en bewaken
Overeenkomsten	Volledige lijst met partijen, looptijden, contractwaarden en auditinfo
Kavels	Inzicht in kavels binnen dossiers (nummer, ligging, kenmerken)
Dossiers	Centrale toegang tot dossiers, jaarbedragen, looptijden
Controle facturatie-instellingen	Preventieve controle: ontbrekende velden, inconsistenties, te corrigeren records
Te factureren / Gefactureerd	Cashflow-overzicht van openstaande en reeds gefactureerde posten
Facturatie batches	Batchverwerking: datum, verantwoordelijke, totaalbedrag, uitzonderingen
Overzicht facturatie	Samenvattend beeld per periode voor volumesturing en trendanalyse
Termijnkalender	Overzicht van geplande termijnen, deadlines en herinneringen
Te vernietigen overeenkomsten	Overeenkomsten met (bijna) verstreken bewaartermijn
Vernietigingslogboek	Audittrail van vernietigde overeenkomsten
Lege dossiers	Dossiers zonder documenten of overeenkomsten

Rapportage samenstellen

1

Stap 1 — Onderwerp kiezen

Kies een tabblad om de rapportage op te baseren. Indien de beschikbare onderwerpen niet volstaan, kan een TotalLink consultant aanvullende onderwerpen toevoegen.

2

Stap 2 — Velden selecteren

• Klik het kruisje achter een kolom om deze te verwijderen

• Klik op een veld bij Te selecteren kolommen om de volgorde te wijzigen (gebruik < en > pijltjes)

• Klik op + om extra velden toe te voegen

3

Stap 3 — Filter instellen

Klik bij Filter instellen op + om filterregels toe te voegen. Combineer condities via EN en OF.

Voorbeeld:Ga in het tabblad Gefactureerd naar de filters. Voor de jaarlijkse facturen in januari vul je het volgende in:

• Factuurdatum groter dan 31-12-2025

• Factuurdatum kleiner dan 01-02-2026

• Omschrijving periode is gelijk aan 2026

Klik daarna op het Excel symbool om het overzicht te downloaden.

💡 Denk goed na over de definitie van je overzicht. Wil je echt álle overeenkomsten, of alleen de actieve? Voeg een filter toe als dat relevant is.

4

Stap 4 — Totaliseren

Selecteer bij Totaliseren één of meer kolommen. TotalLink totaliseert alle getallen per geselecteerde kolom, inclusief een grand total onderaan de lijst.

⚠️ TotalLink totaliseert alle numerieke velden. Sommige velden zijn onzinnig om te totaliseren (bijv. kostensoort-codes). Kies zorgvuldig welke kolommen je totaliseert.

5

Stap 5 — Exporteren naar Excel

Klik op het Excel-icoon. Als er een totalisering is ingesteld, wordt die meegenomen in de export. De Excel heeft extra functionaliteit: de lijst kan worden ingeklapt en uitgevouwen naar detailniveau.

Bevraging opslaan als knop

1

Klik op het + icoon bij Opslaan als favoriet

2

Geef de knop een herkenbare naam

3

De bevraging is nu herbruikbaar via één klik

Via de drie puntjes op een knop: naam wijzigen, filter overschrijven, aan printmenu toevoegen of verwijderen.

Rapport in het printmenu plaatsen

1

Klik op drie puntjes → Maak rapport

2

De bevraging verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop

3

Rechten worden automatisch overgenomen van de knop

Rapport met variabele invoer (parameter query)

Maak een filter waarbij je één of meer velden leeg laat. Sla op als knop en voeg toe aan het printmenu. Bij uitvoeren vraagt TotalLink de ontbrekende waarden aan de gebruiker.

Voorbeeld: filter op Einde overeenkomst zonder datum ingevuld → bij uitvoeren vraagt TotalLink de gewenste datum.

Sjablonen vanuit de Rapportage Toolbox

Als er een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt dit te draaien via het Word- of PDF-icoon in de exportbalk. Elke tabelregel levert één document. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de downloadmanager.