> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/rapportage-toolbox.md).

# Rapportage toolbox

De Rapportage Toolbox biedt een flexibele manier om overzichten en lijsten te genereren vanuit alle Contractbeheer-gegevens, exporteerbaar naar Excel.

## Toolbox openen

Klik vanuit het hoofdmenu in de grijze zijbalk op het **Rapportage Toolbox-icoon** (vergrootglas).

## Standaard beschikbare rapportages (Contractbeheer)

| Rapportage                           | Doel                                                                                  |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Overeenkomst facturatieregels**    | Facturatiecondities (bedrag, frequentie, indexatie, grootboek) controleren en bewaken |
| **Overeenkomsten**                   | Volledige lijst met partijen, looptijden, contractwaarden en auditinfo                |
| **Kavels**                           | Inzicht in kavels binnen dossiers (nummer, ligging, kenmerken)                        |
| **Dossiers**                         | Centrale toegang tot dossiers, jaarbedragen, looptijden                               |
| **Controle facturatie-instellingen** | Preventieve controle: ontbrekende velden, inconsistenties, te corrigeren records      |
| **Te factureren / Gefactureerd**     | Cashflow-overzicht van openstaande en reeds gefactureerde posten                      |
| **Facturatie batches**               | Batchverwerking: datum, verantwoordelijke, totaalbedrag, uitzonderingen               |
| **Overzicht facturatie**             | Samenvattend beeld per periode voor volumesturing en trendanalyse                     |
| **Termijnkalender**                  | Overzicht van geplande termijnen, deadlines en herinneringen                          |
| **Te vernietigen overeenkomsten**    | Overeenkomsten met (bijna) verstreken bewaartermijn                                   |
| **Vernietigingslogboek**             | Audittrail van vernietigde overeenkomsten                                             |
| **Lege dossiers**                    | Dossiers zonder documenten of overeenkomsten                                          |

## Rapportage samenstellen

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Onderwerp kiezen

Kies een tabblad om de rapportage op te baseren. Indien de beschikbare onderwerpen niet volstaan, kan een TotalLink consultant aanvullende onderwerpen toevoegen.
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Velden selecteren

* Klik het kruisje achter een kolom om deze te verwijderen
* Klik op een veld bij *Te selecteren kolommen* om de volgorde te wijzigen (gebruik < en > pijltjes)
* Klik op **+** om extra velden toe te voegen
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Filter instellen

Klik bij *Filter instellen* op **+** om filterregels toe te voegen. Combineer condities via **EN** en **OF**.

**Voorbeeld:**&#x47;a in het tabblad Gefactureerd naar de filters. Voor de jaarlijkse facturen in januari vul je het volgende in:

* Factuurdatum groter dan 31-12-2025
* Factuurdatum kleiner dan 01-02-2026
* Omschrijving periode is gelijk aan 2026

![](/files/uZTilq0lSv1F1VJroBqw)&#x20;

Klik daarna op het Excel symbool om het overzicht te downloaden.

![](/files/PDdF4USQf3xLClS1HVHR)&#x20;

{% hint style="info" %}
💡 Denk goed na over de definitie van je overzicht. Wil je echt álle overeenkomsten, of alleen de actieve? Voeg een filter toe als dat relevant is.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Totaliseren

Selecteer bij *Totaliseren* één of meer kolommen. TotalLink totaliseert alle getallen per geselecteerde kolom, inclusief een *grand total* onderaan de lijst.

{% hint style="warning" %}
⚠️ TotalLink totaliseert alle numerieke velden. Sommige velden zijn onzinnig om te totaliseren (bijv. kostensoort-codes). Kies zorgvuldig welke kolommen je totaliseert.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 5 — Exporteren naar Excel

Klik op het **Excel-icoon**. Als er een totalisering is ingesteld, wordt die meegenomen in de export. De Excel heeft extra functionaliteit: de lijst kan worden ingeklapt en uitgevouwen naar detailniveau.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Bevraging opslaan als knop

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **+ icoon** bij *Opslaan als favoriet*
{% endstep %}

{% step %}
Geef de knop een herkenbare naam
{% endstep %}

{% step %}
De bevraging is nu herbruikbaar via één klik

Via de **drie puntjes** op een knop: naam wijzigen, filter overschrijven, aan printmenu toevoegen of verwijderen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Rapport in het printmenu plaatsen

{% stepper %}
{% step %}
Klik op drie puntjes → **Maak rapport**
{% endstep %}

{% step %}
De bevraging verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
{% endstep %}

{% step %}
Rechten worden automatisch overgenomen van de knop
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Rapport met variabele invoer (parameter query)

Maak een filter waarbij je één of meer velden leeg laat. Sla op als knop en voeg toe aan het printmenu. Bij uitvoeren vraagt TotalLink de ontbrekende waarden aan de gebruiker.

**Voorbeeld:** filter op *Einde overeenkomst* zonder datum ingevuld → bij uitvoeren vraagt TotalLink de gewenste datum.

## Sjablonen vanuit de Rapportage Toolbox

Als er een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt dit te draaien via het **Word- of PDF-icoon** in de exportbalk. Elke tabelregel levert één document. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de downloadmanager.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/rapportage-toolbox.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.