Sjablonen

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via MergeFields. Hiermee worden contractgegevens automatisch ingevuld in een Word-document — bijv. voor een brief huurverhoging, overeenkomst of notificatie.

Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Als een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp:

1

Open de Rapportage Toolbox.

2

Navigeer naar het gewenste tabblad.

3

Klik op het Word- of PDF-icoon in de Exporteren naar-balk.

4

Kies het gewenste sjabloon.

5

Elke rij in de tabel levert één ingevuld document. Een ingesteld filter wordt meegenomen. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de downloadmanager.

De geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden niet overgenomen in het sjabloon.

Sjabloon openen vanuit de documententabel

Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.

1

Open het dossier → tabblad Documenten.

2

Klik op + Toevoegen → er opent een dialoog.

3

Kies het sjabloon via de keuzelijst Blanco document.

• Heb je meerdere actieve overeenkomsten op het dossier? Dan is er per overeenkomst een apart sjabloon zichtbaar.

4

Klik op Open een nieuw Word document vanuit de applicatie.

5

Word opent met het ingevulde sjabloon.

6

7

Pas het document aan → sla op via de save-knop in Word → het bestand wordt direct opgeslagen in TotalLink.

8

Het sjabloon is daarna downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Versies worden bijgehouden via de versiehistorie.

Sjabloon omzetten naar rapport in het printmenu

1

Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox.

2

Klik op drie puntjes van de knop → Maak rapport.

3

De sjabloonoptie verschijnt in het printmenu.

Sjabloonhistorie raadplegen

Historische versies van sjablonen zijn te raadplegen via het tabblad Sjabloon → kolom Sjabloon historie, zolang ze niet zijn verwijderd.

Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de testomgeving — daar kan het sjabloon mogelijk nog beschikbaar zijn.

Beheer van sjablonen

Het beheren en aanmaken van sjablonen (MergeFields instellen, bronvelden koppelen, tabellen configureren) is een taak voor de functioneel beheerder. Zie de Functioneel Beheer handleiding → Sjablonen beheren voor de volledige instructie.