> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/termijnkalender.md).

# Termijnkalender

## Wat is de termijnkalender?

Met de **termijnkalender** stel je in wanneer bepaalde termijnen verlopen en wanneer hiervoor een waarschuwing moet worden gegeven. De termijnen worden ingevoerd via een dossier, in het tabblad **Termijnkalender**.

## Termijn toevoegen

1. Open het dossier → tabblad **Termijnkalender**
2. Vul een omschrijving, de vervaldatum en de waarschuwingsdatum in
3. Voeg een **te waarschuwen persoon** toe

{% hint style="info" %}
Geef altijd een te waarschuwen persoon op. Zonder persoon ontvang je zelf de waarschuwing. Met persoon ontvangen alle genoemden een melding.

Wil je dat betrokkenen ook een **e-mail** ontvangen? Zet het schuifje bij **Mail** aan.
{% endhint %}

## Waarschuwingen

Zodra een waarschuwingsdatum is verstreken, verschijnt een melding bovenin de menubalk.

### Meldingen beheren

* Klik op de melding → overzicht van alle openstaande meldingen
* Klik op een individuele melding → het bijbehorende dossier opent
* Klik op het **kruisje** naast een melding → melding verwijderen

## Aantekeningen koppelen aan termijnkalender

Aantekeningen in het dossier kunnen automatisch doorstromen naar de termijnkalender. Vul hiervoor bij de aantekening:

1. Een datum bij **Waarschuwen**
2. Een gebruikersnaam bij **Te waarschuwen personen**

De aantekening verschijnt dan ook in het tabblad Termijnkalender.

## Regelgrensbewaking (automatische herhalende berichten)

Als beheerder kun je **herhalende berichten** instellen die automatisch worden aangemaakt in de termijnkalender. Handig voor overeenkomsten die binnenkort aflopen — je stelt één keer in en het systeem waarschuwt automatisch.

**Voorbeeld:** 3 maanden vóór het einde van elke overeenkomst een waarschuwing genereren, zonder dit per dossier handmatig in te stellen.

### Regelgrensbewaking instellen

{% stepper %}
{% step %}

### Ga naar de beheertegel

Ga naar **⚙️ Beheertegels** → tegel **Regelgrensbewaking**
{% endstep %}

{% step %}

### Nieuwe bewaking toevoegen

Klik op **➕** om een nieuwe bewaking toe te voegen
{% endstep %}

{% step %}

### Omschrijving

Geef een duidelijke **omschrijving** (bijv. *Einde overeenkomst bewaken*)
{% endstep %}

{% step %}

### Kies te bewaken entiteit

Selecteer de **te bewaken entiteit** (bijv. *Overeenkomst*)
{% endstep %}

{% step %}

### Stel in

Stel in:

* **Waarschuwingspersonen** — individuele medewerkers, generieke mailboxen of groepsmailboxen
* **E-mailnotificatie** (optioneel)
* **Bericht** — de tekst die in de waarschuwing verschijnt
* **Tijdstip van waarschuwing** — aantal dagen, weken, maanden of een jaar vóór de einddatum
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Wil je een generieke mailbox als waarschuwingspersoon? Voeg de mailbox eerst als medewerker toe in TotalLink en ken de juiste leesrechten toe.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Meldingen aangemaakt via regelgrensbewaking zijn **niet aanpasbaar** door eindgebruikers in de termijnkalender. Dit is bewust — de bewaking is centraal ingesteld.
{% endhint %}

## Termijnkalender in de Rapportage Toolbox

Een volledig overzicht van alle termijnen is op te vragen via de Rapportage Toolbox → tabblad **Termijnkalender**. Bevat:

* Dossier- en statusinformatie
* Herinneringen en vervaldatums
* Koppeling naar acties en verantwoordelijken

<details>

<summary>Ik wil een persoon toevoegen aan de termijnkalender, maar ik kan deze persoon niet selecteren.</summary>

Alleen gebruikers van TotalLink zijn te selecteren bij de ‘Te waarschuwen personen’. Anders zouden mensen mails krijgen van iets, wat ze niet in kunnen zien. Er is geen koppeling met de adressenlijst van outlook.

</details>

<details>

<summary>We willen diverse willekeurige termijnen bewaken, Hoe kunnen we dit het beste doen?</summary>

Ieder dossier van een contract heeft een tabblad termijnkalender. Dit geldt ook voor ieder project. in dit tabblad kun je aangeven welke termijnen bewaakt moeten worden, wie gewaarschuwd moet worden, of deze personen een e-mail moeten ontvangen etc.

</details>

<details>

<summary>Als we de koopovereenkomst hebben verstuurd, willen we deze binnen 2 weken getekend retour ontvangen. Dus attendering rond 1,5 week om te checken of de getekende OVK binnen is; Als de overeenkomst is ondertekend moet de betaling binnen 3 maanden plaats vinden. Attendering rond de 2,5 maand om te checken wat de status is. Daarna bij drie maanden nog een keer. Attendering bij verloopdatum van de overeenkomst. De attendering dan graag drie maanden voor de afloop van de overeenkomst, zodat er tijdig contact kan worden opgenomen met de wederpartij. Attendering bij betaaltermijnen. Graag een week van tevoren wanneer de betalingstermijn gaat lopen.</summary>

Al deze zaken kunnen door ons worden ingesteld. informeer bij <service@totallink.nl>

</details>


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/overzicht-funtionaliteiten-contractbeheer/termijnkalender.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.