FAQ termijnwaarschuwing email
De situatie
Een gebruiker zet een termijnwaarschuwing op Gereed = Ja, maar een paar dagen later gaat er tóch nog een e-mail uit voor diezelfde regel. De verwachting is: als ik een termijn afmeld, krijg ik geen mail meer. Op deze pagina lees je wanneer een e-mail precies wordt verstuurd, waarom dit zo werkt, en wat je instelt om geen mail meer te ontvangen.
Stopt de e-mail automatisch als ik een termijnwaarschuwing op Gereed = Ja zet?
Nee. Een termijnregel op Gereed = Ja zetten archiveert de regel, maar zet het vinkje E-mail niet automatisch uit. Staat E-mail nog op Ja, dan wordt op de ingestelde waarschuwingsdatum alsnog een e-mail verstuurd — ook als de regel inmiddels gereed (gearchiveerd) is.
Gereed zetten en de e-mail uitzetten zijn twee aparte handelingen. De regel gaat met een actief e-mailvinkje het archief in, en de waarschuwing wordt op de geplande datum gewoon nog uitgevoerd.
Wanneer wordt de e-mail precies verstuurd?
Op de ingestelde waarschuwingsdatum. TotalLink verwerkt dit 's nachts (rond 04:00 uur): er wordt dan voor alle termijnregels waarbij E-mail = Ja en de waarschuwingsdatum is bereikt, een e-mail gegenereerd.
Staat de waarschuwingsdatum op vandaag (of eerder) bij die nachtelijke verwerking, dan gaat de e-mail eruit.
Staat de datum nog in de toekomst, dan gebeurt er niets; pas in de nacht ná die datum wordt de e-mail bepaald.
Nadat de e-mail is verstuurd, zet TotalLink het vinkje E-mail automatisch op Nee. Je krijgt dus niet steeds opnieuw een mail voor dezelfde regel.
Hoe voorkom ik dat er nog een mail uitgaat?
Zet het vinkje E-mail op Nee vóórdat je de regel op Gereed zet. Dit is de best practice bij het afmelden van een termijn.
Controleer dus altijd even het e-mailvinkje vóór het gereed zetten. Dat is de zekerste manier om geen mail meer te ontvangen van een afgemelde regel.
Waarom werkt het zo — kan dit niet anders?
Dit is een bewuste keuze in TotalLink. In sommige situaties is een e-mail juist nog gewenst nadat een termijn is afgemeld — bijvoorbeeld wanneer een termijn administratief is afgerond, maar er nog een controle of vervolgactie nodig is.
Daarom wordt het e-mailvinkje niet automatisch uitgezet bij Gereed = Ja, maar laat TotalLink die keuze bij jou.
Krijg ik een mail op de oorspronkelijke datum als ik de waarschuwingsdatum naar de toekomst verzet?
Nee, mits je de datum aanpast vóórdat de nachtelijke verwerking heeft plaatsgevonden. De achtergrondprocedure kijkt namelijk naar twee dingen: of E-mail = Ja staat, en wat de laatst ingestelde waarschuwingsdatum is.
Verzet je de datum (bijvoorbeeld van 03-06 naar 10-06) vóór de verwerking, dan wordt de wijziging opgeslagen en telt alleen de nieuwe datum. De oude datum wordt niet meer meegenomen.
De e-mail wordt dan pas bepaald in de nacht ná de nieuwe waarschuwingsdatum.
Voorbeeld van de timing
Staat de waarschuwingsdatum op 03-06-2026, dan worden de e-mails in de nacht ervoor (rond 04:00) gegenereerd voor alle regels met E-mail = Ja. Zet je de datum op 03-06 zelf nog vóór die verwerking naar 10-06-2026, dan vervalt de datum van 03-06 en bepaalt de procedure pas rond 10-06 of er een e-mail moet uitgaan.
Kort samengevat
Gereed = Ja archiveert de regel, maar zet E-mail niet automatisch uit.
Staat E-mail op Ja, dan gaat de waarschuwing op de geplande datum alsnog uit (nachtelijke verwerking rond 04:00).
Wil je geen mail meer? Zet E-mail op Nee vóór je op Gereed zet.
Na verzending zet TotalLink E-mail automatisch op Nee.
Verzet je de datum naar de toekomst vóór de verwerking, dan telt alleen de nieuwe datum.
Was this helpful?