> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/sjablonen.md).

# Sjablonen

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via MergeFields. Hiermee worden contractgegevens automatisch ingevuld in een Word-document — bijv. voor een brief huurverhoging, overeenkomst of notificatie.

## Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Als een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp:

{% stepper %}
{% step %}
Open de **Rapportage Toolbox**.
{% endstep %}

{% step %}
Navigeer naar het gewenste tabblad.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het **Word- of PDF-icoon** in de *Exporteren naar*-balk.
{% endstep %}

{% step %}
Kies het gewenste sjabloon.
{% endstep %}

{% step %}
Elke rij in de tabel levert één ingevuld document. Een ingesteld filter wordt meegenomen. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de **downloadmanager**.

{% hint style="info" %}
De geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden *niet* overgenomen in het sjabloon.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Sjabloon openen vanuit de documententabel

*Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.*

{% stepper %}
{% step %}
Open het dossier → tabblad **Documenten**.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op **+ Toevoegen** → er opent een dialoog.
{% endstep %}

{% step %}
Kies het sjabloon via de keuzelijst **Blanco document**.

* Heb je meerdere actieve overeenkomsten op het dossier? Dan is er per overeenkomst een apart sjabloon zichtbaar.
  {% endstep %}

{% step %}
Klik op *Open een nieuw Word document vanuit de applicatie*.
{% endstep %}

{% step %}
Word opent met het ingevulde sjabloon.
{% endstep %}

{% step %}

{% endstep %}

{% step %}
Pas het document aan → sla op via de save-knop in Word → het bestand wordt direct opgeslagen in TotalLink.
{% endstep %}

{% step %}
Het sjabloon is daarna downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Versies worden bijgehouden via de versiehistorie.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Sjabloon omzetten naar rapport in het printmenu

{% stepper %}
{% step %}
Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op drie puntjes van de knop → **Maak rapport**.
{% endstep %}

{% step %}
De sjabloonoptie verschijnt in het printmenu.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Ingevuld sjabloon genereren

Een ingevulde brief is een overeenkomst-specifieke rapportage. Deze is alleen downloadbaar vanuit het **overeenkomsttabblad**:

1. Open het dossier → klik op het overeenkomsttabblad
2. Klik op het **printer-icoon**
3. Kies *Brief huurverhoging* (of vergelijkbaar sjabloon)
4. De brief wordt aangemaakt en aangeboden via de **downloadmanager**

{% hint style="info" %}
Wil je huurverhogingsbrieven voor meerdere overeenkomsten tegelijk genereren? Gebruik de **Rapportage Toolbox** → selecteer het juiste onderwerp → gebruik het Word/PDF-sjablonicoon in de exportbalk. De brieven worden als ZIP aangeboden.
{% endhint %}

## Sjabloonhistorie raadplegen

Historische versies van sjablonen zijn te raadplegen via het tabblad **Sjabloon** → kolom **Sjabloon historie**, zolang ze niet zijn verwijderd.

{% hint style="info" %}
Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de testomgeving — daar kan het sjabloon mogelijk nog beschikbaar zijn.
{% endhint %}

## Beheer van sjablonen

Het beheren en aanmaken van sjablonen (MergeFields instellen, bronvelden koppelen, tabellen configureren) is een taak voor de functioneel beheerder. Zie de [Functioneel Beheer handleiding → Sjablonen beheren](file:///functioneel-beheer/functionaliteiten/sjablonen.md) voor de volledige instructie.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/functionaliteiten/sjablonen.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.