Sjablonen wijziging na uitdraaien

Wordt een uitgedraaid document automatisch bijgewerkt als ik gegevens in TotalLink wijzig?

Nee. Een document dat je hebt uitgedraaid en opgeslagen in TotalLink is een momentopname van de gegevens op het moment van uitdraaien. Wijzig je daarna iets in TotalLink — bijvoorbeeld een tikfout in een adres — dan verandert het opgeslagen Word-bestand niet mee.

De correctie wordt wél automatisch meegenomen in elk document dat je ná de wijziging uitdraait, voor alle contracten waarin deze relatie betrokken is.

Je eigen toevoegingen kunnen nooit verloren gaan. Omdat TotalLink een opgeslagen document niet opnieuw vult, blijven maatwerkartikelen en handmatige aanpassingen die je zelf hebt toegevoegd altijd staan. Er wordt niets overschreven.

Ik heb een tikfout in TotalLink gecorrigeerd — wat doe ik met het contract dat al is opgeslagen?

Pas het opgeslagen Word-document eenmalig handmatig aan. Dat is een losse actie naast de correctie in TotalLink.

1

Corrigeer het gegeven in TotalLink

Corrigeer het gegeven in TotalLink, zodat toekomstige uitdraaien meteen kloppen.

2

Open het opgeslagen document

Open het al opgeslagen document vanuit het tabblad Documenten in het dossier.

3

Pas het document aan en sla op

Pas de tekst aan in Word en sla het document op.

Je hoeft het contract dus niet opnieuw uit te draaien. Dat zou juist betekenen dat je de maatwerkartikelen opnieuw moet toevoegen.

Wat is de handigste volgorde van werken?

Vul en controleer eerst alles in TotalLink, en maak pas daarna het document aan. Zo hoef je achteraf niets handmatig te repareren.

1

Vul alle gegevens in TotalLink

Leg de relatie, adresgegevens, bedragen en datums vast in het dossier. Alles wat in het contract terecht moet komen, staat op dit moment in TotalLink.

2

Controleer de ingevulde gegevens

Loop de gegevens nog één keer na — vooral namen, adressen en bedragen. Een controle kost hier een minuut; dezelfde fout herstellen in een al opgeslagen contract kost meer werk.

3

Draai het sjabloon uit

Gebruik de printknop in het dossier. Je krijgt een Word-document waarin alle gegevens uit TotalLink zijn ingevuld.

4

Voeg je maatwerkartikelen toe en sla op

Vul het document aan met artikelen of teksten die niet uit een sjabloon komen, en sla het op in TotalLink. Het contract is nu definitief.

Werk je nu andersom? Veel mensen zijn gewend om eerst het document te maken en gaandeweg gegevens aan te vullen. In TotalLink loont de omgekeerde volgorde: eerst vullen en controleren, dan uitdraaien. Dit is vooral een gewenningspunt — na een paar contracten voelt het vanzelfsprekend.

Waarom werkt TotalLink zo?

Een uitgedraaid document staat bewust los van de gegevens in TotalLink. Zou het document zichzelf bijwerken, dan zou TotalLink het bestand telkens opnieuw moeten vullen — en daarmee alle maatwerkartikelen en handmatige wijzigingen overschrijven. Het contract dat je opslaat, is precies het contract dat je hebt vastgesteld.