Termijnkalender

Wat is de termijnkalender?

Met de termijnkalender stel je in wanneer bepaalde termijnen verlopen en wanneer hiervoor een waarschuwing moet worden gegeven. De termijnen worden ingevoerd via een dossier, in het tabblad Termijnkalender.

Termijn toevoegen

1. Open het dossier → tabblad Termijnkalender
2. Vul een omschrijving, de vervaldatum en de waarschuwingsdatum in
3. Voeg een te waarschuwen persoon toe

Geef altijd een te waarschuwen persoon op. Zonder persoon ontvang je zelf de waarschuwing. Met persoon ontvangen alle genoemden een melding.

Wil je dat betrokkenen ook een e-mail ontvangen? Zet het schuifje bij Mail aan.

Waarschuwingen

Zodra een waarschuwingsdatum is verstreken, verschijnt een melding bovenin de menubalk.

Meldingen beheren

• Klik op de melding → overzicht van alle openstaande meldingen
• Klik op een individuele melding → het bijbehorende dossier opent
• Klik op het kruisje naast een melding → melding verwijderen

Aantekeningen koppelen aan termijnkalender

Aantekeningen in het dossier kunnen automatisch doorstromen naar de termijnkalender. Vul hiervoor bij de aantekening:

1. Een datum bij Waarschuwen
2. Een gebruikersnaam bij Te waarschuwen personen

De aantekening verschijnt dan ook in het tabblad Termijnkalender.

Regelgrensbewaking (automatische herhalende berichten)

Als beheerder kun je herhalende berichten instellen die automatisch worden aangemaakt in de termijnkalender. Handig voor overeenkomsten die binnenkort aflopen — je stelt één keer in en het systeem waarschuwt automatisch.

Voorbeeld: 3 maanden vóór het einde van elke overeenkomst een waarschuwing genereren, zonder dit per dossier handmatig in te stellen.

Regelgrensbewaking instellen

1

Ga naar de beheertegel

Ga naar ⚙️ Beheertegels → tegel Regelgrensbewaking

2

Nieuwe bewaking toevoegen

Klik op ➕ om een nieuwe bewaking toe te voegen

3

Omschrijving

Geef een duidelijke omschrijving (bijv. Einde overeenkomst bewaken)

4

Kies te bewaken entiteit

Selecteer de te bewaken entiteit (bijv. Overeenkomst)

5

Stel in

Stel in:

• Waarschuwingspersonen — individuele medewerkers, generieke mailboxen of groepsmailboxen
• E-mailnotificatie (optioneel)
• Bericht — de tekst die in de waarschuwing verschijnt
• Tijdstip van waarschuwing — aantal dagen, weken, maanden of een jaar vóór de einddatum

Wil je een generieke mailbox als waarschuwingspersoon? Voeg de mailbox eerst als medewerker toe in TotalLink en ken de juiste leesrechten toe.

Meldingen aangemaakt via regelgrensbewaking zijn niet aanpasbaar door eindgebruikers in de termijnkalender. Dit is bewust — de bewaking is centraal ingesteld.

Termijnkalender in de Rapportage Toolbox

Een volledig overzicht van alle termijnen is op te vragen via de Rapportage Toolbox → tabblad Termijnkalender. Bevat:

• Dossier- en statusinformatie
• Herinneringen en vervaldatums
• Koppeling naar acties en verantwoordelijken

Ik wil een persoon toevoegen aan de termijnkalender, maar ik kan deze persoon niet selecteren.

Alleen gebruikers van TotalLink zijn te selecteren bij de ‘Te waarschuwen personen’. Anders zouden mensen mails krijgen van iets, wat ze niet in kunnen zien. Er is geen koppeling met de adressenlijst van outlook.

We willen diverse willekeurige termijnen bewaken, Hoe kunnen we dit het beste doen?

Ieder dossier van een contract heeft een tabblad termijnkalender. Dit geldt ook voor ieder project. in dit tabblad kun je aangeven welke termijnen bewaakt moeten worden, wie gewaarschuwd moet worden, of deze personen een e-mail moeten ontvangen etc.

Als we de koopovereenkomst hebben verstuurd, willen we deze binnen 2 weken getekend retour ontvangen. Dus attendering rond 1,5 week om te checken of de getekende OVK binnen is; Als de overeenkomst is ondertekend moet de betaling binnen 3 maanden plaats vinden. Attendering rond de 2,5 maand om te checken wat de status is. Daarna bij drie maanden nog een keer. Attendering bij verloopdatum van de overeenkomst. De attendering dan graag drie maanden voor de afloop van de overeenkomst, zodat er tijdig contact kan worden opgenomen met de wederpartij. Attendering bij betaaltermijnen. Graag een week van tevoren wanneer de betalingstermijn gaat lopen.

Al deze zaken kunnen door ons worden ingesteld. informeer bij [e-mail]