Overzicht en inzicht

Hoe krijg ik inzicht in welke overeenkomsten vernietigd moeten worden? En hoe spoort ik foutief ingestelde overeenkomsten op?

Overzicht te vernietigen Overeenkomst

• Open de Rapportagetool.

• Klik op het tabblad Vernietigen overeenkomst.

er wordt nu een overzicht getoond van de overeenkomsten die binnen 3 maanden vernietigd dient te worden en de overeenkomsten waarin fouten i.r.t. de vernietigingsinstellingen zijn geconstateerd.

De overeenkomsten hierin kunnen 3 fasen hebben:

• Fout De datum einde contract is binnen 3 maanden bereikt, maar er is nog geen bewaarstatus ingevoerd.

• Nu te vernietigen De vernietigingsdatum is bereikt, maar de gegevens van de overeenkomst zijn nog niet vernietigd.

• Binnen 3 maanden te vernietigen. Over 3 maanden is de vernietigingsdatum bereikt.

Wil men een totaaloverzicht van alle vernietigingsdatums en termijnen, kijk dan in het tabblad Overeenkomsten en filter op deze kolommen.

Vernietigde overeenkomsten audittrail

1. Open de Rapportagetool

2. Klik op tabblad Vernietigingslogboek

Per object-ID zie je wanneer het is gearchiveerd, gedearchiveerd, vernietigd, en alle statuswisselingen.

Opsporen lege dossiers

Resultaat: je ziet welke dossiers geen documenten of overeenkomsten bevatten en beoordeelt of ze verwijderd mogen worden.

Doel: een schone TotalLink-omgeving onderhouden en onnodige gegevensopslag vermijden.

Voorwaarden: toegang tot de Rapportagetool en het tabblad Lege Dossiers.

1

Open de Rapportagetool.

2

Klik op het tabblad Lege Dossiers.

3

Beoordeel per dossier:

• Blijft het bestaan?

• Moet het worden verwijderd volgens de archiefwetgeving?

Checklist

• Je hebt inzicht in alle lege dossiers

• Dossiers met vernietigingsplicht zijn beoordeeld

• Eventuele vervolgstappen (bijv. dossierverwijdering) zijn uitgevoerd