Archiveren en vernietigen

Dossier archiveren

1

Open het dossier

2

Klik rechtsboven op het menu-icoon → Archiveren

3

Bevestig met Ja

Een gearchiveerd dossier is nog steeds vindbaar in het hoofdmenu (verschijnt onderaan, cursief en grijs), maar de gegevens zijn niet meer te muteren.

Dossier uit archief halen

Open het gearchiveerde dossier → menu-icoon → Uit archief halen.

Dossier verwijderen

⚠️ Permanent. Niet terug te halen. Soms moeten eerst gekoppelde overeenkomsten of kavels worden verwijderd.

Open het dossier → menu-icoon → Verwijderen → bevestig tweemaal.

Kavel of overeenkomst archiveren/verwijderen

Open het dossier → klik op de rode verwijderknop van het betreffende tabblad.

• Verwijderen → tabblad is permanent verwijderd

• Archiveren → tabblad blijft zichtbaar, gemarkeerd als archief, niet meer te muteren

Gearchiveerd tabblad de-archiveren: klik op het archief-icoon op het tabblad → Uit archief halen.

---

Bewaartermijnen en vernietiging

TotalLink ondersteunt verplichte archiveringstermijnen conform de archiefwet. Dit is een beheerproces — zie de Functioneel Beheer handleiding → Archiveringstermijnen & vernietigen voor de volledige instructie.

Vernietigingsdatum instellen per overeenkomst

1

Open het dossier → overeenkomsttabblad

2

Vul minimaal in:

• Einde overeenkomst

• Archiveringsstatus

TotalLink berekent automatisch de vernietigingsdatum op basis van de centrale bewaartermijnen

ℹ️ De archiveringsstatus is alleen zichtbaar als het overeenkomsttype is ingesteld. Als het type nog op Nader te bepalen staat of leeg is, verschijnt er geen dropdown voor de archiveringsstatus. Pas zodra het type is ingevuld (bijv. Huur) wordt het dropdown-menu zichtbaar.

Overeenkomst en documenten vernietigen

⚠️ Definitief en onomkeerbaar. Altijd eerst documenten, daarna de overeenkomst.

Documenten verwijderen:

1

Open tabblad Documenten

2

Zet per document het prullenbak-schuifje aan

3

Activeer Toon inhoud prullenbak

4

Klik ❌ naast het document → bevestig met Ja

Overeenkomst verwijderen:

1

Klik op de hoofdtitel van de overeenkomst

2

Klik op ⋯ → Verwijderen → bevestig tweemaal

Overzicht te vernietigen overeenkomsten

Rapportage Toolbox → tabblad Te vernietigen overeenkomsten. Filter op vernietigingsdatum en exporteer naar Excel indien gewenst.

Audittrail

Rapportage Toolbox → tabblad Vernietigingslogboek. Per object-ID zie je wanneer het is gearchiveerd, vernietigd en alle statuswisselingen.