Ctrlk
For the complete documentation index, see llms.txt. This page is also available as Markdown.

Facturatiegegevens naar financiële administratie sturen

TotalLink ondersteunt twee methoden voor het doorsturen van facturen naar de financiële administratie. Welke methode van toepassing is, hangt af van de inrichting van uw organisatie.

Methode 1 — Via batchbestand

Een batchbestand is een gestructureerd CSV-bestand met alle gegevens die de financiële administratie nodig heeft om meerdere facturen te versturen.

1

Maak een proefuitdraai van het Facturatiebestand

  1. Ga naar het homescherm

  2. Kies Facturatie van overeenkomsten (proef) — genereert het bestand zonder daadwerkelijk te factureren

Controleer of alles correct staat. Zo niet, ga dan naar de betreffende overeenkomst, pas de nodige zaken aan en voer deze stap opnieuw uit, totdat het resultaat goed is.

2

Facturatiebestand van overeenkomsten definitief uitdraaien

  • Als het resultaat van de proefuitdraai goed is om te versturen naar de financiële administratie, mag de definitieve uitdraai worden uitgevoerd.

Let op! Door de definitieve uitdraai uit te voeren, worden alle 'nog te factureren' facturatieregels per overeenkomst direct naar 'gefactureerd' gezet.

  • Laad het bestand in de financiële administratie

3

Overzicht definitieve facturatiebatches

Na de definitieve uitdraai staan de facturen in de factuurbatch tegel. Daar controleer je of alle facturen zijn meegenomen.

Nadat de facturen zijn klaargezet wordt het ‘Factuurbatch’ scherm geopend. Hier staan enkele algemene gegevens van de batch, de wachtrij van facturen die richting de financiële administratie worden verstuurd, en tot slot de facturen die succesvol zijn verstuurd. Het scherm wordt periodiek ververst zodra een factuur is aangeboden aan de financiële administratie. Als de financiële administratie de factuur accepteert, dan wordt deze zichtbaar in de tabel gefactureerd en verdwijnt deze uit de ‘Facturatie wachtrij’. Wanneer de financiële administratie de factuur weigert, dan wordt de regel rood. In de kolom ‘reden van weigering’ komt te staan waarom de factuur niet is geaccepteerd. De foutmeldingen zijn afhankelijk van het gebruikte financiële pakket.

Indien een factuur is geweigerd dan wordt deze weer opnieuw aangeboden bij de financiële administratie op het moment dat er een nieuwe facturatie van overeenkomsten wordt uitgevoerd door de eindgebruiker.

Wanneer de factuur uiteindelijk succesvol naar de financiële administratie is verzonden dan wordt deze vervolgens uit alle openstaande wachtrijen verwijderd en komt deze te staan in de gefactureerd tabel van de factuurbatch waarin het verzenden succesvol verliep.

4

Terugdraaien Factuurbatch

Let op! Ga eerst altijd met de financiële administratie na of de uitgedraaide facturatiebatch al richting cliënten zijn verwerkt. Als dit het geval is, moet je de facturatiebatch in TotalLink behouden, om te voorkomen dat cliënten dubbel gefactureerd worden.

  • Ga naar de tegel Facturatiebatch

  • Klik de facturatiebatch

  • Klik op het menu

  • Klik op verwijderen

De facturatieregels die in het dossier in het tablad 'Facturen' op 'gefactureerd' stonden, staan nu weer op 'te factureren'.

Methode 2 — Via directe automatische verbinding

Vergelijkbaar met de batchmethode, maar de definitieve versie stuurt facturen rechtstreeks naar de financiële administratie — zonder exportbestand.

Een automatische batch is niet eenvoudig terug te draaien. TotalLink vraagt om bevestiging via een dialoogvenster:

  • Nee of dialoog sluiten via kruisje → actie geannuleerd, geen facturen verstuurd

  • Ja → facturen worden in de wachtrij gezet

Het Factuurbatch-scherm

Na bevestiging opent het Factuurbatch-scherm. Dit scherm ververst periodiek.

Sectie
Inhoud

Algemene gegevens

Batchoverzicht (aanmaakdatum, verantwoordelijke, totaalbedrag)

Facturatie wachtrij

Facturen die richting de financiële administratie worden verstuurd

Gefactureerd

Succesvol verzonden facturen

Als de financiële administratie een factuur weigert, wordt de regel rood met de reden van weigering. Geweigerde facturen worden automatisch opnieuw aangeboden bij de volgende facturatie-run.

Tabblad Facturen in het dossier

In het tabblad Facturen van een dossier zijn de gefactureerde en nog te factureren bedragen te zien. Na een definitieve facturatie verhuizen betalingen van Nog te factureren naar Gefactureerd.

Facturatie Batches in de Rapportage Toolbox

Gedetailleerde informatie over facturatie is te vinden via de Rapportage Toolbox → tabblad Facturatie batches:

  • Wie heeft op welk moment een batch aangemaakt

  • Aantal facturen en totaalbedrag

  • Optie om het batchbestand opnieuw te downloaden

Dezelfde informatie is ook beschikbaar via de tegel Factuurbatch.

Factureren buiten de financiële administratie

Alleen beschikbaar voor organisaties waarbij TotalLink niet is geconfigureerd voor koppeling met een financieel systeem.

  1. Open de Rapportage Toolbox

  2. Klik op het tabblad Te factureren

  3. Stel het filter zo in dat alleen de te factureren regels zichtbaar zijn

  4. Klik op het PDF-icoon in de exportbalk

    • Factuur proef — genereert een pro-forma factuur ter controle

    • Factuur versturen — factureert daadwerkelijk

Alle verstuurde facturen zijn terug te vinden in het tabblad Gefactureerd van de Rapportage Toolbox.

Ik wil de contracten factureren, waar zit de knop?

ga naar het hoofdmenu (waarmee TotalLink opstart), klik op het printicoon in de bovenbalk en selecteer "facturatie export"

Het exportbestand bevat fouten en nu kan ik niet factureren

Voordat je het facturatiebestand aanmaakt / uitdraait dien je te controleren of alle gegevens goed zijn ingevuld. Dit doe je door in het hoofdmenu / startscherm op het printicoon rechtsboven te klikken en "Controlelijst facturatie export" te klikken.

Als ik de controlelijst tbv facturatie uitdraai, krijg ik onterecht meldingen dat contracten niet volledig zijn.

Het kan zijn dat bepaalde waarschuwingen niet van toepassing zijn in jouw geval. stuur een mail naar service@totallink.nl om deze melding in de toekomst te laten verwijderen.

Hoe kan ik zien welke facturen zijn gefactureerd of nog gefactureerd moeten worden?

Open het betreffende contract en klik op het tabblad "facturen"

Bij het tabblad facturen bij ‘nog te factureren’ staat er in de laatste kolom factuurdatum. Hoe wordt dit bepaald? Dat is toch vreemd omdat in de toekomst ligt? Hoe weet het systeem nog of wij op 02-05-2022 gaan factureren

Dit weet het systeem ook niet, de factuurdatum is indicatief.

Ik heb een factuur gestuurd, maar wil deze achteraf gezien toch nog aanpassen zonder de verstuurde factuur te crediteren en een nieuwe factuurnummer aan te maken.

Je kunt de verstuurde factuur (in PDF) openen in Word. De verstuurde factuur in PDF is te vinden bij de betreffende overeenkomst in het tabblad "Facturen". Download de PDF en selecteer de PDF, rechtermuisknop "Openen met" en in de lijst "Word" kiezen.

Hoe kan ik zien of er nog factureren moeten worden gestuurd?

Middels het tabblad facturen kunt je zien welke factureren er nog aankomen voor een overeenkomst.

Van een contract staat een datum bij "beeindigd" die al gepasseerd is, toch wordt het contract nog gefactureerd.

Een beeindigd contract kan nog steeds facturatie behoeven, bijvoorbeeld bij een stilzwijgende verlenging. gebruik hiervoor "meenemen in facturatie". Let op! hiermee worden ook eventueel ingevoerde eenmalige betalingen per direct gestopt.

Ik zie maanden die al gefactureerd zijn terugkomen in het keuzemenu van de facturatie export.

Wanneer facturatiemomenten weer zichtbaar worden, dan betekent het dat er toch nog iets te factureren valt in deze periode.

Iemand heeft bijvoorbeeld een contract gewijzigd of toegevoegd, waardoor facturen met terugwerkende kracht gestuurd moeten gaan worden.

In de rapportagetool, in tabblad “Te factureren” kun je snel zien om welke facturen het gaat.

De verkeerde persoon wordt gefactureerd. Hoe kan dit?

Controleer eerst altijd of deze persoon niet de client is van de overeenkomst waaruit de factuur is genereerd. Als dat het geval is, vervang de client. Als dat niet het geval is controleer het volgende afhankelijk van je facturatiemethod:

In het geval van een exportbestand: - Controleer of het debiteurnummer juist is en hoort bij de betreffende persoon. In het geval van mail: - Controleer het mailadres op juisthuid. In het geval van post - Controleer de adresgegevens op juistheid.

Ons financieel systeem dient het debiteurennummer met een vast aantal cijfers te ontvangen, door het toepassen van voorloopnullen. Kan dit in TotalLink?

Ja, neem contact op met de servicedesk via service@totallink.nl

Speciale tekens zoals het euro teken worden niet goed op de factuur weergegeven.

Kijk eerst in het exportbestand of TotalLink het speciale teken wel goed exporteert. Indien dit in het exportbestand goed staat, neem dan contact op met de financiële administratie. Indien dit foutief in het exportbestand staat, neem dan contact op met de servicedesk van TotalLink service@totallink.nl

Er dient een nieuw kenmerk te worden toegevoegd aan het bestand dat naar de financiele administratie wordt gestuurd, hoe dit in te stellen?

Dit kan niet zelf worden ingesteld door jullie. Neem dan contact op met de servicedesk van TotalLink service@totallink.nl

Ik wil vanuit de boekwaarde, naar de boeking klikken en vervolgens naar de factuur van deze boeking. Kan dat?

Ja dat kan indien jullie organisatie dit mogelijk heeft gemaakt. Informeer bij service@totallink naar de mogelijkheden.

Factuur word niet klaargezet in eenmalige facturatieregel

Probleem zat in het ontbreken van een waarde in het veld "Aantal termijnen" op overeenkomst niveau. Omdat de periodieke regels wel een waarde hadden (afwijkend aantal termijnen) levert dit verder geen facturatiemeldingen op (is ook correct). Alle 500+ contracten waarvoor dit het geval was een aantal termijnen van 1 gegeven. Daarnaast een aanpassing gemaakt in view TeFacturerenRegel zodat Aantal termijnen en Startmaand betaling niet worden gecontroleerd voor eenmalige facturatieregels (nog in te voeren).

Er zijn voor een aantal huurders correctienota’s klaargezet. Zij hebben een nota voor de huur van april 2023 ontvangen terwijl het pand op 31-3-2023 wordt overgedragen. Kan ik deze creditnota’s eerder dan de volgende facturatieronde aanmaken en verzenden?

Deze kan toewijzen aan een maand die al is uitgedraaid en dan de factuurexport van die maand draaien

Waarom is de facturatieregel niet meer bewerkbaar?

De regel is waarschijnlijk al een keer meegegaan in het facturatieproces. De regel is daarom niet meer aanpasbaar, omdat TotalLink anders niet kan bepalen of en periode al is gefactureerd of niet.

Bij de facturatiecontrole krijgen we foutmeldingen terwijl we wel alle gegevens hebben ingevoerd.

Voeg indexatiemoment toe

Situatie: de definitief uitgedraaide facturatiebatch is al verwerkt door de financiële administratie, maar ik moet toch nog aanpassingen doen. Hoe doe ik dat?

Vraag eerst na bij de financiële adminstratie of creditfacturatieregels uit TotalLink worden verwerkt door de administratie. Als dit het geval is, dan is het advies om eerst een eenmalige credit facturatieregel aan te maken bij de juiste overeenkomst, daarna te kijken wat er aangepast moet worden en dat op de juiste manier in te voeren bij de overeenkomst. Daarna kun je opnieuw een definitieve batch uitdraaien en krijg je de creditfacturatieregel en aangepaste facturatieregel die richting de financiële administratie gaan.

PreviousVoor het eerst aan de slag met TotalLink Contractbeheer
NextFoutcode 3010 ERPX factuurbatch

Last updated

Was this helpful?