Facturatieregel(s) aanmaken

Functionaliteiten · Contractbeheer

Benodigde informatie

Om te kunnen factureren heeft TotalLink de volgende informatie nodig:

1. Naar wie er gefactureerd wordt (cliënt in de relatietegel)

2. Wat de betalingskenmerken van de factuur zijn

3. Welke bedragen in rekening worden gebracht

4. Wanneer en hoe vaak er gefactureerd wordt

5. Hoe de indexering is opgebouwd (zodat TotalLink automatisch en tijdig kan indexeren)

Een facturatie wordt alleen uitgevoerd als het kenmerk "Meenemen in facturatie" is ingeschakeld via het schuifknopje in het overeenkomsttabblad.

Facturatieregel aanmaken (termijnbetalingen)

1. Open het dossier → klik op het overeenkomsttabblad

2. Scroll naar beneden en zoek naar de de paragraaf Facturatieregels (termijnbetalingen) op + Toevoegen

Facturatiekenmerk kiezen

De eerste kolom bevat het facturatiekenmerk — een snelkeuzelijst die automatisch meerdere bijbehorende facturatiekenmerken invult op basis van het contractsoort (bijv. kostensoort, grootboekrekening, BTW). Soortgelijke contracten hebben doorgaans hetzelfde kenmerk.

Periode instellen

Elke facturatieregel heeft een startfacturatie en einde facturatie:

• Alleen regels tussen deze datums worden gefactureerd

• Zodra Einde facturatie is bereikt, wordt de regel niet meer meegenomen

• Let op: het veld Einde overeenkomst stopt het factureren niet automatisch — dit is bewust, omdat er vaak nog gefactureerd wordt na de einddatum (bijv. bij automatische verlenging)

Betalingstermijnen instellen

Klap de facturatieregel uit voor uitgebreide opties:

Instelling	Uitleg
Facturatie interval	Maandelijks, kwartaal, jaarlijks, afwijkend
Facturatiemaanden	Bij Afwijkend: geef per maand aan wanneer er gefactureerd wordt
Facturatiemoment	Vooraf of nadien
Bedrag afronden	Afronding op hele euro's

Vooraf vs nadien:

• Vooraf — er moet voor de facturatieperiode betaald zijn

• Nadien — wordt toegepast als de indexering bij aanvang van de periode nog niet bekend is

Facturatieregel niet meer muteerbaar?

Zodra er op basis van een facturatieregel al gefactureerd is, worden veel velden grijs en niet meer aanpasbaar. Oplossing:

1. Zet de bestaande regel inactief via Einde facturatie (stel de einddatum in)

2. Maak een nieuwe facturatieregel aan waarbij Start facturatie gelijk is aan de einddatum van de te beëindigen regel

Dit zorgt ervoor dat betalingen op de juiste wijze op elkaar aansluiten.

Indexering per facturatieregel

Klap de facturatieregel uit → kies een indexeringsreeks. TotalLink berekent en toont automatisch het contractbedrag voor vorig jaar, huidig jaar en volgend jaar.

Instelling	Uitleg
Indexeringsreeks	De te hanteren reeks (bijv. CPI alle huishoudens, wettelijke huurverhoging)
Indexeringsinterval	Jaarlijks of minder frequent
Voor het eerst indexeren op	Datum van eerste indexering (conform contract)
Minimale jaarlijkse indexering	Ondergrens — ook als de reeks lager uitkomt, wordt dit percentage gehanteerd

Het volgend jaarbedrag wordt niet getoond als de indexeringsgegevens nog ontbreken of als er volgend jaar niet meer gefactureerd hoeft te worden.

Eenmalig factureren

Gebruik de paragraaf Facturatieregels (eenmalig) in het overeenkomsttabblad.

• Voer een bedrag en omschrijving in

• Laat facturatieperiode en -jaar leeg → de betaling wordt bij de eerste gelegenheid doorgegeven aan de financiële administratie

Afhankelijk van de inrichting kunnen extra betalingskenmerken worden toegevoegd door de regel uit te klappen.

Facturatiemeldingen controleren

Als facturatiegegevens zijn ingevoerd maar er nog informatie ontbreekt om te kunnen factureren, verschijnen er Facturatie meldingen in het overeenkomsttabblad.

Als alles goed is ingevuld krijg je ook een visuele melding:

Zolang er facturatiemeldingen zijn, kan er niet worden gefactureerd.

Het overzicht van alle foutmeldingen voor facturatieregels over alle overeenkomsten zijn te vinden via → Rapportage Toolbox → tabblad Controle facturatie-instellingen.