Inloggen, zoeken en navigeren

Inloggen

Bij gebruik van SSO logt u in via uw organisatieaccount (Microsoft). U heeft geen apart wachtwoord nodig. Toegang moet door de systeembeheerder van de gemeente zijn ingesteld in Azure AD. Kun je niet inloggen, terwijl je gegevens al wel zijn ingesteld in TotalLink? Vraag dan eerst intern na of het account toegevoegd is om in te mogen loggen.

Lukt het inloggen niet terwijl dit normaliter wel altijd lukt? Neem dan contact op met TotalLink door te mailen met [email protected] of te bellen via 085-0841560

Startscherm

Alle modules in TotalLink werken vanuit dezelfde basisstructuur. Navigatie werkt via tegels, zoekfuncties en tabbladen.

Na het inloggen kom je op het hoofdscherm met tegels:

• Werktegels — voor dagelijkse werkzaamheden (Overeenkomsten, Dossiers, Relaties)

• Beheertegels — voor instellingen en autorisaties. Schakel over via het tandwiel-icoon ⚙️ links in de verticale balk. Alleen zichtbaar als je beheerrechten hebt.

Drie navigatiemethoden

1

Zoeken (meest gebruikt)

Typ vrij in de grijze bovenbalk. TotalLink toont automatisch alle tegels met resultaten en verbergt tegels zonder resultaat. Zoekresultaten zijn gegroepeerd als:

• Favorieten (bovenaan)

• Laatst geopend

• Gearchiveerd (altijd onderaan, cursief en grijs)

Klik direct op een resultaat om de detailpagina te openen.

2

Home-icoon

Linksbovenin staat het home-icoon. Klik hierop om vanaf elke pagina terug te keren naar het hoofdscherm.

3

Meerdere schermen openen

• Middelste muisknop — hover over een item en klik met het muiswiel → opent in nieuw tabblad

• Rechtermuisklik → kies Open in nieuw tabblad of Open in nieuw venster

Werkt op dossiers, overeenkomsten, sjablonen, de kaart en het home-icoon.

Favorieten

Markeer veelgebruikte dossiers of overeenkomsten als favoriet via het ster-icoon ☆ linksboven op de detailpagina. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten.

Items aanmaken, archiveren en verwijderen

Actie	Hoe
Aanmaken	Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat → klik op ➕ rechtsboven in de tegel
Verwijderen	Open item → menu-icoon → Verwijderen. Let op: permanent, niet terug te halen.
Archiveren	Open item → menu-icoon → Archiveren. Gearchiveerde items blijven opvraagbaar.
Uit archief halen	Zoek item (onderaan, grijs) → menu-icoon → Uit archief halen

Verwijderen is permanent en niet terug te halen.

Logboek

TotalLink registreert alle mutaties automatisch. Via menu-icoon → Logboek zie je:

• Datum en tijd van de wijziging

• Wie heeft gewijzigd

• Welke waarde is aangepast (oud → nieuw)

Het logboek is per tabblad weergegeven voor gefocuste filtering.

Rapportages & downloadmanager

Rapportages opvragen: klik op het printer-icoon rechtsboven in de bovenbalk.

• Algemene rapportages — downloadbaar vanaf het hoofdscherm

• Dossier- of overeenkomst-specifiek — downloadbaar vanuit het detailscherm. Bijv. een brief huurverhoging is alleen te downloaden vanuit het overeenkomsttabblad.

Na het kiezen wordt de rapportage op de achtergrond samengesteld en aangeboden via de downloadmanager (download-icoon in de bovenbalk).

Downloadmanager

• Voortgangsweergave per rapport

• Klik op een klaar-melding (vinkje) om het bestand te downloaden

• Bestanden ouder dan 1 week worden automatisch opgeschoond

• Meerdere bestanden bundelen: klik op Selecteer → vink regels aan → klik Download (als zip)