Voor het eerst aan de slag met TotalLink Contractbeheer
📋 Nieuw in Contractbeheer? Begin hier.
Welkom! Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van "wat beheert TotalLink eigenlijk?" tot het moment dat je je eerste contract volledig hebt ingericht, een factuurlijn hebt aangemaakt en weet hoe je facturen verstuurt.
Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.
Stap 1 — Begrijp de basis: wat is contractbeheer?
Contractbeheer in TotalLink draait om het registreren, bewaken en factureren van alle contracten die een gemeente afsluit. Denk aan:
Opstalrechten
Verhuur van gronden
Erfpacht
En meer
Elk contract in TotalLink wordt bijgehouden in een dossier. Een dossier is een centraal informatiedossier waar alle gegevens, documenten en factuurhistorie bij elkaar komen.
Stap 2 — Maak kennis met de Contractbeheer interface
Wanneer je de Contractbeheer tegel opent, zie je een overzicht van tegels per contracttype — elk type heeft zijn eigen tegel. Zo kun je snel filteren op wat je zoekt.
Tegels die je tegenkomt
Contracttype-tegels
Elk type contract heeft een eigen tegel (verhuur, erfpacht, opstal, etc.)
Projecten
GREX-projecten — deze laten we in deze module buiten beschouwing
Medewerker
Interne medewerkers die je kunt koppelen als behandelaar
Relatie
Externe partijen (bedrijven, verenigingen, personen) die je koppelt aan contracten
Tip: Voordat je een contract aanmaakt, zorg dat de betreffende relatie (huurder, erfpachter, etc.) al is opgevoerd in de Relatie tegel. Dit maakt het koppelen een stuk sneller.
Relaties correct opvoeren
Binnen een relatie (bedrijf of persoon) is het belangrijk om alle relevante informatie in te vullen. Dit is essentieel voor een correcte factuur.
Volledige bedrijfsnaam
KVK-nummer
Factuuradres
Debiteurnummer (verplicht voor facturatie)
Contactpersonen
Voornaam en achternaam
Adresgegevens (via BRP-koppeling up-to-date gehouden)
Geboortedatum
Debiteurnummer (verplicht voor facturatie)
Het debiteurnummer moet ingevuld zijn bij de relatie voordat je kunt factureren. Mis je dit? Dan zie je een melding bij Facturatiemeldingen in het overeenkomsttabblad.
Stap 3 — Maak je eerste dossier aan
Open het juiste contracttype en maak een nieuw dossier aan. Je doorloopt nu de volgende tabbladen:
📋 Tabblad: Algemeen
Het startpunt van elk dossier. Vul hier de basisgegevens in:
Dossiernummer
Wordt automatisch bepaald door TotalLink
Naam dossier
Komt in de titel te staan — kies een herkenbare naam
Soort dossier
Bepaalt het type; aanpassen verschuift het dossier naar een andere tegel
Gerelateerd aan dossier/project
Koppel aan een GREX of ander dossier — handig bij meerdere contracten voor één gebouw of grondverkoop
Status
Actief of archief
Vertrouwelijk
Alleen zichtbaar voor gerelateerde relaties
Betrokken relaties en aantekeningen:
Voeg betrokken relaties toe — dit zijn de partijen die aan dit dossier gekoppeld zijn (huurder, behandelaar, etc.)
Maak aantekeningen aan voor interne notities
Zet waarschuwen bij aantekening aan en kies een datum — de melding verschijnt dan bij het belletje in de applicatie
Relateren aan een ander dossier of project: Stel dat er voor één gebouw meerdere contracten zijn met verschillende huurders — dan kun je die dossiers aan elkaar relateren. Of koppel een overeenkomst voor grondverkoop aan de bijbehorende GREX.
🗓️ Tabblad: Termijnkalender
De termijnkalender bewaakt deadlines en stuurt meldingen op het juiste moment. Denk aan het bewaken van een opzegtermijn of een verlengingsdatum.
Een termijnregel aanmaken:
Voeg een nieuwe regel toe
Stel de waarschuwendatum in — wanneer moet de melding komen?
Stel de expiratiedatum in — wanneer moet het echt geregeld zijn?
Optioneel: zet e-mail aan — dan krijgt de ontvanger ook een e-mail naast de melding in de applicatie
Zet herhaal aan om de regel automatisch naar volgend jaar te kopiëren
Zet gereed aan als de actie is afgerond — de melding stopt dan
Waarschuwen
De datum waarop de melding verschijnt bij het belletje
Expiratie
De uiterste datum waarop de actie gedaan moet zijn
Herhaal
Kopieert de regel automatisch naar het volgende jaar
Gereed
Sluit de regel af — melding gaat uit
🏷️ Tabblad: Kavel (indien van toepassing)
Hier leg je alle kavеlinformatie vast, zoals bij erfpacht.
Kavel ID en perceelgegevens
Gebruik het schuifje bij "deel" als het om een gedeelte van een perceel gaat
Teken het deel in op de kaart
Geef het oppervlak handmatig op — dit is niet automatisch gelinkt aan de kaart
📝 Tabblad: Overeenkomst
Dit tabblad bevat de inhoud van de overeenkomst. Je kunt meerdere overeenkomsten per dossier hebben — oudere versies blijven als historische tabbladen bewaard.
Vul de volgende velden in:
Code
Zelf in te geven, kan gekoppeld zijn aan een contract
Soort overeenkomst
Per contracttype anders
Verhuurbare eenheden
Hoor dit contract bij een of meer verhuurbare eenheden?
Client / E-mail client
Met de knop achter dit veld kun je direct mailen vanuit TotalLink
Status
Actief, beëindigd, optie, etc.
Datum overeenkomst en einddatum
Inclusief opzegtermijn
Meenemen in facturatie
⚠️ Zet dit aan als je facturen wil versturen voor dit contract
"Meenemen in facturatie" is het cruciale vinkje. Staat dit uit? Dan pikt het systeem dit contract niet op bij de facturatieverwerking — ook al heb je alle bedragen ingevuld.
Stap 4 — Stel facturatieregels in
Dit is het onderdeel waarmee TotalLink automatisch facturen kan samenstellen. Een facturatieregel bepaalt: wat wordt gefactureerd, wanneer en hoe vaak.
Facturatiekenmerk kiezen
Elk facturatieregel begint met het kiezen van een facturatiekenmerk. Dit is een code die je beheert instelt. Het kenmerk bepaalt automatisch:
De kostensoort
De grootboekrekening
De standaardomschrijving op de factuur
Eventueel een standaard contractbedrag en BTW-code
Facturatiekenmerken stel je in via de Beheer tegel. Koppel per kenmerk een kostensoort en grootboekrekening, en koppel het kenmerk aan het juiste dossierstype.
Een facturatieregel aanmaken
Open het Overeenkomsttabblad en klik op "Voeg een regel toe"
Kies het facturatiekenmerk — kostensoort, grootboek en omschrijving worden automatisch gevuld
Vul het contractbedrag in — dit is het bedrag waarop geïndexeerd wordt (altijd een jaarbedrag)
Stel de startdatum facturatie in
Stel eventueel een einddatum facturatie in (optioneel — laat leeg als de regel doorloopt)
Terugwerkende kracht: Zet je een regel in met een startdatum die al in het verleden ligt? Dan factureert TotalLink automatisch met terugwerkende kracht. Controleer de startdatum dus altijd goed.
De facturatieregel verder configureren
Klap de regel open voor de volgende instellingen:
Facturatie interval
Hoe vaak per jaar: maandelijks, kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks
Facturatieperiode
Welke maanden het betreft — dit komt op de factuur te staan
Facturatiemoment
Wanneer t.o.v. de periode wordt gefactureerd
Referentie client
Betalingskenmerk dat de klant doorgeeft
Automatische incasso
Handmatig door administratie of automatische incasso?
Termijnbedrag
Berekend op basis van jaarbedrag ÷ facturatie-interval
Jaarbedrag
Berekende waarde — niet zelf in te vullen
Indexering instellen:
Indexreeks
Selecteer een reeks (stel in via Beheer, bijv. CPI)
Indexeringsinterval
Elk jaar, om de 2 jaar, om de 5 jaar, etc.
Voor het eerst indexeren
Startmoment van de indexering
Minimale indexering
Stel een minimumpercentage in
Let op bij indexering in januari: Zorg dat er een indexreeks is geselecteerd die al vóór januari bekend is — bijvoorbeeld de reeks van juni van het vorige jaar. Wil je toch de januariindex gebruiken? Zet dan het facturatiemoment later in het jaar.
Vorig – Huidig – Volgend jaarbedrag
Zodra je de regel hebt ingesteld, zie je drie kolommen:
Vorig jaarbedrag — het bedrag van het vorige jaar
Huidig jaarbedrag — het bedrag van dit jaar (na eventuele indexering)
Volgend jaarbedrag — het geraamde bedrag voor volgend jaar
Wordt een contract niet geïndexeerd? Dan blijven alle drie de bedragen gelijk. Wordt het wél geïndexeerd? Dan zul je elk jaar een verschil zien.
Stap 5 — Controleer of alles klaar staat voor facturatie
Voordat je facturen kunt versturen, moeten vier dingen kloppen:
Checklist voor facturatie:
✔️ De relatie heeft een debiteurnummer
✔️ "Meenemen in facturatie" staat aan bij de overeenkomst
✔️ Alle gewenste financiële gegevens zijn ingevuld
✔️ De facturatieregels hebben een geldige startdatum
Twijfel je of alles klopt? Ga naar de Rapportagetool en open het tabblad "Controle facturatie instellingen". Hier zie je per dossier precies welke velden je nog moet aanpassen om te kunnen factureren.
Stap 6 — Facturen aanmaken en versturen
Nu alles staat, kun je de facturatieverwerking starten.
Het facturatieproces stap voor stap
Ga naar het printmenu (via de printerknop bovenin)
Kies "Facturatie van overeenkomsten — testomgeving" om eerst een proefrun te doen
Kies de gewenste overeenkomsten en druk op Oké
Een facturatiebatch wordt opgestart (zichtbaar als gele tegel)
In de batch zie je:
Facturen met een fout — herstel deze en draai opnieuw
Facturen die klaar zijn om te versturen
Tevreden met het resultaat? Draai de batch definitief via het printmenu
De facturen verschijnen nu bij "Gefactureerd" in het overzicht
Batches zijn terug te vinden via de rapportagetool
Definitief = verstuurd. Zodra je de batch definitief uitdraait, gaat TotalLink ervan uit dat de facturen daadwerkelijk zijn verstuurd. De financiële afdeling kan er dan mee verder. Dit is niet meer terug te draaien — doe dus altijd eerst een testrun.
Overzicht van facturen
Na de facturatieverwerking vind je alles terug op twee plekken:
Tabblad Facturen (binnen het dossier) — overzicht van uitgestuurde facturen en nog te factureren bedragen voor dit specifieke contract
Rapportagetool → tabblad "Te factureren / Gefactureerd" — totaaloverzicht over alle contracten
Stap 7 — Documenten toevoegen
Voeg relevante documenten toe aan het dossier via het Documenttabblad:
Getekende overeenkomsten (PDF)
Correspondentie
Ondersteunende stukken
Bestanden kun je er in slepen of via de uploadknop toevoegen.
✅ Gefeliciteerd — je eerste contract staat!
Je hebt zojuist:
✔️ Begrepen wat contractbeheer in TotalLink inhoudt
✔️ Kennisgemaakt met de tegels en de relatie-/medewerkerstructuur
✔️ Je eerste dossier aangemaakt
✔️ Alle tabbladen doorlopen: Algemeen, Termijnkalender, Kavel, Overeenkomst
✔️ Een facturatieregel ingesteld met interval, indexering en facturatiemoment
✔️ De facturatiechecklist doorlopen
✔️ Je eerste facturatiebatch aangemaakt en (test) uitgedraaid
✔️ Documenten toegevoegd aan het dossier
Heb je een vraag of klopt iets niet? Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
Last updated
Was this helpful?