> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/contractbeheer/snel-starten/voor-het-eerst-aan-de-slag-met-totallink-contractbeheer.md). # Voor het eerst aan de slag met TotalLink Contractbeheer ## 📋 Nieuw in Contractbeheer? Begin hier. Welkom! Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van *"wat beheert TotalLink eigenlijk?"* tot het moment dat je je eerste contract volledig hebt ingericht, een factuurlijn hebt aangemaakt en weet hoe je facturen verstuurt. Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan. *** ### Stap 1 — Begrijp de basis: wat is contractbeheer? Contractbeheer in TotalLink draait om het registreren, bewaken en factureren van alle contracten die een gemeente afsluit. Denk aan: * Opstalrechten * Verhuur van gronden * Erfpacht * En meer {% hint style="info" %} Elk contract in TotalLink wordt bijgehouden in een **dossier**. Een dossier is een centraal informatiedossier waar alle gegevens, documenten en factuurhistorie bij elkaar komen. {% endhint %} *** ### Stap 2 — Maak kennis met de Contractbeheer interface Wanneer je de **Contractbeheer tegel** opent, zie je een overzicht van **tegels per contracttype** — elk type heeft zijn eigen tegel. Zo kun je snel filteren op wat je zoekt. #### Tegels die je tegenkomt | Tegel | Waarvoor? | | ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | **Contracttype-tegels** | Elk type contract heeft een eigen tegel (verhuur, erfpacht, opstal, etc.) | | **Projecten** | GREX-projecten — deze laten we in deze module buiten beschouwing | | **Medewerker** | Interne medewerkers die je kunt koppelen als behandelaar | | **Relatie** | Externe partijen (bedrijven, verenigingen, personen) die je koppelt aan contracten | {% hint style="info" %} **Tip:** Voordat je een contract aanmaakt, zorg dat de betreffende **relatie** (huurder, erfpachter, etc.) al is opgevoerd in de Relatie tegel. Dit maakt het koppelen een stuk sneller. {% endhint %} *** #### Relaties correct opvoeren Binnen een relatie (bedrijf of persoon) is het belangrijk om **alle relevante informatie in te vullen**. Dit is essentieel voor een correcte factuur. {% tabs %} {% tab title="Bedrijf / Rechtspersoon" %} * Volledige bedrijfsnaam * KVK-nummer * Factuuradres * Debiteurnummer (verplicht voor facturatie) * Contactpersonen {% endtab %} {% tab title="Natuurlijk persoon" %} * Voornaam en achternaam * Adresgegevens (via BRP-koppeling up-to-date gehouden) * Geboortedatum * Debiteurnummer (verplicht voor facturatie) {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="warning" %} Het **debiteurnummer** moet ingevuld zijn bij de relatie voordat je kunt factureren. Mis je dit? Dan zie je een melding bij *Facturatiemeldingen* in het overeenkomsttabblad. {% endhint %} *** ### Stap 3 — Maak je eerste dossier aan Open het juiste contracttype en maak een nieuw dossier aan. Je doorloopt nu de volgende tabbladen: *** #### 📋 Tabblad: Algemeen Het startpunt van elk dossier. Vul hier de basisgegevens in: | Veld | Uitleg | | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Dossiernummer** | Wordt automatisch bepaald door TotalLink | | **Naam dossier** | Komt in de titel te staan — kies een herkenbare naam | | **Soort dossier** | Bepaalt het type; aanpassen verschuift het dossier naar een andere tegel | | **Gerelateerd aan dossier/project** | Koppel aan een GREX of ander dossier — handig bij meerdere contracten voor één gebouw of grondverkoop | | **Status** | Actief of archief | | **Vertrouwelijk** | Alleen zichtbaar voor gerelateerde relaties | **Betrokken relaties en aantekeningen:** * Voeg **betrokken relaties** toe — dit zijn de partijen die aan dit dossier gekoppeld zijn (huurder, behandelaar, etc.) * Maak **aantekeningen** aan voor interne notities * Zet **waarschuwen bij aantekening** aan en kies een datum — de melding verschijnt dan bij het belletje in de applicatie {% hint style="info" %} **Relateren aan een ander dossier of project:** Stel dat er voor één gebouw meerdere contracten zijn met verschillende huurders — dan kun je die dossiers aan elkaar relateren. Of koppel een overeenkomst voor grondverkoop aan de bijbehorende GREX. {% endhint %} *** #### 🗓️ Tabblad: Termijnkalender De termijnkalender bewaakt deadlines en stuurt meldingen op het juiste moment. Denk aan het bewaken van een opzegtermijn of een verlengingsdatum. **Een termijnregel aanmaken:** 1. Voeg een nieuwe regel toe 2. Stel de **waarschuwendatum** in — wanneer moet de melding komen? 3. Stel de **expiratiedatum** in — wanneer moet het echt geregeld zijn? 4. Optioneel: zet **e-mail** aan — dan krijgt de ontvanger ook een e-mail naast de melding in de applicatie 5. Zet **herhaal** aan om de regel automatisch naar volgend jaar te kopiëren 6. Zet **gereed** aan als de actie is afgerond — de melding stopt dan | Instelling | Betekenis | | --------------- | ------------------------------------------------------ | | **Waarschuwen** | De datum waarop de melding verschijnt bij het belletje | | **Expiratie** | De uiterste datum waarop de actie gedaan moet zijn | | **Herhaal** | Kopieert de regel automatisch naar het volgende jaar | | **Gereed** | Sluit de regel af — melding gaat uit | *** #### 🏷️ Tabblad: Kavel *(indien van toepassing)* Hier leg je alle kavеlinformatie vast, zoals bij erfpacht. * **Kavel ID** en **perceelgegevens** * Gebruik het **schuifje bij "deel"** als het om een gedeelte van een perceel gaat * Teken het deel in op de kaart * Geef het oppervlak handmatig op — dit is niet automatisch gelinkt aan de kaart *** #### 📝 Tabblad: Overeenkomst Dit tabblad bevat de inhoud van de overeenkomst. Je kunt meerdere overeenkomsten per dossier hebben — oudere versies blijven als historische tabbladen bewaard. Vul de volgende velden in: | Veld | Uitleg | | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | **Code** | Zelf in te geven, kan gekoppeld zijn aan een contract | | **Soort overeenkomst** | Per contracttype anders | | **Verhuurbare eenheden** | Hoor dit contract bij een of meer verhuurbare eenheden? | | **Client / E-mail client** | Met de knop achter dit veld kun je direct mailen vanuit TotalLink | | **Status** | Actief, beëindigd, optie, etc. | | **Datum overeenkomst en einddatum** | Inclusief opzegtermijn | | **Meenemen in facturatie** | ⚠️ Zet dit aan als je facturen wil versturen voor dit contract | {% hint style="warning" %} **"Meenemen in facturatie"** is het cruciale vinkje. Staat dit uit? Dan pikt het systeem dit contract niet op bij de facturatieverwerking — ook al heb je alle bedragen ingevuld. {% endhint %} *** ### Stap 4 — Stel facturatieregels in Dit is het onderdeel waarmee TotalLink automatisch facturen kan samenstellen. Een facturatieregel bepaalt: *wat* wordt gefactureerd, *wanneer* en *hoe vaak*. #### Facturatiekenmerk kiezen Elk facturatieregel begint met het kiezen van een **facturatiekenmerk**. Dit is een code die je beheert instelt. Het kenmerk bepaalt automatisch: * De kostensoort * De grootboekrekening * De standaardomschrijving op de factuur * Eventueel een standaard contractbedrag en BTW-code {% hint style="info" %} Facturatiekenmerken stel je in via de **Beheer tegel**. Koppel per kenmerk een kostensoort en grootboekrekening, en koppel het kenmerk aan het juiste dossierstype. {% endhint %} #### Een facturatieregel aanmaken 1. Open het **Overeenkomsttabblad** en klik op **"Voeg een regel toe"** 2. Kies het **facturatiekenmerk** — kostensoort, grootboek en omschrijving worden automatisch gevuld 3. Vul het **contractbedrag** in — dit is het bedrag waarop geïndexeerd wordt (altijd een jaarbedrag) 4. Stel de **startdatum facturatie** in 5. Stel eventueel een **einddatum facturatie** in (optioneel — laat leeg als de regel doorloopt) {% hint style="warning" %} **Terugwerkende kracht:** Zet je een regel in met een startdatum die al in het verleden ligt? Dan factureert TotalLink automatisch met terugwerkende kracht. Controleer de startdatum dus altijd goed. {% endhint %} *** #### De facturatieregel verder configureren Klap de regel open voor de volgende instellingen: | Instelling | Uitleg | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------ | | **Facturatie interval** | Hoe vaak per jaar: maandelijks, kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks | | **Facturatieperiode** | Welke maanden het betreft — dit komt op de factuur te staan | | **Facturatiemoment** | Wanneer t.o.v. de periode wordt gefactureerd | | **Referentie client** | Betalingskenmerk dat de klant doorgeeft | | **Automatische incasso** | Handmatig door administratie of automatische incasso? | | **Termijnbedrag** | Berekend op basis van jaarbedrag ÷ facturatie-interval | | **Jaarbedrag** | Berekende waarde — niet zelf in te vullen | **Indexering instellen:** | Instelling | Uitleg | | ---------------------------- | --------------------------------------------------- | | **Indexreeks** | Selecteer een reeks (stel in via Beheer, bijv. CPI) | | **Indexeringsinterval** | Elk jaar, om de 2 jaar, om de 5 jaar, etc. | | **Voor het eerst indexeren** | Startmoment van de indexering | | **Minimale indexering** | Stel een minimumpercentage in | {% hint style="info" %} **Let op bij indexering in januari:** Zorg dat er een indexreeks is geselecteerd die al vóór januari bekend is — bijvoorbeeld de reeks van **juni** van het vorige jaar. Wil je toch de januariindex gebruiken? Zet dan het **facturatiemoment** later in het jaar. {% endhint %} *** #### Vorig – Huidig – Volgend jaarbedrag Zodra je de regel hebt ingesteld, zie je drie kolommen: * **Vorig jaarbedrag** — het bedrag van het vorige jaar * **Huidig jaarbedrag** — het bedrag van dit jaar (na eventuele indexering) * **Volgend jaarbedrag** — het geraamde bedrag voor volgend jaar Wordt een contract **niet geïndexeerd**? Dan blijven alle drie de bedragen gelijk. Wordt het wél geïndexeerd? Dan zul je elk jaar een verschil zien. *** ### Stap 5 — Controleer of alles klaar staat voor facturatie Voordat je facturen kunt versturen, moeten vier dingen kloppen: {% hint style="success" %} **Checklist voor facturatie:** 1. ✔️ De relatie heeft een **debiteurnummer** 2. ✔️ **"Meenemen in facturatie"** staat aan bij de overeenkomst 3. ✔️ Alle gewenste **financiële gegevens** zijn ingevuld 4. ✔️ De **facturatieregels** hebben een geldige startdatum {% endhint %} Twijfel je of alles klopt? Ga naar de **Rapportagetool** en open het tabblad **"Controle facturatie instellingen"**. Hier zie je per dossier precies welke velden je nog moet aanpassen om te kunnen factureren. *** ### Stap 6 — Facturen aanmaken en versturen Nu alles staat, kun je de facturatieverwerking starten. #### Het facturatieproces stap voor stap 1. Ga naar het **printmenu** (via de printerknop bovenin) 2. Kies **"Facturatie van overeenkomsten — testomgeving"** om eerst een proefrun te doen 3. Kies de gewenste overeenkomsten en druk op **Oké** 4. Een **facturatiebatch** wordt opgestart (zichtbaar als gele tegel) 5. In de batch zie je: * Facturen **met een fout** — herstel deze en draai opnieuw * Facturen die **klaar zijn om te versturen** 6. Tevreden met het resultaat? Draai de batch **definitief** via het printmenu 7. De facturen verschijnen nu bij **"Gefactureerd"** in het overzicht 8. Batches zijn terug te vinden via de rapportagetool {% hint style="warning" %} **Definitief = verstuurd.** Zodra je de batch definitief uitdraait, gaat TotalLink ervan uit dat de facturen daadwerkelijk zijn verstuurd. De financiële afdeling kan er dan mee verder. Dit is niet meer terug te draaien — doe dus altijd eerst een testrun. {% endhint %} *** #### Overzicht van facturen Na de facturatieverwerking vind je alles terug op twee plekken: * **Tabblad Facturen** (binnen het dossier) — overzicht van uitgestuurde facturen en nog te factureren bedragen voor dit specifieke contract * **Rapportagetool** → tabblad *"Te factureren / Gefactureerd"* — totaaloverzicht over alle contracten *** ### Stap 7 — Documenten toevoegen Voeg relevante documenten toe aan het dossier via het **Documenttabblad**: * Getekende overeenkomsten (PDF) * Correspondentie * Ondersteunende stukken Bestanden kun je er in slepen of via de uploadknop toevoegen. *** ### ✅ Gefeliciteerd — je eerste contract staat! Je hebt zojuist: * ✔️ Begrepen wat contractbeheer in TotalLink inhoudt * ✔️ Kennisgemaakt met de tegels en de relatie-/medewerkerstructuur * ✔️ Je eerste dossier aangemaakt * ✔️ Alle tabbladen doorlopen: Algemeen, Termijnkalender, Kavel, Overeenkomst * ✔️ Een facturatieregel ingesteld met interval, indexering en facturatiemoment * ✔️ De facturatiechecklist doorlopen * ✔️ Je eerste facturatiebatch aangemaakt en (test) uitgedraaid * ✔️ Documenten toegevoegd aan het dossier *** {% hint style="info" %} **Heb je een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren. {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.totallink.nl/contractbeheer/snel-starten/voor-het-eerst-aan-de-slag-met-totallink-contractbeheer.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.