Eindtoets

De afsluiting van je e-learning. Deze toets controleert of je de stof uit module 1 t/m 5 in de praktijk kunt toepassen — én of je de meest gemaakte fouten herkent voordat ze schade veroorzaken.

Zo werkt de toets

• De toets bestaat uit korte vragen en praktijksituaties, geordend per module.
• Bij elke vraag staat een blok "Toon antwoord". Lees de vraag, vorm eerst je eigen oordeel, en klap dan pas open.
• Er is geen externe tool of inlog nodig — alles staat op deze pagina.
• Geen zorgen: dit is geen examen met gevolgen. Het doel is dat je situaties leert herkennen, zodat je in productie de juiste route kiest.

---

Module 1 · Jouw rol

Vraag 1 — Wie pakt dit op?

Een collega meldt: "Ik probeer al een half uur in te loggen en zie de melding: Your administrator has configured the application TotalLink to block users unless they are specifically granted access…"

Wat doe je?

• A. Ik controleer eerst zorgvuldig de rechten van deze gebruiker in TotalLink.
• B. Ik stuur de melding door naar [e-mail].
• C. Ik stuur de melding door naar de IT-afdeling van mijn eigen organisatie.
• D. Ik laat de gebruiker zijn wachtwoord resetten.

Toon antwoord

Juist: C.

Deze exacte foutmelding komt uit Microsoft Entra ID, niet uit TotalLink. Het betekent dat de gebruiker nog niet in de juiste Entra ID-groep zit. Dat lost de IT-afdeling van je eigen organisatie op — niet jij en niet TotalLink-support.

De valkuil: nieuwe FB's gaan vaak eerst de TotalLink-rechten napluizen (antwoord A). Dat kost al snel 15 minuten en levert niets op, omdat de oorzaak helemaal niet in TotalLink ligt. Leer de tekst van deze foutmelding herkennen — dat scheelt je elke keer tijd.

Vraag 2 — Van jou of niet van jou?

Welke van deze taken is niet jouw werk als functioneel beheerder?

• A. Een gebruiker aan de juiste rechtengroep koppelen.
• B. Een nieuw veld verbergen voor bepaalde groepen.
• C. Een bug in TotalLink oplossen.
• D. Een documentsjabloon klaarzetten.

Toon antwoord

Juist: C.

Bugs in TotalLink los je niet zelf op — die meld je bij [e-mail]. TotalLink bouwt en onderhoudt het systeem; jij richt het in voor jouw organisatie.

Ter herinnering, dit ligt buiten jouw rol:

• Entra ID-toegang verlenen → IT van je eigen organisatie.
• Wachtwoord resetten → de gebruiker zelf via zijn organisatieaccount (SSO).
• Databronnen voor rapportages aanmaken → TotalLink.
• Nieuwe functionaliteit bouwen → indienen als idee via het formulier op de FB-pagina.
• Vakinhoudelijk beoordelen of een NCW of grondexploitatie klopt → de projectleider.

Vraag 3 — De andere kant van rolverwarring

Een gebruiker stelt een vraag over een veld dat hij niet ziet. Wat is hier de fout die je wilt vermijden?

• A. Zelf eindeloos blijven uitzoeken.
• B. Alles meteen doorsturen naar TotalLink of IT zonder eerst zelf te checken.
• C. De gebruiker vragen het later nog eens te proberen.

Toon antwoord

Juist: B.

Te snel doorsturen is net zo goed rolverwarring als te lang zelf zoeken. Doe eerst een korte rolcheck (Module 3) of stel je vraag aan 'Snel antwoord met AI' in de TotalLink-hulppagina's. Die 5 minuten voorkomen een onnodig ticket en lange wachttijd.

Onthoud: niet álles is voor IT/TotalLink, maar ook niet álles is voor jou. Eerst herkennen welke van de vier partijen aan zet is.

Module 2 · Zo werkt TotalLink

Vraag 4 — Werktegels of beheertegels?

Je wilt een gebruikersgroep aanmaken. In welk type tegel doe je dat, en hoe kom je daar?

• A. Werktegel, via het home-icoon.
• B. Beheertegel, via het tandwiel-icoon ⚙️ links in de menubalk.
• C. Werktegel, via de zoekbalk.

Toon antwoord

Juist: B.

Gebruikersbeheer, Onderwerp, Prijsindex en Facturatiekenmerken zijn beheertegels. Je schakelt ernaartoe met het tandwiel-icoon ⚙️. Zie je geen tandwiel? Dan mis je de beheerrol.

Vraag 5 — "Er is iets gewijzigd wat niet had moeten gebeuren"

Een gebruiker meldt dat een waarde is veranderd. Waar kijk je als eerste?

• A. In het logboek via het hamburgermenu → Logboek.
• B. Ik mail meteen [e-mail].
• C. In de releasenotes.

Toon antwoord

Juist: A.

Elke wijziging wordt vastgelegd. Het logboek (hamburgermenu → Logboek) toont wát is aangepast, door wie, wanneer, en de oude én nieuwe waarde. Dat is je reddingsboei.

Heb je gedetailleerdere logging nodig dan het scherm toont? Die vraag je op via [e-mail].

Vraag 6 — Een nieuw veld zien collega's niet (eerste reflex)

Welke handeling is de snelste eerste check als iets niet zichtbaar lijkt?

• A. Scherm verversen met F5.
• B. Een ticket aanmaken.
• C. De gebruiker een nieuw account geven.

Toon antwoord

Juist: A.

Begin altijd simpel: ververs het scherm (F5). Pas daarna ga je dieper (rood-omweg, groepscontrole, onderwerpkoppeling — zie Module 3 en 4). Veel "het werkt niet"-meldingen zijn opgelost met de goedkoopste check eerst.

Module 3 · Gebruikers en rechten beheren

Vraag 7 — Onboarding: ben je klaar?

Je hebt voor een nieuwe collega de medewerkerskaart aangemaakt, hem aan de juiste rechtengroepen gekoppeld, en getest via delegeren. Alles staat klaar. Wat moet je nog doen?

• A. Niets, hij kan maandag inloggen.
• B. IT mailen om hem in de juiste Entra ID-groep te zetten.
• C. Een wachtwoord voor hem instellen.

Toon antwoord

Juist: B.

De TotalLink-kant is klaar, maar zonder de Entra ID-stap door IT kan hij maandag toch niet inloggen. Dit is dé meest gemaakte onboarding-fout — juist omdat de TotalLink-kant zo soepel gaat dat je denkt dat je klaar bent.

Voorkomen: gebruik de checklist Nieuwe medewerker onboarden (hulpmiddelen-pagina). Laatste stap: altijd "IT-mail verstuurd?" afvinken.

Vraag 8 — "Dezelfde rechten als Karin"

Het afdelingshoofd vraagt of de nieuwe collega exact dezelfde rechten als Karin kan krijgen. Wat is de snelste route?

• A. Handmatig elke rechtengroep van Karin overtypen.
• B. Medewerkerskaart → hamburgermenu → Kopieer rechten van → Karin selecteren.
• C. Karins account dupliceren.

Toon antwoord

Juist: B.

Kopieer rechten van neemt alle rechten van Karin over. Let op twee dingen:

1. Bestaande rechten van de nieuwe gebruiker worden overschreven (hier geen probleem, want de kaart is net nieuw — bij een latere wijziging wél opletten).
2. Dit regelt alleen de TotalLink-kant. IT moet hem nog in de Entra ID-groep zetten.

Vraag 9 — Account weg bij uitdiensttreding?

Een medewerker gaat uit dienst en HR vraagt het account te verwijderen. Wat doe je?

• A. Verwijderen via het hamburgermenu.
• B. Archiveren; verwijderen kan niet en is ook onwenselijk.
• C. De rechten leeghalen en het account laten staan.

Toon antwoord

Juist: B.

TotalLink laat een medewerker niet verwijderen, alleen archiveren — dat is een feature, geen bug. Zo blijft de historie behouden. Moeten persoonsgegevens écht weg (AVG)? Maak die handmatig leeg op tabblad Algemeen; de historie blijft bestaan.

Trek bij uitdienst toegang in op beide plekken: archiveren in TotalLink én intrekken in Entra ID door IT. Eén van de twee is niet genoeg.

Vraag 10 — Een naam staat twee keer in het rechtenrapport

In het Rapport gebruikersrechten zie je dezelfde persoon twee keer. Wat is er waarschijnlijk gebeurd en wat doe je?

Toon antwoord

Dubbel account. Twee beheerders hebben de medewerker onafhankelijk aangemaakt. Gevolg: rechten op het ene account, standaard-login op het andere — de gebruiker ziet niets en jij zoekt je suf.

Wat je doet:

• Voeg samen met Vervang deze relatie door (Module 3).
• Voorkom herhaling: controleer altijd eerst via zoeken of iemand al bestaat vóór je aanmaakt, en spreek intern af wie verantwoordelijk is voor het aanmaken van nieuwe medewerkers.

⚠️ Let op: Vervang deze relatie door is onomkeerbaar — het origineel verdwijnt.

Vraag 11 — Externe accountant met leesrechten

Je maakt een account aan voor een externe accountant die alleen mag inzien. Wat zijn de twee aandachtspunten?

Toon antwoord

1. E-mailadres: gebruik geen privé-adres (bijv. Gmail). Een officieel/gemeentelijk adres geeft audit-grip en zorgt dat notificaties en logs kloppen. Controleer dat het domein klopt met het officiële.
2. Einddatum: spreek voor élke externe gebruiker een einddatum af en zet die als reminder in je agenda. Doe daarnaast een kwartaalcheck op externen die nog actief zijn, en trek toegang tijdig in (Entra ID via IT én archiveren in TotalLink).

Koppel hem aan leesgroepen (bijv. Exploitatie_Lezen, Portfolio_Lezen) en controleer via de delegatiefunctie.

Vraag 12 — Hoe noem je een rechtengroep?

Welke groepsnaam volgt de juiste conventie?

• A. Projectleider
• B. Contractbeheerder
• C. Erfpacht_Lezen

Toon antwoord

Juist: C.

Gebruik consequent het format Tegelnaam_Functie (bijv. Snippergroen_Muteren, Erfpacht_Lezen). Groepen op functietitel (A en B) lopen mis: zes maanden later hebben twee projectleiders met afwijkende taken dezelfde rechten en weet niemand meer wat "Projectleider" precies mag.

Heeft iemand een afwijkende rol? Combineer twee functionaliteitsgroepen in plaats van een nieuwe titelgroep te maken.

Module 4 · Velden, rapportages & sjablonen

Vraag 13 — Nieuw veld, rechten op groen, tóch niet zichtbaar

Je voegde gisteren een veld toe aan het projectscherm en zette het stoplicht voor de juiste groep op 🟢. Een collega uit die groep ziet het veld vandaag nog steeds niet, en alle configuratie klopt. In welke volgorde check je?

Toon antwoord

1. Scherm ververst (F5)?
2. Rood-omweg uitgevoerd? Stond het schermstoplicht al op groen toen je het veld toevoegde, dan heeft TotalLink de rechten nog niet opnieuw toegepast op het nieuwe veld. Klik boven de tabel/in de schermbalk eerst op 🔴, dan terug op 🟢 (of 🟠). Dit forceert TotalLink de rechten opnieuw toe te passen.
3. Staat de collega écht in de juiste groep? Check tabblad Beheer op zijn medewerkerskaart.
4. Dubbel account? Rechten op het ene, standaard-login op het andere.
5. Alleen onzichtbaar in rapportages? Dan is Onderwerp t.b.v. lijst niet gekoppeld — een aparte, vaak vergeten stap.

De valkuil: de rood-omweg. Dé reden dat nieuwe velden "niet werken" terwijl alle configuratie klopt. Geheugensteuntje: "nieuwe velden = rood-omweg."

Vraag 14 — Veld zichtbaar in scherm, maar niet in de rapportagetool

Het veld staat in het scherm en collega's zien het, maar in de rapportagetool ontbreekt het. Wat is er mis?

• A. Een bug — melden bij TotalLink.
• B. Stap Onderwerp t.b.v. lijst koppelen is overgeslagen.
• C. De rechten staan op rood.

Toon antwoord

Juist: B.

Een veld dat niet aan het juiste onderwerp is gekoppeld, verschijnt niet in de rapportagetool. Volg de drie-stappen checklist: (1) rechten, (2) Onderwerp t.b.v. lijst koppelen, (3) eventueel als bronveld voor een sjabloon. Sla stap 2 nooit over.

Vraag 15 — Sjabloon staat dubbel in de keuzelijst

Gebruikers melden dat ze een sjabloon twee keer zien: "welke van deze twee is de juiste?" Hoe is dit ontstaan en hoe los je het op?

Toon antwoord

Ontstaan: sjablonen die vroeger bij het onderwerp Relatie hoorden, zijn overgezet naar Overeenkomsten, maar de oude zijn nooit opgeruimd.

Oplossen: koppel na het verplaatsen de menu-items los van de oude relatie-tab in de rapportagetoolbox, en verwijder de oude sjablonen van het oude querysubject.

Vraag 16 — Een MergeField in een Word-sjabloon wijzigen

Je wilt een MergeField aanpassen en typt de nieuwe tag gewoon in de tekst. TotalLink blijft de oude tag herkennen. Waarom, en wat is de juiste manier?

Toon antwoord

De zichtbare tekst aanpassen is niet genoeg: TotalLink kijkt naar de veldcode eronder. Juiste manier: rechtermuisklik op het MergeField → Veld bewerken → pas daar de tag aan.

Vraag 17 — Een kolom is niet beschikbaar in de Rapportage Toolbox

Een kolom die je wilt gebruiken staat op Read-only. Wat doe je?

Toon antwoord

Ga naar ⚙️ → tegel Onderwerp → het betreffende onderwerp (bijv. Overeenkomsten), zoek de kolom bij Beschikbare kolommen en zet het schuifje uit (van Read-only af). Daarna is de kolom bruikbaar in de Rapportage Toolbox.

Module 5 · Configuratie

Vraag 18 — Facturatiekenmerk aanpassen

Het hoofd financiën vraagt het facturatieprofiel voor huurcontracten aan te passen vanwege een andere grootboekrekening. Wat is de veiligste aanpak?

• A. Meteen de bestaande regel wijzigen (Optie A).
• B. Eerst vragen of de wijziging ook voor bestaande contracten geldt of alleen voor nieuwe, en dan bewust voor A of B kiezen.
• C. Een nieuw facturatieprofiel aanmaken en het oude verwijderen.

Toon antwoord

Juist: B.

• Optie A — bestaande regel wijzigen: alle bestaande én nieuwe overeenkomsten krijgen direct de nieuwe waarden. Goed bij het corrigeren van een fout, riskant bij een beleidswijziging vanaf een datum.
• Optie B — oude regel verbergen, nieuwe regel toevoegen: alleen nieuwe overeenkomsten krijgen de nieuwe waarden; bestaande blijven ongewijzigd. Meestal de veilige default.

Of het ook voor bestaande contracten moet gelden, is geen FB-beslissing maar een organisatiebesluit. Jouw taak is zorgen dat die keuze bewust wordt gemaakt.

De valkuil: zonder nadenken Optie A uitvoeren (omdat dat de default lijkt) en de boekhouding overvallen met ongewilde mutaties op lopende contracten. Bij twijfel: overleg met je teamleider of mail [e-mail] om de impact vooraf te checken.

Vraag 19 — Het schuifje 2025=100

In de testomgeving activeer je het schuifje 2025=100 op een prijsindexreeks "om even te kijken hoe het werkt". Een uur later vraag je je af of je dit kunt terugdraaien. Kan dat?

Toon antwoord

Nee — de omzetting is definitief. Ook in de testomgeving. Dit is een van de weinige onomkeerbare acties in TotalLink. Het schuifje activeer je bewust, niet "om even te kijken".

Gelukkig wordt de testomgeving periodiek overschreven met een kopie van productie, dus je fout verdwijnt bij de volgende refresh. Had je dit in productie gedaan? Dan: mail naar [e-mail] en mogelijk herstelwerk aan TotalLink-kant.

De valkuil: aannemen dat álle acties reversibel zijn. De meeste zijn dat (via logboek/archiveren), maar een paar niet — de 2025=100 is er één, medewerker-vervangen-door een andere.

Bij meerdere reeksen: inventariseer eerst álle prijsindexreeksen, doe de omzetting in één sessie en vink per lijst af. Zo blijf je niet met vier reeksen op 2015=100 zitten.

Vraag 20 — Komma of punt?

Een percentage of indexcijfer ziet er na invoer vreemd uit. Wat is de meest waarschijnlijke oorzaak?

Toon antwoord

Je hebt waarschijnlijk een komma in plaats van een punt als decimaalteken getypt (bijv. 3,4 i.p.v. 3.4). Bij prijsindexreeksen vul je óf het indexcijfer óf het percentage in — TotalLink berekent de ander automatisch. Ziet die berekening er raar uit, controleer dan eerst op een komma.

Post-it op je monitor: punt, geen komma bij getallen.

Vraag 21 — Bewaartermijn wijzigen door wetgeving

De bewaartermijn voor Afgebroken overeenkomsten moet van 7 naar 10 jaar. Hoe pak je dit aan?

• A. De bestaande regel openen en overschrijven.
• B. De oude termijn archiveren en een nieuwe termijn aanmaken met de bijgewerkte duur.
• C. De status verwijderen en opnieuw aanmaken.

Toon antwoord

Juist: B.

De bewaartermijn van een bestaande status is bewust niet aanpasbaar. Overschrijven (A) zou per ongeluk alle bestaande overeenkomsten met die status een andere termijn geven. Juiste route: oude termijn archiveren, nieuwe termijn aanmaken. Oude overeenkomsten houden hun oorspronkelijke termijn; nieuwe krijgen de bijgewerkte duur.

Vraag 22 — Vernietigen (AVG)

Je probeert een overeenkomst te vernietigen en krijgt foutmeldingen. In welke volgorde moet het?

Toon antwoord

De volgorde is strikt: documenten → overeenkomst → relatie (optioneel). In een andere volgorde lukt het niet. Gebruik de stappen uit Module 5.

Vraag 23 — Regelgrensbewaking

Wat controleer je nadat je een nieuwe regelgrensbewaking hebt aangemaakt die 3 maanden vóór de einddatum waarschuwt?

Toon antwoord

Controleer dat de bewaking verschijnt in je termijnkalender en dat de juiste persoon als waarschuwingspersoon is ingesteld. Loop bij bestaande bewakingen periodiek na of de waarschuwingspersoon nog actueel is.

Acute fout? Kies de juiste route

Geen enkele FB kan alle fouten voorkomen. Het verschil zit in hoe snel je ze herkent en de juiste route kiest. Gebruik dit blok als naslag.

Situatie	Wat je doet
Alle gebruikers getroffen (systeemfout)	Direct [e-mail] mailen — zet [BLOKKEREND] in het onderwerp.
Eén gebruiker kan niet inloggen, melding lijkt van Entra ID / Azure AD	Naar IT van je eigen organisatie, niet naar TotalLink.
Configuratiefout in productie doorgevoerd	Open het logboek, kijk wat er is gewijzigd. Veel beheeracties zijn te herstellen via Archiveer of Vervang-routes — zie de betreffende module.
CBS 2025=100 per ongeluk op verkeerde lijst geactiveerd	Niet zelf verder proberen — direct [e-mail] mailen met uitleg (onomkeerbaar).

Twee acties zijn onomkeerbaar — herken ze:

• 2025=100 activeren op een prijsindexreeks.
• Vervang deze relatie door (het origineel verdwijnt).

Bij deze twee: niet "even kijken", maar bewust uitvoeren.

Jouw score & afronding

Tel je goede antwoorden (23 vragen in totaal). Reken open vragen als "goed" wanneer je de kernpunten uit het antwoordblok zelf had benoemd.

Score	Betekenis
19–23 goed (≥ 80%)	Goede beheersing van de stof. Je herkent de situaties en kiest de juiste route.
14–18 goed	Bijna. Lees de modules terug waar je de meeste fouten maakte en doe de toets opnieuw.
< 14 goed	Loop module 1 t/m 5 nog een keer rustig door met de testomgeving ernaast.

Gehaald? Je bent klaar om als functioneel beheerder met TotalLink aan de slag te gaan.

Vier concrete vervolgstappen voor de komende weken:

1. Draai het Rapport gebruikersrechten in productie en doorloop het één keer rustig.
2. Stem de aanvraagprocedure voor nieuwe gebruikers af met je teamleider én IT.
3. Plan maandelijks 30 minuten FB-hygiëne (rechten scannen, externen zonder einddatum, openstaande bewakingen, releasenotes).
4. Meld je hier aan om releasenotes en release-tests te ontvangen via mail op het moment dat deze er zijn.

Veel succes in je rol!