Ctrlk

Module 1 Jouw rol

Module 1 van 5 · ⏱️ 20 minuten · 📊 Beginnersniveau · Geen voorkennis nodig

Voor je gaat klikken in TotalLink leggen we eerst je rol uit. Wat is een functioneel beheerder eigenlijk, wat doe je wel en wat niet, en wie doet de rest? Dit is de kortste maar belangrijkste module, als je dit begrijpt ben je klaar voor het vervolg van de training.

🎯 Wat ga je in deze module leren?

  • Welke rol je hebt in TotalLink.

  • Wie waarvoor verantwoordelijk is — jij, je IT-afdeling, de leverancier TotalLink, en de eindgebruikers.

  • Welke vragen jij oppakt en welke je doorzet naar iemand anders.

⏱️ Geschatte tijd: 20 minuten

🤔 Eerst: wat denk jij?

Voor je begint, bedenk voor jezelf in één zin: "Een functioneel beheerder is iemand die…"

Wat is TotalLink?

TotalLink is het softwarepakket waarmee jouw organisatie projecten, contracten, vastgoed en grondexploitaties beheert. Eindgebruikers zoals projectleiders, planeconomen en contractbeheerders gebruiken het dagelijks om hun werk te doen.

Wat doet een functioneel beheerder?

De functie van een functioneel beheerder is het afstemmen van TotalLink op de behoeften van gebruikers.

Jij zorgt dat het systeem voor hen werkt: dat ze toegang hebben tot wat ze nodig hebben, dat de juiste schermen en velden zichtbaar zijn, en dat afspraken zoals prijsindexering en facturatie kloppen.

Als functioneel beheerder ben jij het eerste aanspreekpunt voor eindgebruikers en de brug tussen hen, je IT-afdeling en de leverancier TotalLink. Je bouwt het systeem niet zelf, dat doet TotalLink, maar je richt het in voor jullie organisatie.

Concreet ga je dingen instellen zoals:

  • Wie toegang heeft — welke medewerker tot welk deel van het systeem

  • Wat gebruikers mogen zien en doen — welke schermen, knoppen en gegevens zichtbaar zijn per rol

  • Hoe schermen en velden eruitzien — volgorde, naamgeving en zichtbaarheid afstemmen op jullie werkwijze

  • Welke afspraken in het systeem zitten — bijvoorbeeld prijsindexering, facturatie, bewaartermijnen en controles waarbij twee personen moeten goedkeuren

Vuistregel die later veel tijd bespaart: hoe beter je de rechtenstructuur inricht, hoe minder vragen je krijgt. Investeer daar in.

De vierhoek: wie doet wat?

Dit is het belangrijkste plaatje van deze training. Zorg dat het blijft hangen: er zijn vier partijen die samen TotalLink draaiende houden, en jij staat in het midden. De eindgebruikers als jouw klanten en TotalLink en je eigen IT-afdeling als jouw ondersteuners.

Met betrekking tot het verlenen van toegang tot TotalLink, is de IT-afdeling van de organisatie nadrukkelijk betrokken. Dit omdat TotalLink vaak via SSO (Single Sign-On) werkt. Het verlenen van toegang is daardoor een gedeelde verantwoordelijkheid: de functioneel beheerder regelt dit binnen TotalLink, terwijl IT de toegang centraal beheert.

Wat is wél van jou, wat niet?

  • Gebruiker aanmaken in TotalLink en in de juiste groep plaatsen

  • Bepalen wat een gebruiker mag zien en doen (rechten)

  • Velden toevoegen, aanpassen of verbergen

  • Documentsjablonen klaarzetten zodat gebruikers ze kunnen gebruiken bij het printen

  • Prijsindexering bijwerken en facturatie-instellingen aanpassen

  • Centrale waarschuwingen instellen — bijvoorbeeld een melding wanneer een grenswaarde wordt overschreden

  • Een Medewerker archiveren bij uitdiensttreding

  • Beoordelen of een melding doorgezet moet worden naar [email protected]

Veelgemaakte fout: iemand heeft de juiste rechten in TotalLink, maar kan toch niet inloggen. Vaak komt dit doordat de gebruiker nog niet aan de juiste groep is gekoppeld in Microsoft Entra ID van het IT systeem van jouw organisatie zelf. Controleer daarom altijd zowel de instellingen in TotalLink als de Entra ID toegang van jouw organisatie.

✍️ Oefeningen

Je krijgt drie berichten binnen op je eerste werkdag. Wie pakt dit op? Bepaal voor elk: ik zelf / IT / TotalLink / eindgebruiker.

Vraag 1 — "Hoi, ik ben nieuw bij de afdeling Grondzaken. Kun je me toegang geven tot TotalLink?"

Jij én IT samen. Jij maakt in TotalLink het medewerkerprofiel aan en plaatst deze in de juiste (rechten)groepen. IT zorgt dat de persoon in de juiste Entra ID-groep zit. Zonder die tweede stap werkt inloggen niet. In Module 3 leer je beide stappen.

Vraag 2 — "Ik kom niet in TotalLink, ik krijg de melding 'Your administrator has configured the application TotalLink to block users…' bij het inloggen."

IT. Deze foutmelding komt uit Entra ID en betekent dat de gebruiker niet in de juiste Entra ID-groep zit. Niets met TotalLink zelf te maken. Stuur door naar de IT-afdeling van je eigen organisatie.

Vraag 3 — "Mijn collega ziet een veld niet dat ik wel zie."

Jij zelf. Deze collega heeft dan geen rechten op dit veld. In Module 3 leer je het stoplichtmodel — dan los je dit soort meldingen op.

🎒 Meenemen naar je werkplek

3 handige tips voor je doorgaat naar Module 2:

PreviousIntroductieNextModule 2 Zo werkt TotalLink

Was this helpful?