Ctrlk

Module 2 Zo werkt TotalLink

introductie en hoe te navigeren door TotalLink.

Module 2 van 5 · ⏱️ 35 minuten · 📊 Beginnersniveau · Open TotalLink testomgeving ernaast

In deze module krijg je een rondleiding door TotalLink. Je leert inloggen, het verschil tussen werktegels en beheertegels, de drie manieren om te navigeren, en wat het hamburgermenu per tegel doet. Klik gewoon rustig mee in de testomgeving — je kunt niks stuk maken.

🎯 Na deze module kun je…

  • Zelf uitleg en hulp vinden over TotalLink

  • Inloggen via SSO en weten wat er gebeurt als dat mislukt

  • Het verschil tussen werktegels en beheertegels benoemen en ertussen schakelen

  • Navigeren in TotalLink.

  • Een logboek openen om te zien wat er gewijzigd is

Zelf uitleg en hulp vinden over TotalLink

In TotalLink zit boven in de balk een vraagteken icoon. Dit brengt je bij de Support site van TotalLink. Hier hebben we alle kennis van al onze mensen ingestopt. Wat je misschien nog niet weet, is dat het hulpsysteem van TotalLink de meeste van je hulpvragen direct kan beantwoorden. Stel je vraag hiervoor in de grote vraagbalk op de welkomstpagina (of boven bij de knop 'Ask'). Probeer het maar eens.

🔐 Inloggen — via SSO

Inloggen in TotalLink gaat via Single Sign-On (SSO): gebruikers worden via hun organisatieaccount (Microsoft) automatisch herkend in TotalLink, zonder apart wachtwoord. Voorwaarde is dat de systeembeheerder de toegang vooraf heeft ingericht in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD).

Werkt het niet? Zie je deze foutmelding:

"Your administrator has configured the application TotalLink to block users unless they are specifically granted access…"

Dan zit de gebruiker niet in de juiste Azure AD-groep. Dat lost IT op, niet jij. Meer details in Module 5 en in Veelgemaakte fouten.

Testomgeving: achter het internetadres waar je normaliter naartoe gaat, zet je het woord test. Dus mijnorganisatie.totallink.nl wordt mijnorganisatietest.totallink.nl. De testomgeving is volledig gescheiden van productie — periodiek wordt een kopie van de productieomgeving naar de testomgeving gezet om de testomgeving actueel te houden met productiedata.

Het startscherm: twee soorten tegels

Na het inloggen kom je op het hoofdscherm. Dat bestaat uit tegels — Een tegel is een klikbaar blok op je startscherm in TotalLink dat snelle toegang geeft tot een onderdeel van het systeem. Er zijn werktegels en beheertegels. De beheertegels bevatten alle zaken die met het beheer van het systeem te maken hebben. De werktegels bevatten alle zaken die te maken hebben met het dagelijks gebruik van het systeem.

Werktegels zijn voor dagelijkse werkzaamheden, voorbeelden hiervan:

  • Projecten — grondexploitaties, facilitaire projecten

  • Overeenkomsten — contractbeheer

  • Relatie / Medewerker — personen en organisaties

  • Tijdmachine — vastleggingen (foto's) van het projecten portfolio

Deze tegels zijn zichtbaar voor gebruikers, mits daarvoor geautoriseerd.

Voorbeeld van werktegels
Voorbeeld van beheertegels (de knop met het tandwiel is geactiveerd).

Navigeren door TotalLink.

1

1. Zoeken

Geef in de grijze bovenbalk enkele zoekwoorden of delen daarvan in. TotalLink toont daarna automatisch alle resultaten, per tegel. Tegels zonder resultaat worden verborgen.

Resultaten worden als volgt getoond:

  • Favorieten (bovenaan).

  • Laatst geopend.

  • Gearchiveerd (onderaan, grijs/cursief).

Een klik op de resultaten opent de betreffende pagina.

2

2. Home-icoon

De homeknop bevindt zich linksbovenin het venster. Vanaf elke pagina ga je hiermee direct terug naar het hoofdscherm. Handig als je de weg kwijt bent. Werk je in de beheertegels, dan worden alle beheertegels getoond na het aanklikken van de home knop. je ziet de werktegels weer nadat je de beheerknop hebt gedeactiveerd.

3

3. Meerdere schermen openen

Je kunt TotalLink meerdere keren openen en naast elkaar gebruiken. Ook kun je een link in een nieuw venster openen door hierop te klikken terwijl je de shiftknop ingedrukt houdt.

Door een link aan te klikken met de control (ctrl) knop ingedrukt, opent totallink in hetzelfde venster in een nieuw tabblad.

Door op link met de rechtermuisknop te klikken, kun je kiezen tussen openen in een nieuw venster of een nieuw tabblad.

Dit werkt op projecten, dossiers, sjablonen, de kaart en het home-icoon. Erg handig als je iets wilt vergelijken zonder steeds terug te moeten klikken met de back toets (pijltje naar links, linksboven in je browser).

Het hamburgermenu

In bijna elk scherm binnen TotalLink vind je in de bovenbalk het hamburgermenu. Hierin staan zowel gebruikers- als beheerfuncties. De inhoud van het menu is toegespitst op het geopende item en kan daarom per scherm verschillen.

Leer het hamburgermenu goed kennen. 80% van je dagelijkse FB-werk zit hier. Als je ergens een actie zoekt en de normale knoppen het niet laten zien, open het hamburgermenu — waarschijnlijk vind je het daar.

Favorieten

Markeer veelgebruikte items als favoriet: klik linksboven op het ster-icoon (☆) om een pagina te markeren. Klik nogmaals (★) om te verwijderen. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten.

Items aanmaken, archiveren en verwijderen

Actie
Hoe

Aanmaken

Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat. Klik daarna op het ➕ icoon rechtsboven in de tegel.

Verwijderen

Open het item → klik op menu-icoon → Verwijderen. Let op: permanent, niet terug te halen.

Archiveren

Open het item → klik op menu-icoon → Archiveren. Gearchiveerde items zijn nog op te vragen.

Uit archief halen

Zoek het item (staat onderaan in grijs) → menu-icoon → Uit archief halen.

Verwijderen is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden.

Het Logboek

Elke wijziging in TotalLink wordt vastgelegd. Je opent het logboek via het hamburgermenu → Logboek. Je ziet dan wat is aangepast, wie dit heeft gedaan, wanneer, de oude waarde en de nieuwe waarde.

Dit is je reddingsboei bij vragen als "er is iets gewijzigd wat niet had moeten gebeuren". Heb je een meer gedetailleerdere logging nodig dan het scherm toont? Dan kun je dit opvragen via [email protected].

✍️ Oefening: vind deze zes dingen in de testomgeving

Probeer in de testomgeving de onderstaande zaken. Mocht iets niet duidelijk zijn, schroom niet om 'Snel antwoord met AI' in de TotalLink hulpagina's te gebruiken.

1

Schakel naar de beheertegels

Klik op het tandwiel ⚙️ links in de verticale menubalk.

✅ Je ziet nu andere tegels dan daarvoor — onder andere Gebruikersbeheer, Onderwerp, Prijsindex, Facturatiekenmerken.

2

Zoek jezelf

Typ je eigen achternaam in de zoekbalk. Klik op je naam in de resultaten.

✅ Je bent er als je je eigen medewerkerskaart ziet met tabbladen Algemeen en Beheer.

3

Open het hamburgermenu

In de medewerkerskaart van jezelf, klik op het hamburgermenu.

✅ Je ziet opties zoals Beheer velden, Beheer rechten, Archiveren.

4

Open het tabblad Beheer op je eigen medewerkerskaart

Op je eigen medewerkerskaart, klik op het tabblad Beheer.

✅ Je ziet de velden Gebruikersnaam en Rechten. De rechten die staan ingevuld zijn jouw gebruikersgroepen.

5

Open het logboek van een willekeurig project

Ga naar Projecten, open een willekeurig project, klik op het hamburgermenu → Logboek.

✅ Je ziet een lijst wijzigingen met datum, gebruiker, oud en nieuw.

6

Vind de handleiding

Klik boven in de balk op het ?-icoon in het hoofdmenu.

✅ Je komt nu op op de Support site uit van TotalLink (Daar zit je nu ook). Bookmark deze pagina — hij is veel beter dan je denkt.

🎒 Meenemen naar je werkplek

PreviousModule 1 Jouw rolNextModule 3 Gebruikers en Rechten beheren

Last updated

Was this helpful?