> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-2-zo-werkt-totallink.md). # Module 2 Zo werkt TotalLink {% hint style="info" %} **Module 2 van 5** Β· ⏱️ 35 minuten Β· πŸ“Š Beginnersniveau Β· **Open TotalLink testomgeving ernaast** {% endhint %} In deze module krijg je een rondleiding door TotalLink. Je leert inloggen, het verschil tussen werktegels en beheertegels, de drie manieren om te navigeren, en wat het *hamburgermenu* per tegel doet. Klik gewoon rustig mee in de testomgeving β€” je kunt niks stuk maken. *** ## 🎯 Na deze module kun je… * Zelf uitleg en hulp vinden over TotalLink * Inloggen via SSO en weten wat er gebeurt als dat mislukt * Het verschil tussen **werktegels** en **beheertegels** benoemen en ertussen schakelen * **Navigeren** in TotalLink. * Een **logboek** openen om te zien wat er gewijzigd is *** ## ![](/files/FIIkybdLVD3ZNXmHxZ3e) Zelf uitleg en hulp vinden over TotalLink In TotalLink zit boven in de balk een vraagteken icoon. Dit brengt je bij de Support site van TotalLink. Hier hebben we alle kennis van al onze mensen ingestopt. Wat je misschien nog niet weet, is dat het hulpsysteem van TotalLink de meeste van je hulpvragen direct kan beantwoorden. Stel je vraag hiervoor in de grote vraagbalk op de welkomstpagina (of boven bij de knop 'Ask'). Probeer het maar eens. {% embed url="" %} ## πŸ” Inloggen β€” via SSO Inloggen in TotalLink gaat via Single Sign-On (SSO): gebruikers worden via hun organisatieaccount (Microsoft) automatisch herkend in TotalLink, zonder apart wachtwoord. Voorwaarde is dat de systeembeheerder de toegang vooraf heeft ingericht in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). {% hint style="warning" %} **Werkt het niet?** Zie je deze foutmelding: > *"Your administrator has configured the application TotalLink to block users unless they are specifically granted access…"* Dan zit de gebruiker niet in de juiste Azure AD-groep. Dat lost IT op, niet jij. Meer details in Module 5 en in [Veelgemaakte fouten.](broken://pages/3406aa943b164d2c28affb3a155db567c5b9ea5c) {% endhint %} **Testomgeving:** achter het internetadres waar je normaliter naartoe gaat, zet je het woord `test`. Dus `mijnorganisatie.totallink.nl` wordt `mijnorganisatietest.totallink.nl`. De testomgeving is volledig gescheiden van productie β€” periodiek wordt een kopie van de productieomgeving naar de testomgeving gezet om de testomgeving actueel te houden met productiedata. *** ## Het startscherm: twee soorten tegels Na het inloggen kom je op het hoofdscherm. Dat bestaat uit **tegels** β€” Een tegel is een klikbaar blok op je startscherm in TotalLink dat snelle toegang geeft tot een onderdeel van het systeem. Er zijn werktegels en beheertegels. De beheertegels bevatten alle zaken die met het beheer van het systeem te maken hebben. De werktegels bevatten alle zaken die te maken hebben met het dagelijks gebruik van het systeem. {% tabs %} {% tab title="Werktegels (dagelijks)" %} Werktegels zijn voor dagelijkse werkzaamheden, voorbeelden hiervan: * **Projecten** β€” grondexploitaties, facilitaire projecten * **Overeenkomsten** β€” contractbeheer * **Relatie / Medewerker** β€” personen en organisaties * **Tijdmachine** β€” vastleggingen (foto's) van het projecten portfolio Deze tegels zijn zichtbaar voor gebruikers, mits daarvoor geautoriseerd. {% endtab %} {% tab title="Beheertegels (FB-only)" %} Beheertegels zijn voor jou als functioneel beheerder: * **Gebruikersbeheer** β€” medewerkers, groepen, rechten * **Onderwerp** β€” velden die beschikbaar zijn in rapportages en sjablonen * **Koppelingen** β€” externe verbindingen (Kadaster, DMS, API) * **Facturatiekenmerken, Prijsindex, Archiveringstermijnen** β€” moduleconfiguratie Je schakelt ertussen via het **tandwiel-icoon** βš™οΈ links in de verticale menubalk. > Beheertegels zijn alleen zichtbaar als je (functioneel) beheerrechten hebt. Geen tandwiel? Dan mis je de rol. > {% endtab %} > {% endtabs %}

Voorbeeld van werktegels

Voorbeeld van beheertegels (de knop met het tandwiel is geactiveerd).

*** ## Navigeren door TotalLink. {% stepper %} {% step %} #### 1. Zoeken
Geef in de grijze bovenbalk enkele zoekwoorden of delen daarvan in. TotalLink toont daarna automatisch alle resultaten, per tegel. Tegels zonder resultaat worden verborgen. Resultaten worden als volgt getoond: * Favorieten (bovenaan). * Laatst geopend. * Gearchiveerd (onderaan, grijs/cursief). Een klik op de resultaten opent de betreffende pagina. {% endstep %} {% step %} #### 2. Home-icoon
De homeknop bevindt zich linksbovenin het venster. Vanaf elke pagina ga je hiermee direct terug naar het hoofdscherm. Handig als je de weg kwijt bent. Werk je in de beheertegels, dan worden alle beheertegels getoond na het aanklikken van de home knop. je ziet de werktegels weer nadat je de beheerknop hebt gedeactiveerd. {% endstep %} {% step %} #### 3. Meerdere schermen openen Je kunt TotalLink meerdere keren openen en naast elkaar gebruiken.\ Ook kun je een link in een nieuw **venster** openen door hierop te klikken terwijl je de **shiftknop** ingedrukt houdt. Door een link aan te klikken met de **control (ctrl)** knop ingedrukt, opent totallink in hetzelfde venster in een nieuw tabblad. Door op link met de **rechtermuisknop** te klikken, kun je kiezen tussen openen in een **nieuw venster** of een **nieuw tabblad**. Dit werkt op projecten, dossiers, sjablonen, de kaart en het home-icoon. Erg handig als je iets wilt vergelijken zonder steeds terug te moeten klikken met de back toets (pijltje naar links, linksboven in je browser). {% endstep %} {% endstepper %} ## Het hamburgermenu
In bijna elk scherm binnen TotalLink vind je in de bovenbalk het hamburgermenu. Hierin staan zowel gebruikers- als beheerfuncties. De inhoud van het menu is toegespitst op het geopende item en kan daarom per scherm verschillen. {% hint style="info" %} **Leer het hamburgermenu goed kennen.** 80% van je dagelijkse FB-werk zit hier. Als je ergens een actie zoekt en de normale knoppen het niet laten zien, open het hamburgermenu β€” waarschijnlijk vind je het daar. {% endhint %} ## Favorieten Markeer veelgebruikte items als favoriet: klik linksboven op het ster-icoon (β˜†) om een pagina te markeren. Klik nogmaals (β˜…) om te verwijderen. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten. ## Items aanmaken, archiveren en verwijderen | Actie | Hoe | | --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aanmaken** | Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat. Klik daarna op het βž• icoon rechtsboven in de tegel. | | **Verwijderen** | Open het item β†’ klik op menu-icoon β†’ *Verwijderen*. **Let op: permanent, niet terug te halen.** | | **Archiveren** | Open het item β†’ klik op menu-icoon β†’ *Archiveren*. Gearchiveerde items zijn nog op te vragen. | | **Uit archief halen** | Zoek het item (staat onderaan in grijs) β†’ menu-icoon β†’ *Uit archief halen*. | {% hint style="danger" %} Verwijderen is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden. {% endhint %} *** ## Het Logboek Elke wijziging in TotalLink wordt vastgelegd. Je opent het logboek via het hamburgermenu β†’ **Logboek**. Je ziet dan wat is aangepast, wie dit heeft gedaan, wanneer, de oude waarde en de nieuwe waarde. Dit is je reddingsboei bij vragen als *"er is iets gewijzigd wat niet had moeten gebeuren"*. \ Heb je een meer gedetailleerdere logging nodig dan het scherm toont? Dan kun je dit opvragen via `service@totallink.nl`. *** ## ✍️ Oefening: vind deze zes dingen in de testomgeving Probeer in de testomgeving de onderstaande zaken. Mocht iets niet duidelijk zijn, schroom niet om 'Snel antwoord met AI' in de TotalLink hulpagina's te gebruiken. {% stepper %} {% step %} #### Schakel naar de beheertegels Klik op het **tandwiel** βš™οΈ links in de verticale menubalk. βœ… Je ziet nu andere tegels dan daarvoor β€” onder andere **Gebruikersbeheer**, **Onderwerp**, **Prijsindex**, **Facturatiekenmerken**. {% endstep %} {% step %} #### Zoek jezelf Typ je eigen achternaam in de zoekbalk. Klik op je naam in de resultaten. βœ… Je bent er als je je eigen medewerkerskaart ziet met tabbladen *Algemeen* en *Beheer*. {% endstep %} {% step %} #### Open het hamburgermenu In de medewerkerskaart van jezelf, klik op het hamburgermenu. βœ… Je ziet opties zoals *Beheer velden*, *Beheer rechten*, *Archiveren*. {% endstep %} {% step %} #### Open het tabblad Beheer op je eigen medewerkerskaart Op je eigen medewerkerskaart, klik op het tabblad **Beheer**. βœ… Je ziet de velden *Gebruikersnaam* en *Rechten*. De rechten die staan ingevuld zijn jouw gebruikersgroepen. {% endstep %} {% step %} #### Open het logboek van een willekeurig project Ga naar **Projecten**, open een willekeurig project, klik op het hamburgermenu β†’ **Logboek**. βœ… Je ziet een lijst wijzigingen met datum, gebruiker, oud en nieuw. {% endstep %} {% step %} #### Vind de handleiding Klik boven in de balk op het **?-icoon** in het hoofdmenu. βœ… Je komt nu op op de Support site uit van TotalLink (Daar zit je nu ook). Bookmark deze pagina β€” hij is veel beter dan je denkt. {% endstep %} {% endstepper %} *** *** ## πŸŽ’ Meenemen naar je werkplek * [ ] **Stel favorieten** in β€” minimaal 3 items (projecten, dossiers, rapporten) die je vaak nodig hebt * [ ] **Bekijk de releasenotes** via het ?-icoon β€” zie wat er de afgelopen maanden is veranderd * [ ] **Bookmark** de testomgeving (`...test.totallink.nl`) in je browser β€” je hebt hem in alle volgende modules nodig --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.totallink.nl/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-2-zo-werkt-totallink.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.