Module 3 Gebruikers en Rechten beheren

Module 3 van 5 · ⏱️ 65 minuten · 📊 Beginnersniveau · Testomgeving actief nodig

Dit is de langste en belangrijkste module. Je leert hier hoe je nieuwe medewerkers onboardt en hen de juiste rechten toekent. Rechten stel je niet per persoon in, maar via gebruikersgroepen — dat scheelt je veel werk. Na deze module kun je zelfstandig gebruikers toevoegen en rechten beheren via groepen.

---

🎯 Na deze module kun je…

• Een nieuwe medewerker onboarden en aan de juiste gebruikersgroepen koppelen.

• Weten wanneer IT moet bijspringen (Microsoft Entra ID / SSO) en wanneer je het zelf afkunt.

• Rechten per gebruikersgroep instellen op invoervelden, beheermenu's en rapporten.

• Zelf een gebruikersgroep (rechtengroep) aanmaken, een passende naam geven en de bijbehorende rechten instellen.

• Een medewerker uit dienst zetten zonder diens historie te verliezen.

• Dubbele accounts samenvoegen.

---

Inhoud Module

Klik op de onderstaande button om de inhoud van deze module te doorlopen. Aan het einde van de inhoud staat ook weer een knop waardoor je hier terug komt.

Leer gebruikers en rechten beheren

---

✍️ Hands-on oefening (20 min)

Drie scenario's in de testomgeving — doe ze daadwerkelijk door. Rechten leer je niet alleen uit leestekst.

Scenario A — Nieuwe planeconoom

Mail van je teamleider: "Sandra de Wit begint maandag als planeconoom voor de Havenkade-ontwikkeling. Ze moet projecten kunnen muteren en rapportages kunnen draaien."

Opdracht:

1. Controleer of Sandra al bestaat in de testomgeving

2. Maak het account aan met [email protected]

3. Koppel aan de gebruikersgroepen Relatie_Muteren + Exploitatie_Muteren (of de vergelijkbare aanwezig in jullie testomgeving)

4. Mail een (dummy) bericht aan IT met de vraag om Entra ID-toegang

Scenario B — Accountant met leesrechten

De externe accountant wil project- en portfoliodata kunnen inzien, niets wijzigen.

Opdracht:

1. Maak het account aan met de AVG-overwegingen in je achterhoofd

2. Koppel het account aan de rechtengroepen Exploitatie_Lezen en Portfolio_Lezen

3. Controleer de ingestelde rechten via de delegatiefunctie.

Scenario C — Stoplichten oefenen

De HR-afdeling wil dat een nieuw veld "BSN" op de medewerkerskaart alleen zichtbaar is voor groep HR_Muteren en onzichtbaar voor alle anderen.

Opdracht:

1. Voeg een fictief veld TestBSN toe via Beheer velden op de medewerkerskaart

2. Open Beheer rechten op de medewerkerskaart

3. Zet het stoplicht op 🟢 groen voor HR_Muteren (of een bestaande groep naar keuze) en op 🔴 rood voor alle andere groepen

4. Controleer via de delegatie functie.

🔍 Nagesprek — waar moest je op letten?

• Bij A: vergat je de IT-stap? Dat is een klassieker. In productie lost dit niet zichzelf op — Sandra staat dan maandag vast.

• Bij B: een privé-e-mailadres gebruiken is verleidelijk maar fout. Gemeentelijk/officieel adres geeft audit-grip.

• Bij C: als je het veld meteen op groen zet maar zonder de rood-omweg, en de tabel stond al op een kleur, zag de HR-groep het veld wellicht toch niet. De rood-omweg is in dit scenario onnodig (één los veld), maar goed om 'm in je reflex te krijgen.

---

---

🎒 Meenemen naar je werkplek

• Open het Rapport gebruikersrechten (printericoon in hoofdmenu → Rapport gebruikersrechten). Doorloop het één keer rustig — welke groepen zijn er, wie zit waar in?

• Check op dubbele accounts: zie je iemand twee keer staan? Noteer en bespreek met je teamleider of ze samengevoegd moeten worden

• Stem af met IT: welke Entra ID-groepen zijn er voor TotalLink, en wat is de exacte aanvraagprocedure voor nieuwe gebruikers?