Module 4 Velden, rapportages & sjablonen beheren

Module 4 van 5 · ⏱️ 55 minuten · 📊 Bouwt voort op Module 3 · Testomgeving nodig

In TotalLink zijn velden, rapportages en sjablonen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een veld dat niet aan het juiste onderwerp is gekoppeld verschijnt niet in de rapportagetool. Een rapportage zonder gekoppelde sjablonen levert geen Word-documenten op. Kortom: de volgorde waarin je dingen koppelt, maakt het verschil tussen "het werkt" en "ik snap niet waarom het niet werkt".

Deze module brengt die keten in kaart.

---

🎯 Na deze module kun je…

• Een nieuw veld toevoegen en aan de juiste onderwerpen koppelen

• Kolommen in de rapportagetool configureren

• Een parameter-rapport maken (met variabele invoer door de eindgebruiker)

• Een Word-sjabloon bijwerken via MergeFields

• Een veld beschikbaar maken als bronveld in sjablonen

• De typische FAQ-val "ik heb een veld toegevoegd maar collega's zien het niet" oplossen

---

Inhoud Module

Klik op de onderstaande button om de inhoud van deze module te doorlopen. Aan het einde van de inhoud staat ook weer een knop waardoor je hier terug komt.

Leer velden, rapportages en sjablonen te beheren

---

✍️ Oefening (20 min) — in de testomgeving

Opdracht 1 — Veld toevoegen en koppelen

1. Voeg op de projectkaart een nieuw veld toe genaamd Voorbeeldveld (type: tekst)

2. Koppel het aan het onderwerp Projecten via Onderwerp t.b.v. lijst

3. Geef minimaal één gebruikersgroep (bijv. Exploitatie_Muteren) 🟢 groen op dit veld

4. Open de Rapportage Toolbox onder onderwerp Projecten → kijk of het veld als kolom beschikbaar is

Opdracht 2 — Filter in rapportage opslaan

1. Stel in de Rapportage Toolbox een filter in op overeenkomsten waarvan de einddatum binnen 6 maanden verloopt — laat de datum leeg

2. Sla op als favoriet Verlopende_Overeenkomsten

3. Klik ⋯ → Maak rapport

4. Voer het rapport uit — TotalLink vraagt nu om de peildatum

Opdracht 3 — Kolom bewerkbaar maken

1. Ga naar ⚙️ → tegel Onderwerp → Overeenkomsten

2. Zoek in Beschikbare kolommen een kolom die nu op Read-only staat

3. Zet het schuifje uit — probeer de kolom nu in de Rapportage Toolbox

---

---

🎒 Meenemen naar je werkplek

• Inventariseer de sjablonen in productie — welke staan op welke onderwerpen? Is er duplicatie? Zijn er sjablonen op oude onderwerpen (bijv. nog op Relatie terwijl ze bij Overeenkomsten horen)?

• Bespreek met één eindgebruiker welk veld ze graag extra in hun rapportage zouden willen — en voer het door volgens de drie-stappen checklist

• Bookmark de Microsoft-referenties voor formaatopmaak: standaard nummeropmaak, eigen datumopmaak