Functioneel Beheer Contractbeheer

Inhoud Module

Klik op de onderstaande button om de inhoud van deze module te doorlopen. Aan het einde van de inhoud staat ook weer een knop waardoor je hier terug komt.

1. Vier-ogen principe

2. Contractbeheer specifieke configuratie

Optionele modules ( doorloop deze alleen als deze van toepassing zijn voor jouw organisatie) :

3. DataLink

✍️ Oefeningen (in de testomgeving)

Hieronder oefen je de twee onderdelen die je in deze module hebt doorlopen: het vier-ogen principe en het instellen van de exploitatielink. Doe ze daadwerkelijk in de testomgeving — configuratie leer je niet alleen uit leestekst.

Voordat je begint

Werk in de testomgeving (...test.totallink.nl), niet in productie.
Je kunt niks stuk maken: wijzigingen hier hebben geen invloed op productie.
Houd voor oefening 1 een tweede testaccount bij de hand (of een collega-FB), zodat je de twee rollen kunt naspelen.

Oefening 1 — Vier-ogen principe

Het vier-ogen principe zorgt dat een mutatie pas definitief wordt nadat een tweede gebruiker deze goedkeurt. Je gebruikt het voor gevoelige of risicovolle wijzigingen.

🎯 Doel: je richt een gecontroleerde mutatie in en test dat een wijziging niet definitief wordt zonder goedkeuring.

Kies waarop je controleert

Kies in de testomgeving een grondexploitatie en een veld of status dat een gecontroleerde wijziging verdient (bijv. een bedrag of een statuswijziging).

Richt het vier-ogen principe in

Stel in dat een wijziging door gebruiker A eerst ter goedkeuring naar een tweede gebruiker gaat.

Test als gebruiker A

✅ Je bent goed bezig als de wijziging niet meteen definitief is, maar de status "ter goedkeuring" (of vergelijkbaar) krijgt.

Keur goed als gebruiker B

✅ Je bent klaar als de wijziging ná goedkeuring definitief is, en in het logboek (hamburgermenu → Logboek) zichtbaar is wie muteerde, wie goedkeurde, en de oude en nieuwe waarde.

Oefening 2 — Facturatiekenmerken beheren

Een facturatiekenmerk wijzigen lijkt klein, maar de A/B-keuze bepaalt of je alleen nieuwe of óók alle bestaande overeenkomsten raakt.

🎯 Doel: je past een facturatiekenmerk aan en maakt daarbij bewust de keuze tussen Optie A en Optie B.

Open een facturatiekenmerk

Ga naar ⚙️ → Facturatiekenmerken beheren en open een bestaand kenmerk (bijv. voor huurcontracten).

Bepaal de impact: A of B

Maak de keuze expliciet:

Optie A — bestaande regel wijzigen → alle bestaande én nieuwe overeenkomsten krijgen direct de nieuwe waarden. Goed bij het corrigeren van een fout, riskant bij een beleidswijziging vanaf een datum.
Optie B — oude regel verbergen, nieuwe regel toevoegen → alleen nieuwe overeenkomsten krijgen de nieuwe waarden; bestaande blijven ongewijzigd.

Oefen met Optie B

Verberg de oude regel en voeg een nieuwe regel toe met een afwijkende waarde (bijv. een andere grootboekrekening voor de BTW-component).

Controleer het effect

Open een bestaande overeenkomst en daarna een nieuwe.

✅ Je bent klaar als de bestaande overeenkomst ongewijzigd is en alleen de nieuwe de aangepaste waarde heeft.

Valkuil: zonder nadenken Optie A uitvoeren omdat dat de default lijkt — en de boekhouding overvallen met mutaties op lopende contracten.

In productie: vraag eerst of de wijziging ook voor bestaande contracten moet gelden of alleen voor nieuwe. Dat is een organisatiebesluit, geen FB-beslissing. Bij twijfel: overleg met je teamleider of mail [email protected] om de impact vooraf te checken.

Oefening 3 — Indexeringscijfers beheren

In een indexreeks vul je óf het indexcijfer óf het percentage in — TotalLink berekent de ander automatisch.

🎯 Doel: je voegt een indexcijfer toe en ziet de automatische berekening, en je begrijpt waarom de 2025=100-omzetting onomkeerbaar is.

Voeg een fictief jaar toe

Ga naar ⚙️ → Indexeringscijfers beheren, open een bestaande indexreeks en voeg een fictief jaar toe (bijv. 2027) met percentage 2.5%.

Let op: typ een punt, geen komma (2.5, niet 2,5). TotalLink verwacht een punt als decimaalteken.

Controleer de automatische berekening

✅ Je bent klaar als TotalLink het bijbehorende indexcijfer automatisch heeft berekend.

Ziet de berekening er vreemd uit? Dan heb je waarschijnlijk een komma in plaats van een punt getypt.

Optioneel — 2025=100 simuleren (alleen testomgeving)

Staat er een CPI-reeks die nog op 2015=100 staat? Activeer het schuifje 2025=100 en observeer wat er met de indexcijfers en percentages gebeurt.

Dit is definitief — ook in de testomgeving. De 2025=100-omzetting is een van de weinige onomkeerbare acties in TotalLink.

Per ongeluk geactiveerd op de verkeerde lijst in productie? Niet zelf verder proberen — direct [email protected] mailen met uitleg.

Oefening 4 — Regelgrensbewaking

Een regelgrensbewaking stuurt automatisch een waarschuwing op basis van een datumveld — bijvoorbeeld vóór de einddatum van een overeenkomst.

🎯 Doel: je maakt een waarschuwing aan die op tijd afgaat en verschijnt op de juiste plek.

Maak de bewaking aan

Ga naar ⚙️ → Regelgrensbewaking en maak een nieuwe bewaking die 3 maanden vóór de einddatum van overeenkomsten een waarschuwing naar jezelf stuurt.

Controleer de termijnkalender

✅ Je bent klaar als de bewaking verschijnt in je termijnkalender.

Werkplek-actie: loop bestaande regelgrensbewakingen na — wie zit er als waarschuwingspersoon op, en is dat nog actueel? Een bewaking die naar een vertrokken collega gaat, helpt niemand.

Oefening 5 — Bewaartermijnen instellen

De bewaartermijn van een bestaande status is bewust niet aanpasbaar. Verandert wetgeving, dan archiveer je de oude termijn en maak je een nieuwe aan.

🎯 Doel: je wijzigt een bewaartermijn op de juiste manier, zonder bestaande overeenkomsten te raken.

Het scenario

Wetgeving verandert: de bewaartermijn voor Afgebroken overeenkomsten moet van 7 naar 10 jaar.

Archiveer de oude termijn

Ga naar ⚙️ → Bewaartermijnen instellen en archiveer de bestaande termijn. Open hem niet om te overschrijven — dat lukt bewust niet en zou alle bestaande overeenkomsten met die status raken.

Maak de nieuwe termijn aan

Maak een nieuwe termijn aan met de bijgewerkte duur (10 jaar).

Controleer het effect

✅ Je bent klaar als bestaande overeenkomsten hun oorspronkelijke termijn behouden en alleen nieuwe overeenkomsten de nieuwe duur krijgen.

Verwante valkuil — vernietigen in de verkeerde volgorde. Wil je gegevens vernietigen (AVG), houd dan de strikte volgorde aan: documenten → overeenkomst → relatie (optioneel). In een andere volgorde lukt het niet.

🧠 Korte kennischeck

Vorm eerst je eigen oordeel, klap dan open.

Vraag 1 — Andere grootboekrekening vanaf vandaag

Het hoofd financiën wil voor nieuwe huurcontracten een andere grootboekrekening, bestaande contracten blijven ongemoeid. Welke optie kies je?

A. Optie A — de bestaande regel wijzigen.
B. Optie B — de oude regel verbergen en een nieuwe toevoegen.

Toon antwoord

Juist: B. Optie B raakt alleen nieuwe overeenkomsten; bestaande blijven ongewijzigd. Optie A zou ook alle lopende contracten aanpassen — niet de bedoeling hier.

Vraag 2 — Het indexcijfer ziet er vreemd uit

Je vult een percentage in een indexreeks in en de automatische berekening klopt niet. Wat is de meest waarschijnlijke oorzaak?

Toon antwoord

Je hebt waarschijnlijk een komma in plaats van een punt als decimaalteken getypt. TotalLink verwacht een punt (2.5, niet 2,5).

Vraag 3 — Bewaartermijn verlengen

De bewaartermijn voor een bepaalde status moet langer worden. Wat doe je?

A. De bestaande regel openen en overschrijven.
B. De oude termijn archiveren en een nieuwe aanmaken met de nieuwe duur.

Toon antwoord

Juist: B. De termijn van een bestaande status is bewust niet aanpasbaar. Archiveren + nieuw aanmaken zorgt dat bestaande overeenkomsten hun oorspronkelijke termijn houden en alleen nieuwe de bijgewerkte duur krijgen.

Vraag 4 — Het 2025=100-schuifje

Je hebt in de testomgeving het schuifje 2025=100 op één reeks geactiveerd "om even te kijken". Kun je dat terugdraaien?

Toon antwoord

Nee — de omzetting is definitief, ook in de testomgeving. Het verdwijnt pas bij de volgende refresh (kopie van productie). Activeer dit schuifje dus altijd bewust, niet om "even te kijken". In productie betekent een fout een mail naar [email protected].

Vraag 5 — Waarvoor zet je het vier-ogen principe in?

Toon antwoord

A. Voor elke mutatie in TotalLink.
B. Alleen voor gevoelige of risicovolle wijzigingen die een tweede controle verdienen.
C. Alleen voor het aanmaken van nieuwe gebruikers.

Juist: B.

Het vier-ogen principe is bedoeld voor gecontroleerde mutaties — wijzigingen waarbij een tweede persoon meekijkt en goedkeurt. Het op álles toepassen (A) maakt het dagelijkse werk onnodig traag.

Vraag 6 — Een mutatie blijft op ''ter goedkeuring'' staan. Wat is de meest waarschijnlijke oorzaak?

Toon antwoord

De tweede gebruiker (B) heeft nog niet goedgekeurd. Bij een vier-ogen-mutatie is goedkeuring door de tweede persoon een vereiste voorgaande stap voordat de wijziging definitief wordt. Controleer wie als goedkeurder is ingesteld en of die persoon de openstaande actie ziet.

🎒 Meenemen naar je werkplek

Vier ogen principe: Check intern of afgestemd is welke velden een 4 ogen principe nodig hebben.
Facturatiekenmerken: check of ze volledig zijn en zoveel mogelijk scenario's afdekken.
Indexeringscijfers: controleer de prijsindexreeksen in productie — staan ze nog op 2015=100 en is de omzetting nog niet gedaan? Inventariseer eerst álle reeksen en plan de omzetting in één sessie samen met je teamleider.
Regelgrensbewaking: loop bestaande bewakingen na — wie is de waarschuwingspersoon en is dat nog actueel?
Bewaartermijnen: inventariseer welke overeenkomsttypen al een bewaartermijn hebben en welke niet, en breng dat in beeld.

Klaar?

Ga door naar de Eindtoets