> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/faq-probleemoplossing-en-ideeen/veelgestelde-vragen.md).
# Veelgestelde Vragen
Is het mogelijk dat bepaalde personen bepaalde informatie zoals bijvoorbeeld de financiele gegevens niet zien, of wel kunnen zien, maar niet kunnen muteren?
De beheerder kan een gebruikersgroep aanmaken en de gewenste lees en schrijfrechten toekennen aan deze groep, bijvoorbeeld de groep “Accountant”en vervolgens kunnen deze personen in deze groep worden gezet.
Er is een nieuwe medewerker, hoe voeg ik deze toe aan TotalLink?
Je moet geautoriseerd zijn om gebruikers toe te moeten voegen. zoek eerst op de betreffende naam om te controleren of de persoon al niet bestaat in het systeem. Klik daarna in het hoofdmenu, in de tegel "Relatie" rechtsboven op het + teken. Voeg de persoonsgegevens toe in het tabblad Algemeen. klik vervolgens op het tabblad "Beheer" en vul de gebruikersnaam toe. De gebruikersnaam is doorgaans het e-mail adres van de medewerker. Klik daarna in het veld "Rechten" en selecteer een gebruikersgroep om de persoon de aan deze groep verbonden rechten te geven. Er kunnen meerdere groepen worden toegevoegd.
We willen iemand toevoegen die alleen mag lezen in TotalLink en niet muteren.
Je moet geautoriseerd zijn om gebruikers toe te moeten voegen. zoek eerst op de betreffende naam om te controleren of de persoon al niet bestaat in het systeem. Klik daarna in het hoofdmenu, in de tegel "Relatie" rechtsboven op het + teken. Voeg de persoonsgegevens toe in het tabblad Algemeen. klik vervolgens op het tabblad "Beheer" en vul de gebruikersnaam toe. De gebruikersnaam is doorgaans het e-mail adres van de medewerker. Klik daarna in het veld "Rechten" en selecteer een gebruikersgroep om de persoon de aan deze groep verbonden rechten te geven. Er kunnen meerdere groepen worden toegevoegd. Kies hierbij de betreffende groepen met leesrechten, bijvoorbeeld "Contracten lezen".
Ik wil dat mijn collega dezelfde rechten krijgt als ik zelf.
Maak de nieuwe gebruiker aan door in de relatietegel in het hoofdmenu op de + te klikken. Vul de gegevens van de andere medewerker in en zorg dat ook de gebruikersnaam is ingevuld (meestal het e-mail adres). Klik vervolgens in het menu in de bovenbalk op (icoon met 3 streepjes) en selecteer "kopieer rechten van" en verwijs naar jezelf
Ik wil iemand toevoegen die de facturatie gaat doen, hoe stel ik dit in?
Hiervoor heb je beheerdersrechten nodig. Als je deze hebt, zoek de persoon die deze rechten al heeft, klik in de relatietegel op de naam van deze persoon, ga naar het tabblad beheer en kijk welke rechten er voor deze persoon staan ingesteld. 1 van deze rechten betreft het factureren, dit kan per organisatie verschillen. Er kan een groep zijn aangemaakt voor factureren of dit kan ondergebracht zijn in de rechtengroep "contracten muteren". Zodra je weet welke groep je moet hebben, ga je naar de beheertab van de persoon in kwestie en voeg je de betreffende rechtengroep toe aan deze persoon.
Ik wil een veld alleen voor een bepaalde groep ontsluiten. Ieder ander mag dit veld niet zien, kan dat?
Ja, de beheerder kan hiervoor een rechtengroep aanmaken en vervolgens bij de rechten van het veld aangeven dat alleen personen gekoppeld aan deze rechtengroep dit veld mogen zien en/of muteren.
Er wordt een overzicht gevraagd waarbij je de rechten van alle gebruikers in het systeem ziet.
Dit kan door in het hoofdscherm in de bovenbalk op het printer icoon te klikken en vervolgens op "Rapport gebruikersrechten".
Bij het instellen van gebruikersgroepen zie in steeds hetzelfde format: dossier muteren, dossier lezen, project muteren, project lezen etc. Waarom geen standaard groep zoals "Projectleider"?
Als je gebruikersgroepen aanmaakt zoals "Projectleider" of "Contractbeheerder", dan kost het veel moeite om bij te houden welke rechten een projectleider, contractbeheerder etc. heeft. Door de gebruikersnaam te noemen naar de bijbehorende rechten, is het altijd duidelijk wie wat mag obv gekoppelde groep.
De gemeente wil graag met laptops van buiten het gemeentelijk netwerk kunnen verbinden. Ze maken reeds gebruik van Single Sign On via Azure AD (OpenID connect).
Het afdwingen van Multi-factor authenticatie kunnen jullie zelf in Azure regelen. Ga hiervoor naar Azure Active Directory -> Enterprise applications Klik vervolgens op de applicatie waarvoor je dit wil instellen En ga onder secturity naar “Conditional Access” Van onze zijde dient vervolgens het IP-filter uitgeschakeld te worden om toegang van buiten het gemeentelijk netwerk toe te staan.
Ik heb onlangs gevraagd om onze accountant toegang te geven voor het raadplegen in Totallink.
Maak een account voor de accountant aan en deel deze in in de groepen zoals "Grex lezen" of "Overeenkomst lezen". Dit afhankelijk van de vraagstelling van de accountant en de rechtengroepen zoals deze zijn ingericht.
Hoe kan ik zien welke gebruikers in TotalLink bestaan?
Klik in het hoofdmenu in de bovenbalk op het printericoon en vervolgens op "rapport gebruikersrechten".
Wij willen Single Sign On (SSO) toepassen. Wat is hierin mogelijk in TotalLink.
Elke directory die SAML of openid connect.ondersteunt. het vaakst koppelen we naar Azure AD en ADFS
Ik kan de gegevens niet veranderen / muteren.
Je mag deze gegevens blijkbaar niet muteren. Je hebt geen muteerrechten toegewezen gekregen. informeer bij je beheerder om deze rechten aan te passen.
Ik wil dat een projectleider of andere persoon alleen een paar specifieke projecten kunnen zien waaraan ze zijn toegewezen.
zoek de betreffende persoon op in de tegel "Relatie" of tegel "medewerker", klik op deze persoon, ga naar het tabblad beheer. In de velden "project muteren" en velden "projecten lezen". kunnen de projecten worden aangewezen die deze persoon mag muteren resp. lezen. Indien de velden leeg zijn, wordt er niet gefilterd op specifieke projecten.
We hadden geen beheerder, nu wel. hoe kunnen we de (functioneel) beheerder "beheerder" maken in TotalLink?
Alleen een beheerder kan een andere beheerder aanmaken. Indien er geen beheerder is aangewezen, zal dit via service\@totallink plaats moeten vinden.
Hoe kan de gebruiker allen fases kiezen om tijd op te schrijven, waar hij de rol van heeft.
U kan op bij de medewerker op het tabblad 'Werkrooster' aangeven welke functies iemand vervult. Deze worden gebruikt om om de fases bij het tijdschrijven te filteren.
Ik zie de fase, waarop ik ben ingepland, niet terug bij het tijdschrijven.
Fases zijn zichtbaar vanaf het moment dat ze ingaan tot het moment dat ze afgesloten zijn. Je kunt immers niet op een fase schrijven, die nog moet beginnen.
Wij zijn bezig met het aanpassen van het autorisatiemodel in Totallink. Is het mogelijk om tabbladen te autoriseren? Als je een tabblad onzichtbaar kan maken scheelt dat veel werk.
Nee kan momenteel niet maar staat op de lijst
Foutmelding bij inloggen.
De foutmelding geeft aan de gebruiker aan jullie zijde niet is geautoriseerd om bij TotalLink in te mogen loggen.
De gebruiker zit namelijk niet in de juiste groep.
Dit zit aan jullie zijde, je kan de foutmelding daarom het best doorsturen naar jullie eigen ict afdeling.
Zij kunnen ervoor zorgen dat de gebruiker aan de juiste groep wordt toegevoegd.
Kan TotalLink de gegevens leveren voor het aanleveren van de woningbouwaantallen / woningbouwmonitor?
Ja, hiervoor kan een rapportage van het (woningbouw) programma worden gemaakt. Dit kan door de beheerder worden gedaan, indien deze wat complexer is, kan TotalLink BV dit voor jullie als opdracht maken.
In de rapportagetool kan ik sommige velden niet invullen, ze zijn read-only, en grijs. Dit terwijl het wel handig zou zijn om deze te kunnen muteren.
Dit kan twee redenen hebben. 1 de beheerder heeft dit om functionele redenen op "alleen lezen gezet". Een projectcode mag je bijvoorbeeld niet zomaar even wijzigen omdat de koppeling met de financiële administratie hier op gebaseerd is. De 2e reden is meer een technische reden. Als in TotalLink in het betreffende scherm een voorwaarde wordt afgedwongen voor het invullen van het veld, dan kan deze niet in de rapportagetool worden ingevuld. Bijvoorbeeld: dit veld mag alleen worden ingevuld indien project status X heeft. Idem voor "projectomschrijving" omdat de omschrijving de verbinding is tussen project en de projectfoto's.
Ik mis een kolom in een rapport in de rapportagetool
De beheerder kan instellen welke kolommen worden getoond in de rapportagetool. Vraag de beheerder om deze kolom toe te voegen. De beheerder kan deze toevoegen door in het scherm waar de betreffende gegevens worden ingevoerd naar de beheermodus te gaan, op de naam van het betreffende veld te klikken en aan te geven bij "Onderwerp tbv lijst" in welk tabblad van de rapportagetool het veld moet worden getoond.
In de rapportage van het woningbouwprogramma ontbreekt een kolom, hoe deze toe te voegen?
Hiervoor moet je beheerder zijn, open een willekeurig project met woningbouw, voeg de gevraagde kolom toe. klik in de beheermode op de header van de kolom en selecteer bij "onderwerp tbv lijst" het woningbouwtabblad.
Kan ik een rapportage maken van welke personen op welk tijdstip gewaarschuwd wordt?
in de rapportagetool, ga naar het tabblad "berichten en waarschuwingen"
Hoe nieuwe velden toe te voegen in de rapportagetool?
Ga hiervoor in de beheervelden modus via het menu (drie horizontale streepjes bovenin het hoofdscherm) bij het onderwerp waarvan je een veld wilt gebruiken (bv binnen de relatie tegel): Klik op de label van het veld wat in de rapportagetool wilt terug zien (bv. de straatnaam). In het dialoog, wat opent, staat het veld Onderwerp t.b.v. lijst: Hier kun je velden toevoegen aan de onderwerpen die het veld ondersteunen. Let op dat niet ieder veld ondersteund wordt bij ieder onderwerp. En afhankelijk van sommige onderwerpen, is het toegevoegde veld een optelling.
Bv als je de FCL op het ‘overeenkomsten’ onderwerp zet, dan zie je deze als een lijst van FCL’s over alle onderliggende facturatieregels. Een overeenkomst kan immers meerdere facturatieregels hebben.
Hoe pas ik de kolomvolgorde aan voor exports in de rapportagetool?
De kolom volgorde aanpassen voor een specifieke export:
Klik op een willekeurig veld in het ‘Te tonen kolommen’ gedeelte van de rapportagetool. Via de pijltjes kun je de volgorde veranderen, ook kun je de naam veranderen. Klik op ‘Ok’ om de wijzigingen te verwerken. Sla eventueel het resultaat op als favoriet.
De standaard volgorde aanpassen (Alleen voor de functioneel beheerder): Alternatief kun je ook de standaard volgorde aanpassen. Dit is de volgorde die gehanteerd wordt op het moment dat je de rapportagetool opent. Ga naar de tegel ‘Onderwerp’ deze is te vinden onder de beheertegels (te benaderen via het tandwiel op het zoekscherm: . Ga naar het tabblad: ‘Tabelweergave’ Je kunt de rijen slepen via het sleep icoontje aan het begin van de regel. Hiermee verander je de volgorde. Daarnaast kun je ook andere standaarden overschrijven, zoals de header.
Waarom kunnen we niet alle velden muteren in de rapportatool
Dit kan liggen aan rechten, de kolom staat op alleen lezen, de kolom is een totalisering van informatie, of de kolom is een berekende waarde. Resumerend: deze staan doorgaans op "alleen lezen" indien dit niet kan of omdat het onverstandig is om deze hier te muteren. Mocht er een vermoeden zijn dat een veld onterecht "alleen lezen" is, neem dan hiervoor contact op met de beheerder van TotalLink.
Ik wil een veld op alle tegels toevoegen, hoe doe ik dat zonder 1 voor 1 alle tegels af te moeten lopen?
Mail hiervoor een verzoek naar
Hoe kan ik een project archiveren?
Open het project en klik in het menu (in de bovenbalk, 3 horizontale streepjes) op "Archiveren" .Het project kan weer worden teruggezet op dezelfde wijze. Indien "archiveren" ontbreekt in het menu, heb je niet de benodigde rechten om dit te mogen doen. Raadpleeg hiervoor de beheerder.
Een veld is niet breed genoeg, waardoor ik niet goed kan zien wat er staat. Kan deze breder worden gezet?
De beheerder kan de breedte van het veld voor je vergroten.
Ik ben mijn wachtwoord vergeten.
Deze kan worden gereset door de beheerder. voor de beheerder: open de relatiekaart van de betrokkene en selecteer in het menu de optie "Reset wachtwoord".
Ik wil een projectcode invullen, maar dit lukt niet, het veld wordt rood.
Een projectcode kan en mag maar aan 1 project worden toegekend, indien het veld rood wordt, betekent dit dat er al een project met deze code bestaat. Deze zal eerst moeten worden gewijzigd.
Ik wil in een keuzelijst een categorie toevoegen, aanpassen verwijderen.
Hiervoor moet je beheerder zijn. open het scherm met de betreffende keuzelijst, ga naar beheermode, klik op de omschrijving van de keuzelijst en wijzig het veld "Keuzelijst inhoud".
Kan ik zien wat er in TotalLink is gewijzigd?
De releasenotes zijn te vinden in het hoofdmenu in de bovenbalk door op het ? te klikken en vervolgens op "Release notes" te klikken
Heeft TotalLink een handleiding?
Ja, deze is in het hoofdmenu in de bovenbalk te vinden onder het ? icoon.
Een veld heeft een verwarrende naam, kan deze worden gewijzigd?
De beheerder kan de naam van het veld aanpassen. Ga naar het betreffende veld, klik op beheermode en wijzig de naam van het LABEL.
Een veld is niet meer nodig, kan deze worden verwijderd?
Hiervoor moet je beheerder zijn. Ga naar het betreffende veld, klik op beheer mode, klik op het label van het veld en selecteer "verberg veld".
In de relatiekaart staan veel te veel velden, kunnen deze worden verwijderd?
De beheerder kan dit instellen. Vraag de beheerder om de overbodige velden op "verbergen" te zetten.
Hoe kan ik zien wat er allemaal is gewijzigd in de afgelopen tijd? is er een overzicht met de releases?
klik in het hoofdmenu bovenin op het ? icoon en klik op "release notes" releasenotes
Beheerder zag allemaal vreemde relaties, relaties uit andere modules.
alle relaties worden steeds getoond, ook indien de betreffende gebruiker niet gebruik maakt van de module, maar van een andere module. Dit om te voorkomen dat relaties dubbel worden opgeslagen.
Inmiddels het veld Client 2 toegevoegd en ook in het sjabloon echter wordt de naam voluit geschreven hoe pas ik dit aan?
Ga naar een dossier\
Open de beheermodus\
Ga naar het juiste veld\
Kies de tabel 'opzoekKolom'\
Wissel om: (Voornaam + ' ', isnull(Voorletters + ' ', ''))\
isnull(Bedrijfsnaam + ' ', '') + isnull(Voornaam + ' ', isnull(Voorletters + ' ', '')) + isnull(Tussenvoegsel + ' ', '') + isnull(Achternaam, '') + CASE WHEN Gebruikersnaam IS NOT NULL THEN '' ELSE isnull(' - ' + Straatnaam + isnull(' ' + cast(Huisnummer as varchar) + isnull(Huisletter, '') + ' ', '') + isnull(' ' + Postcode, '') + isnull(' ' + Woonplaats, ''), isnull(' - ' + Postcode + isnull(' ' + Woonplaats, ''), isnull(' - ' + Woonplaats, ''))) END
Ik wil vanuit thuis TotalLink opstarten, maar dat lukt niet.
TotalLink is alleen vanuit de organisatie te openen. Als je deze thuis wilt openen, dan zul je in moeten loggen bij de organisatie (virtual desktop) en van daaruit TotalLink openen zoals je dat altijd doet.
Er is een hack log4j in den lande gaande, heeft dit invloed op de veiligheid van jullie servers?
Nee, wij maken geen gebruik van Apache, enkel van IIS icm MSSQL server.
Ik kan vanuit mijn thuiswerkplek geen contact met TotalLink.
Vanwege beveiligingsredenen is TotalLink alleen vanuit de organisatie te openen. Log eerst in op het netwerk van de organisatie voordat je naar TotalLink gaat. Er is een beveiliging op IP adres gelegd.
De gemeente wil graag met laptops van buiten het gemeentelijk netwerk kunnen verbinden. Ze maken reeds gebruik van Single Sign On via Azure AD (OpenID connect).
Het afdwingen van Multi-factor authenticatie kunnen jullie zelf in Azure regelen. Ga hiervoor naar Azure Active Directory -> Enterprise applications\
Klik vervolgens op de applicatie waarvoor je dit wil instellen\
En ga onder secturity naar “Conditional Access”\
Van onze zijde dient vervolgens het IP-filter uitgeschakeld te worden om toegang van buiten het gemeentelijk netwerk toe te staan.
Hoe weet ik zeker dat de gegevens in TotalLink veilig zijn?
Uiteraard hebben wij vele beveiligingsmaatregelen ingevoerd om TotalLink veilig te maken. Dit is beschreven in ons beveiligingsdocument die je op kunt vragen via . Daarnaast wordt ons systeem ieder jaar door een extern bedrijf gescreend waarbij getracht wordt om zwakheden in het systeem te vinden. Daarnaast is de veiligheid van ons systeem geborgd middels een ISO27001 certificaat. Dit certificaat is terug te vinden op onze website onder "Downloads".
Er zijn gegevens gewijzigd in het systeem buiten mijn weten om. Wat is er gebeurd?
Ieder project en ieder dossier heeft een logboek waarin terug is te vinden wat er is gebeurd. open het betreffende project/dossier, klik op het menu (drie horizontale streepjes in de bovenbalk) en selecteer "logboek". Mocht dit niet volstaan, vraag dan bij servicedesk\@totallink een gedetailleerdere uitdraai.
Heeft TotalLink een testomgeving? en waar vind ik deze?
De testomgeving is te vinden door achter het internetadres waar je normaliter naar toe gaat het woord "test" te zetten: MijnOrganisatie.totallink.nl wordt dan MijnOrganisatietest.totallink.nl
We zien dat het certificaat *.totalink.nl op 16-8-2022 gaat verlopen, onze vraag is, is er al een nieuw certificaat?
Een maand voordat het certificaat verloopt, wordt deze door ons vernieuwd.
Ik ben aan het testen in de testomgeving en de gegevens zijn verouderd en niet meer actueel.
De testomgeving is volledig gescheiden van de productieomgeving. Periodiek kan een kopie van de productieomgeving weer worden gekopieerd naar de testomgeving om de gegevens wat meer actueel te maken.
Onze accountant vraagt naar een bewijs dat het model goed werkt. Hebben jullie een vorm van certifictaat/normering/accountantsbewijs dat total link goed zou rekenen?
Op dit moment bezitten wij niet iets in de trant van een accountantsbewijs.
wat is het IP Adres van Totallink
89.41.171.189 -> wordt ons nieuwe adres\
37.97.148.254 -> het huidig adres wordt binnenkort dus omgezet naar het nieuwe. Hij kan beide toevoegen.
Veld "Einde overeenkomst" of "Archiveringsstatus" niet zichtbaar
Controleer via Functioneel Beheer: - \*Beheer velden\* → kijk of het veld aanwezig is (kolom \*EindeOvereenkomst\*) - \*Beheer rechten\* → controleer of het veld zichtbaar/bewerkbaar is voor de juiste groep
Hoe werkt favorieten instellen en welke mogelijkheden zijn er?
* één gebruiker kan zelf zijn “favorieten” filter instellingen opslaan bij de termijnkalender functionaliteit;
* één functioneel beheerder kan een gebruiker helpen bij het instellen van een “favorieten” filter bij de termijnkalender functionaliteit;
* één functioneel beheerder kan voor alle gebruikers van een gebruikersgroep(mits juiste autorisatie) een “favorieten” filter opslaan.
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:
```
GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/faq-probleemoplossing-en-ideeen/veelgestelde-vragen.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.