> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../contractbeheer-configuratie/bewaartermijnen-instellen.md).

# Bewaartermijnen instellen

## Doel

Met deze handleiding leer je :

* hoe je vastlegt welke bewaartermijnen beschikbaar zijn  .
* hoe je ze (enkel) beschikbaar stelt voor juiste overeenkomsttypen.

Dit, zodat gebruikers de juiste bewaartermijn kunnen selecteren binnen een overeenkomst. 

In combinatie met de einddatum van de overeenkomst, wordt men geïnformeerd wanneer de gegevens vernietigd moeten worden.

## Vereiste rechten

| Taak                                     | Vereiste rechten                                                          |
| ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| Bewaartermijnen instellen                | Functioneel beheer (⚙️ zichtbaar)                                         |
| Vernietigingsdatum bepalen               | Muteerrechten op overeenkomstvelden                                       |
| Overzicht  te vernietigen overeenkomsten | Door functioneel beheer te bepalen, vaak Muteerrechten overeenkomstvelden |
| Definitief vernietigen                   | Muteerrechten op overeenkomst én documenten                               |
| Audittrail bekijken                      | Rapportagetool + tabblad *Vernietigingslogboek*                           |

{% hint style="danger" %}
**Vernietigen is definitief en onomkeerbaar. Controleer altijd eerst alle documenten en gegevens.**
{% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**Wordt er gebruik gemaakt van een extern documentmanagementsysteem (DMS)? Dan worden documenten via deze functionaliteit niet automatisch uit het DMS verwijderd.** 
{% endhint %}

***

## Centrale bewaartermijnen instellen

Het instellen van de centrale bewaartermijnen verloopt in twee stappen:

* Geef aan wat de bewaartermijn is per bewaarstatus — dit doe je in de tabel Bewaartermijn per bewaarstatus.
* Geef aan welke bewaarstatussen zijn toegestaan voor ieder overeenkomsttype — dit doe je in de tabel Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype.

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Bewaartermijn per bewaarstatus instellen

* Klik op **⚙️** → tegel **Bewaartermijnen**
* Klik in deze tegel op het type dat je wilt instellen (bijv. *Overeenkomsten*)
* Ga naar tabel **Bewaartermijn per bewaarstatus**
* Voeg een nieuwe regel toe via **➕** of selecteer een bestaande
* Vul in:
  * **Code** (optioneel, voor externe koppelingen).
  * **Bewaarstatus** (bijv. *Afgebroken*, *Aangegaan*)
  * **Termijn (jaren)** — aantal jaren te bewaren vanaf de einddatum
    {% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype instellen

* Ga naar tabel **Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype**
* Selecteer van iedere overeenkomsttype de bewaarstatussen die een eindgebruiker mag kiezen.
* Stel eventueel meldingen in via **Meldingsinstellingen (i)** — gebruikers ontvangen dan een bericht wanneer de vernietigingsdatum nadert.
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

> ⚠️ TotalLink vernietigt overeenkomsten **niet automatisch**, maar waarschuwt wanneer te vernietigen.

### Centraal ingestelde bewaarstatus verwijderen

Door een centraal ingestelde bewaartermijn te archiveren via het schuifje **Archief**, blijft de termijn behouden op bestaande overeenkomsten, maar is deze niet meer beschikbaar als keuze bij het selecteren van een bewaartermijn op een nieuwe of gewijzigde overeenkomst.

<details>

<summary>FAQ: Wetgeving verandert m.b.t. bewaartermijnen — wat nu?</summary>

Het  is niet mogelijk om de bewaartermijn van een bestaande bewaarstatus te wijzigen. Dit om te voorkomen dat ongewild alle eerder ingestelde bewaartermijnen ook veranderen.\
Laat de oude termijn bestaan → zet op Gearchiveerd. Maak een nieuwe termijn aan met de bijgewerkte duur.

</details>

***

## Overeenkomst en documenten definitief vernietigen

> ⚠️ **Definitief en onomkeerbaar. Controleer altijd eerst alle documenten.**

{% stepper %}
{% step %}

### Documenten verwijderen

1. Open de overeenkomst → tabblad **Documenten**
2. Zet bij te verwijderen documenten het **prullenbak-schuifje** aan
3. Zet **Toon inhoud prullenbak** aan
4. Klik ❌ naast elk document → bevestig met **Ja**

**FAQ:** *Moet ik eerst documenten verwijderen?*\
Ja — altijd eerst documenten, daarna de overeenkomst.
{% endstep %}

{% step %}

### Overeenkomst verwijderen

1. Ga naar de hoofdtitel van de overeenkomst
2. Klik op **⋯ → Verwijderen**
3. Bevestig tweemaal
   {% endstep %}

{% step %}

### Relatiegegevens verwijderen (optioneel)

1. Ga naar de betreffende relatie
2. Controleer via tabblad *Gerelateerde dossiers* of er nog andere dossiers zijn waarvoor de relatie bewaard moet blijven
3. Zo niet: menu → *Verwijderen* → bevestig
   {% endstep %}
   {% endstepper %}

***

## Lege dossiers opsporen

Lege dossiers (zonder documenten of overeenkomsten) zijn te vinden en te beoordelen via:

1. Open de **Rapportagetool**
2. Klik op tabblad **Lege dossiers**
3. Beoordeel per dossier:
   * Blijft het bestaan?
   * Moet het worden verwijderd conform archiefwetgeving?

{% hint style="info" %}
Was je bezig in de e-learning? [Klik dan hier om terug te gaan.](/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-5-overige-configuratie.md)
{% endhint %}


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../contractbeheer-configuratie/bewaartermijnen-instellen.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.