Bewaartermijnen instellen

Met Vernietigingsbeheer stel je bewaartermijnen in op overeenkomsten, zodat je altijd weet welke overeenkomsten — en de bijbehorende data — je moet verwijderen en wanneer.

Doel

Met deze handleiding leer je :

• hoe je vastlegt welke bewaartermijnen beschikbaar zijn .

• hoe je ze (enkel) beschikbaar stelt voor juiste overeenkomsttypen.

Dit, zodat gebruikers de juiste bewaartermijn kunnen selecteren binnen een overeenkomst.

In combinatie met de einddatum van de overeenkomst, wordt men geïnformeerd wanneer de gegevens vernietigd moeten worden.

Vereiste rechten

Taak	Vereiste rechten
Bewaartermijnen instellen	Functioneel beheer (⚙️ zichtbaar)
Vernietigingsdatum bepalen	Muteerrechten op overeenkomstvelden
Overzicht te vernietigen overeenkomsten	Door functioneel beheer te bepalen, vaak Muteerrechten overeenkomstvelden
Definitief vernietigen	Muteerrechten op overeenkomst én documenten
Audittrail bekijken	Rapportagetool + tabblad Vernietigingslogboek

Vernietigen is definitief en onomkeerbaar. Controleer altijd eerst alle documenten en gegevens.

Wordt er gebruik gemaakt van een extern documentmanagementsysteem (DMS)? Dan worden documenten via deze functionaliteit niet automatisch uit het DMS verwijderd.

---

Centrale bewaartermijnen instellen

Het instellen van de centrale bewaartermijnen verloopt in twee stappen:

• Geef aan wat de bewaartermijn is per bewaarstatus — dit doe je in de tabel Bewaartermijn per bewaarstatus.

• Geef aan welke bewaarstatussen zijn toegestaan voor ieder overeenkomsttype — dit doe je in de tabel Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype.

1

Stap 1 — Bewaartermijn per bewaarstatus instellen

• Klik op ⚙️ → tegel Bewaartermijnen

• Klik in deze tegel op het type dat je wilt instellen (bijv. Overeenkomsten)

• Ga naar tabel Bewaartermijn per bewaarstatus

• Voeg een nieuwe regel toe via ➕ of selecteer een bestaande

• Vul in:

  • Code (optioneel, voor externe koppelingen).

  • Bewaarstatus (bijv. Afgebroken, Aangegaan)

  • Termijn (jaren) — aantal jaren te bewaren vanaf de einddatum

2

Stap 2 — Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype instellen

• Ga naar tabel Bewaarstatus(sen) per overeenkomsttype

• Selecteer van iedere overeenkomsttype de bewaarstatussen die een eindgebruiker mag kiezen.

• Stel eventueel meldingen in via Meldingsinstellingen (i) — gebruikers ontvangen dan een bericht wanneer de vernietigingsdatum nadert.

⚠️ TotalLink vernietigt overeenkomsten niet automatisch, maar waarschuwt wanneer te vernietigen.

Centraal ingestelde bewaarstatus verwijderen

Door een centraal ingestelde bewaartermijn te archiveren via het schuifje Archief, blijft de termijn behouden op bestaande overeenkomsten, maar is deze niet meer beschikbaar als keuze bij het selecteren van een bewaartermijn op een nieuwe of gewijzigde overeenkomst.

FAQ: Wetgeving verandert m.b.t. bewaartermijnen — wat nu?

Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van een bestaande bewaarstatus te wijzigen. Dit om te voorkomen dat ongewild alle eerder ingestelde bewaartermijnen ook veranderen. Laat de oude termijn bestaan → zet op Gearchiveerd. Maak een nieuwe termijn aan met de bijgewerkte duur.

---

Overeenkomst en documenten definitief vernietigen

⚠️ Definitief en onomkeerbaar. Controleer altijd eerst alle documenten.

1

Documenten verwijderen

1. Open de overeenkomst → tabblad Documenten

2. Zet bij te verwijderen documenten het prullenbak-schuifje aan

3. Zet Toon inhoud prullenbak aan

4. Klik ❌ naast elk document → bevestig met Ja

FAQ: Moet ik eerst documenten verwijderen? Ja — altijd eerst documenten, daarna de overeenkomst.

2

Overeenkomst verwijderen

1. Ga naar de hoofdtitel van de overeenkomst

2. Klik op ⋯ → Verwijderen

3. Bevestig tweemaal

3

Relatiegegevens verwijderen (optioneel)

1. Ga naar de betreffende relatie

2. Controleer via tabblad Gerelateerde dossiers of er nog andere dossiers zijn waarvoor de relatie bewaard moet blijven

3. Zo niet: menu → Verwijderen → bevestig

---

Lege dossiers opsporen

Lege dossiers (zonder documenten of overeenkomsten) zijn te vinden en te beoordelen via:

1. Open de Rapportagetool

2. Klik op tabblad Lege dossiers

3. Beoordeel per dossier:

   • Blijft het bestaan?

   • Moet het worden verwijderd conform archiefwetgeving?

Was je bezig in de e-learning? Klik dan hier om terug te gaan.