Facturatiekenmerken beheren

Facturatiekenmerken zijn standaardinstellingen die automatisch worden toegepast bij het aanmaken van een facturatieregel voor een bepaald contractsoort. Ze bevatten combinaties van kostenplaats, grootboekrekening (ECL/FCL), BTW en andere facturatievariabelen.

🧾 Facturatiekenmerken instellen

Voor de medewerker Bij het aanmaken van een facturatieregel kan de medewerker een facturatiekenmerken kiezen. In één klik worden dan alle bijbehorende instellingen — zoals kostenplaats, grootboekrekening en BTW — automatisch ingevuld. Er zijn meerdere profielen beschikbaar; als geen enkel profiel past, vult de medewerker de facturatiekenmerken handmatig in.

Voor jou als functioneel beheerder Jij stelt de facturatiekenmerken centraal in. Omdat facturatieregels aan centrale kenmerken gekoppeld zijn, voer je een wijziging maar op één plek door. Wil je bijvoorbeeld een kostenplaats aanpassen? Pas die aan in het facturatiekenmerkenregel en alle gekoppelde facturatieregels in alle dossiers nemen de wijziging automatisch over — je hoeft ze niet stuk voor stuk bij te werken.

Nieuwe facturatiekenmerken toevoegen

1

Open de tegel

Klik op ⚙️ → tegel Facturatiekenmerken

2

Voeg toe

Klik op ➕ rechtsboven in de tegel.

3

Stel de kenmerken in

Koppel de kenmerken via het veld Selecteerbaar bij aan het juiste type dossier en vul de variabelen in: kostensoort, grootboekrekening, BTW, enzovoort. Het profiel is daarna selecteerbaar voor medewerkers in de aangegeven dossiertypen. Zodra een medewerker het profiel kiest, worden de opgegeven variabelen automatisch ingevuld.

Aanpassen Facturatiekenmerken

Wanneer aanpassen?

Aanpassen is nodig bij:

• Nieuwe combinatie van kostenplaats of grootboekrekening (ECL/FCL)

• Andere BTW die toegekend moet worden

• Andere standaard variabelen die veranderen in de facturatieregel

⚠️ De cruciale keuze: bestaande overeenkomsten wel of niet raken?

Als je een facturatiekenmerk wijzigt, heb je twee opties met heel verschillende gevolgen. Kies bewust.

Optie A — Alle overeenkomsten aanpassen

Bestaande overeenkomsten krijgen direct de nieuwe waarden.

1. Beheertegels → Facturatiekenmerken

2. Klik op de juiste facturatielijst

3. Wijzig de variabelen

Resultaat: alle bestaande én nieuwe overeenkomsten zijn direct aangepast met de nieuwe informatie en de oude informatie is weg.

Wanneer: bij foutief ingestelde kenmerken, of mogelijk bij een organisatiebrede beleidswijziging.

Optie B — Alleen nieuwe overeenkomsten

Overleg bij twijfel. Een fout hier raakt boekhouding en facturatie — dat merken collega's en de organisatie direct. Kies je voor Optie A en het blijkt achteraf dat je B had moeten kiezen, dan zit je met ongewilde mutaties op lopende contracten. Zorg dat de keuze die intern is gemaakt ergens schriftelijk vast ligt, zodat dit altijd terug te herleiden is.

FAQ

Wat als ik de tegel Facturatiekenmerken niet zie?

Neem contact op met je functioneel beheerder.

Wat gebeurt er als ik een regel verwijder?

Oude overeenkomsten behouden hun waarden. Nieuwe overeenkomsten gebruiken de nieuwe instellingen.