Regelgrensbewaking

🔔 Bewaken van termijnen

Met regelgrensbewaking bewaak je termijnen binnen je dossiers. Je stelt in welke datum bewaakt moet worden, wanneer er gewaarschuwd wordt, hoe de melding verstuurd wordt en wie hem ontvangt zodra de datum nadert.

Voorbeeld: je wilt dat alle gebruikers 3 maanden vóór de einddatum van een overeenkomst een waarschuwing krijgen. Met regelgrensbewaking stel je dit één keer centraal in.

Regelgrensbewaking instellen

1

Open de tegel

⚙️ → tegel Regelgrensbewaking → klik op ➕ om een nieuwe bewaking toe te voegen.

2

Geef een omschrijving

Bijv. "Einde overeenkomst bewaken" of "Huurverhoging herinnering".

3

Selecteer de te bewaken entiteit

Bijv. Overeenkomst, Dossier, Kavel.

4

Stel de overige opties in

Instelling	Beschrijving
Waarschuwingspersonen	Individuen, generieke mailboxen of groepsmailboxen die een melding ontvangen
E-mailnotificatie	Optioneel: betrokkenen ontvangen ook een e-mail
Bericht	De tekst die in de waarschuwing wordt weergegeven
Tijdstip	Aantal dagen, weken, maanden of een jaar vóór de einddatum
Datum	Geef door aan [email protected] aan welk datumveld dit gekoppeld moet worden.
Regel	Geef door aan [email protected] of er nog voorwaarden bij horen (zoals, als de overeenkomst al gearchiverd is, dan hoeft er geen nieuwe melding aangemaakt te worden).

Generieke mailbox als waarschuwingspersoon? Voeg de mailbox dan eerst als medewerker toe in TotalLink en stel de juiste leesrechten in voor het betreffende onderdeel.

Wat zien medewerkers?

Medewerkers zien de waarschuwingen als melding in de menubalk bovenin. Ze kunnen:

• Op de melding klikken om een overzicht te openen

• Op het kruisje klikken om een individuele melding te verwijderen

• Op de melding zelf klikken om het bijbehorende dossier te openen

Daarnaast kunnen de medewerkers via e-mail worden geinformeerd.

Meldingen vanuit regelgrensbewaking zijn door eindgebruikers niet aanpasbaar in de termijnkalender. Dit is bewust — de bewaking is centraal ingesteld.