Gebruikersgroepen beheren

Gebruikersgroepen — op functionaliteit, niet op functietitel

TotalLink adviseert een heel specifieke manier van gebruikersgroepen benoemen: niet op functietitel, maar op functionaliteit.

❌ Niet zo

Gebruikersgroepen op functietitel, zoals:

• "Projectleider"

• "Contractbeheerder"

• "Planeconoom"

Nadelen:

• Moeilijk bij te houden wie wat mag — je moet de groep "Projectleider" openen om te zien welke rechten daarin zitten

• Bij organisatiewijzigingen moet je de hele rechtenstructuur herzien

• Twee mensen met dezelfde functietitel krijgen altijd exact dezelfde rechten, terwijl ze in de praktijk andere dingen doen

✅ Wél zo (aanbevolen)

Hou dit consequent vol. De verleiding om "even snel" een Projectleider-groep aan te maken is groot. Weersta hem. Drie maanden later krijg je de rekening van die beslissing.

Een gebruikersgroep instellen

Moeten er rechten worden toegekend en lukt dat niet met een bestaande gebruikersgroep of een combinatie daarvan? Volg dan onderstaand stappenplan.

1

Maak de gebruikersgroep aan

Via de beheertegels (⚙️) → Gebruikersgroep → klik op het plusje rechtsboven in de tegel.

2

Geef de groep een naam volgens het format

Gebruik Functionaliteit_Functie — bijvoorbeeld RapportagetoolProjecten_Lezen of Relatie_Muteren.

3

Stel rechten op entiteiten in

Per entiteit stel je in welke acties de groep mag uitvoeren: lezen, aanmaken, archiveren, dearchiveren en verwijderen.

Wat is een entiteit?

Een entiteit is een "ding" waarover je gegevens wilt vastleggen. Het wordt iets complexer doordat een ding zelf weer andere dingen kan bevatten. Zo is Kavel onderdeel van Erfpacht, maar toch moet je het apart benoemen. Voeg je alleen Erfpacht toe, dan zie je wel het erfpachtdossier, maar het tabblad Kavel ontbreekt.

Met andere woorden: zowel Erfpacht als Kavel zijn losse entiteiten in TotalLink. In de meeste gevallen zijn entiteiten een tegel of een tabblad (zoals het tabblad Kavel binnen de tegel Erfpacht, of het tabblad Overeenkomst binnen een Erfpacht).

Voorbeeld — de groep Erfpacht lezen:

Deze bevat twee regels: Erfpacht en Kavel. Een medewerker met deze groep mag de entiteiten Erfpacht en Kavel openen.

Actie	Stand	Betekenis
Aanmaken	Uit	Mag geen nieuw erfpachtdossier of nieuwe kavel aanmaken
Archiveren	Uit	Mag erfpachten en kavels niet (de)archiveren
Verwijderen	Uit	Mag geen erfpachtdossiers of kavels verwijderen

Rechten op rapporten instellen

Geef de gebruikersgroep rechten op de rapporten onder het printicoon rechtsboven in het scherm. Je doet dit via de beheertegel Beheer menu Permissies.

• Open dezelfde tegel als bij stap 3 van het onboarden, maar ga nu naar het tweede tabblad Rapporten.

• Activeer hier de gewenste rapporten.

Je werkt dus andersom: van rapport naar gebruikersgroepen, in plaats van van gebruikersgroep naar rapport.

Menuknoppen instellen

In het tabblad Menuknoppen stel je in welke opties in de horizontale en verticale menubalk worden getoond voor deze groep.

Rollen instellen

Een gebruiker kan binnen een groep ook een rol hebben. Op dit moment is er alleen de rol Accordeerder.

Is de rol Accordeerder geselecteerd binnen een gebruikersgroep, dan mag een persoon in die groep een wijziging goedkeuren — maar alleen als die persoon de wijziging niet zelf heeft aangebracht.

Een gebruikersgroep verwijderen

Open de gebruikersgroep → menu → Gebruikersgroep verwijderen.