> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../gebruikers-en-rechten-beheren/gebruikersgroepen-beheren.md).

# Gebruikersgroepen beheren

## Gebruikersgroepen — op functionaliteit, niet op functietitel

TotalLink adviseert een heel specifieke manier van gebruikersgroepen benoemen: **niet op functietitel, maar op functionaliteit**.

{% tabs %}
{% tab title="❌ Niet zo" %}
Gebruikersgroepen op functietitel, zoals:

* "Projectleider"
* "Contractbeheerder"
* "Planeconoom"

**Nadelen:**

* Moeilijk bij te houden wie wat mag — je moet de groep *"Projectleider"* openen om te zien welke rechten daarin zitten
* Bij organisatiewijzigingen moet je de hele rechtenstructuur herzien
* Twee mensen met dezelfde functietitel krijgen altijd exact dezelfde rechten, terwijl ze in de praktijk andere dingen doen
  {% endtab %}

{% tab title="✅ Wél zo (aanbevolen)" %}
Gebruikersgroepen op functionaliteit, zoals:

* "Relatie muteren"
* "Exploitatie lezen"
* "Portfolio muteren"

**Naamgeving:** gebruik het format **Tegelnaam\_Functie** — bijvoorbeeld `Project_Lezen` of `Snippergroen_Muteren`. Zo weet iedereen meteen wat een groep doet.

**Voordelen:**

* Altijd transparant wie wat mag — de naam van de groep *is* de rechten
* Bij organisatiewijzigingen alleen groepssamenstelling aanpassen, niet structuur
* Eén persoon kan meerdere functionaliteitsgroepen combineren, passend bij de echte rol

**Voorbeeld-samenstellingen:**

| Persoon             | Gebruikersgroepen                                         |
| ------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Projectleider       | Relatie muteren + Exploitatie lezen                       |
| Overall planeconoom | Relatie muteren + Exploitatie muteren + Portfolio muteren |
| Accountant          | Exploitatie lezen + Portfolio lezen                       |
| {% endtab %}        |                                                           |
| {% endtabs %}       |                                                           |

{% hint style="success" %}
**Hou dit consequent vol.** De verleiding om "even snel" een *Projectleider*-groep aan te maken is groot. Weersta hem. Drie maanden later krijg je de rekening van die beslissing.
{% endhint %}

## Een gebruikersgroep instellen

Moeten er rechten worden toegekend en lukt dat niet met een bestaande gebruikersgroep of een combinatie daarvan? Volg dan onderstaand stappenplan.

{% stepper %}
{% step %}

### Maak de gebruikersgroep aan

Via de beheertegels (⚙️) → **Gebruikersgroep** → klik op het plusje rechtsboven in de tegel.
{% endstep %}

{% step %}

### Geef de groep een naam volgens het format

Gebruik **`Functionaliteit_Functie`** — bijvoorbeeld `RapportagetoolProjecten_Lezen` of `Relatie_Muteren`.
{% endstep %}

{% step %}

### Stel rechten op entiteiten in

Per entiteit stel je in welke acties de groep mag uitvoeren: **lezen, aanmaken, archiveren, dearchiveren** en **verwijderen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Wat is een entiteit?

Een entiteit is een "ding" waarover je gegevens wilt vastleggen. Het wordt iets complexer doordat een ding zelf weer andere dingen kan bevatten. Zo is **Kavel** onderdeel van **Erfpacht**, maar toch moet je het apart benoemen. Voeg je alleen Erfpacht toe, dan zie je wel het erfpachtdossier, maar het tabblad **Kavel** ontbreekt.

Met andere woorden: zowel Erfpacht als Kavel zijn losse entiteiten in TotalLink. In de meeste gevallen zijn entiteiten een **tegel** of een **tabblad** (zoals het tabblad Kavel binnen de tegel Erfpacht, of het tabblad **Overeenkomst** binnen een Erfpacht).

**Voorbeeld — de groep `Erfpacht lezen`:**

Deze bevat twee regels: Erfpacht en Kavel. Een medewerker met deze groep mag de entiteiten Erfpacht en Kavel openen.

| Actie       | Stand | Betekenis                                               |
| ----------- | ----- | ------------------------------------------------------- |
| Aanmaken    | Uit   | Mag geen nieuw erfpachtdossier of nieuwe kavel aanmaken |
| Archiveren  | Uit   | Mag erfpachten en kavels niet (de)archiveren            |
| Verwijderen | Uit   | Mag geen erfpachtdossiers of kavels verwijderen         |

### Rechten op rapporten instellen

Geef de gebruikersgroep rechten op de rapporten onder het **printicoon** rechtsboven in het scherm. Je doet dit via de beheertegel **Beheer menu Permissies**.

* Open dezelfde tegel als bij stap 3 van het onboarden, maar ga nu naar het tweede tabblad **Rapporten**.
* Activeer hier de gewenste rapporten.

Je werkt dus andersom: van rapport naar gebruikersgroepen, in plaats van van gebruikersgroep naar rapport.

### Menuknoppen instellen

In het tabblad **Menuknoppen** stel je in welke opties in de horizontale en verticale menubalk worden getoond voor deze groep.

### Rollen instellen

Een gebruiker kan binnen een groep ook een **rol** hebben. Op dit moment is er alleen de rol **Accordeerder**.

{% hint style="info" %}
Is de rol Accordeerder geselecteerd binnen een gebruikersgroep, dan mag een persoon in die groep een wijziging goedkeuren — maar **alleen als die persoon de wijziging niet zelf heeft aangebracht**.
{% endhint %}

### Een gebruikersgroep verwijderen

Open de gebruikersgroep → menu → **Gebruikersgroep verwijderen**.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../gebruikers-en-rechten-beheren/gebruikersgroepen-beheren.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.