Capaciteitsraming instellen

Voordat TotalLink kan berekenen hoeveel personeel een project nodig heeft, stel je eenmalig de uitgangspunten in. Welke instellingen je maakt, hangt af van de methode die jouw organisatie gebruikt: op basis van plankosten (plankostenscan) of op basis van projectsoort (T-shirt sizing).

Dit is eenmalig beheerwerk. De functies, tarieven en projectsoorten die je hier instelt, gelden centraal en hoef je niet per project te herhalen.

Zie je geen ⚙️ tandwiel of mis je een beheertegel (zoals "Functie")? Dan ben je niet geautoriseerd voor deze beheertaken. Neem contact op met de functioneel beheerder.

Welke methode stel ik in?

Kies de tab die past bij hoe jouw organisatie de capaciteit raamt. Je hoeft maar één methode in te richten.

Op basis van plankosten

Bij deze methode schat TotalLink uren en kosten op basis van een ingevulde plankostenscan. Je stelt eerst de functies en afdelingen in, daarna de capaciteit per planproduct.

Hoe stel ik personele functies en afdelingen in?

Dit zorgt ervoor dat TotalLink weet welke medewerkers betrokken zijn en hoe hun kosten worden berekend. Deze input is nodig om kosten correct naar uren om te rekenen.

1

Open de beheerinstellingen

Ga naar het hoofdmenu en klik op het ⚙️ tandwielicoon. Je ziet nu de beheertegels.

2

Voeg een functie toe

Klik in de tegel Functie rechtsboven op het ➕ icoon en voeg een functie toe. Een bestaande functie pas je aan door erop te klikken.

3

Voeg een afdeling toe

Klik in de tegel Afdeling rechtsboven op ➕ en voeg een afdeling toe. Gebruik het veld "behoort tot organisatorische eenheid" om afdelingen hiërarchisch te groeperen.

Voorbeeld: de afdeling Gebiedsontwikkeling en projectontwikkeling behoort tot de sector Ruimtelijke Ontwikkeling & Beheer.

Hoe stel ik de benodigde capaciteit per planproduct in?

Per planproduct leg je vast welke functies hoeveel kosten, en op welke boekingspost die kosten landen.

1

Open het planproduct

Klik op het ⚙️ tandwiel en daarna in de tegel Planproduct rechtsboven op ➕. Voeg een planproduct toe of klik op een bestaande om te bewerken.

2

Vul per functie de uurtarieven in

Stel per personele functie het uurtarief in.

Geen specifiek tarief ingevuld? Dan gebruikt TotalLink het standaard uurtarief. Is ook het standaard uurtarief leeg, dan worden de uren én de kosten van die functie niet doorberekend.

3

Stel de correctiefactor in

Vul de correctiefactor in. Deze past de geraamde kosten aan als ze structureel te hoog of te laag uitvallen.

4

Verdeel de kosten over de projectfasen

Geef de kostenverdeling over de projectfasen op.

5

Vul de boekingspost in

Klik een fase open onder Kostenomschrijving via het pijltje omlaag. Zoek rechts het witte vlak met de kolom Boekingspost financieel en vul de juiste boekingspost in voor de personele kosten.

Vul je geen boekingspost in, dan worden de personele kosten niet doorberekend in de GREX. Soms is dat bewust (kosten buiten de GREX-dekking) — controleer goed of dat de bedoeling is.

🎬 Schermopname: Doorloop tandwiel → tegel Planproduct → uurtarief per functie → correctiefactor → fase openklappen → boekingspost invullen.

Op basis van projectsoort

Bij deze methode koppel je een vast aantal uren aan een soort project (bijvoorbeeld klein, middel, groot). TotalLink toont die uren later automatisch in de urenraming.

Hoe configureer ik de soorten projecten?

1

Open de beheertegel

Klik op het ⚙️ tandwiel en open de tegel Uitgangspunten projectkosten. Klik op het ➕ teken.

2

Benoem het soort project

Vul in om welk soort project het gaat.

Best practice is T-shirt sizing: S/M/L of klein/middel/groot. Dat houdt de keuzes herkenbaar en beperkt.

3

Pas het uurtarief aan (optioneel)

Wijzig zo nodig het standaard uurtarief voor dit soort project.

4

Vul per fase de gegevens in

Geef per fase op:

• de functie,
• het aantal uur dat bij dit soort project hoort,
• de boekingspost financieel waaraan dit gekoppeld mag worden.

Veelgestelde vragen over de instellingen

Wat doet de correctiefactor?

De correctiefactor past de geraamde kosten aan als deze structureel te laag of te hoog uitvallen.

Waar pas ik de correctiefactor aan voor een specifiek project?

In de tab Plankosten van het betreffende (deel)project vind je het veld Correctie %. Daar pas je de waarde per project aan, ook nadat je het in beheer hebt ingesteld.

Hoe worden de uren voor een functie in een fase berekend?

TotalLink deelt de geraamde kosten door het uurtarief van de betreffende functie.

Waarom zou ik bewust geen boekingspost invullen?

Soms vallen kosten buiten de GREX-dekking. Door geen boekingspost in te vullen, verschijnen die kosten niet in de GREX-rapportage.

Hoe controleer ik of de kosten juist worden doorberekend?

Controleer na het invoeren de tab Financieel om te zien of de kosten onder de juiste boekingspost zijn geboekt.

Begrippen

• Plankosten — de kosten voor de inzet van overheidsmedewerkers bij ruimtelijke plannen.
• Planproduct — een document of resultaat (bijv. programma van eisen, masterplan, stedenbouwkundig plan) waarvoor de kosten worden geraamd.
• Plankostenscan — een Excel-sheet waarin per planproduct de kosten worden berekend; deze upload je later bij het project.
• Correctiefactor — aanpassing van de geraamde kosten bij structureel te hoge of te lage ramingen.
• Boekingspost financieel — de post waarop de personele kosten in de GREX worden geboekt.