Datalink instellen

Bepaal zelf welke gegevens uit TotalLink beschikbaar worden voor externe BI tools of Excel.

Geen zorgen als dit de eerste keer is. Neem de tijd. Je kunt altijd opnieuw beginnen, terug of zaken verwijderen.

Voor je begint:

• Je hebt functioneel beheerrechten nodig voor de rest van deze instellingen.

---

1

Stap 1: Bepaal welke gegevens je wilt ontsluiten

De verzameling van gegevens die je wilt ontsluiten noemen we in TotalLink een onderwerp. Bijvoorbeeld Projecten, Overeenkomsten of Facturatieregels. Jij kiest welk onderwerp je beschikbaar wilt maken.

Maak bij de inventarisatie van welke data via DataLink ontsloten moet worden een duidelijk overzicht van welk veld in TotalLink in welk onderwerp zit. Een onderwerp is in TotalLink hetzelfde als een rapportage in de rapportagetool. Zie onderstaande tabel als voorbeeld.

TotalLink veld	Onderwerp
Projectleider	Project
Datum einde overeenkomst	Overeenkomsten
Jaaranalyse tabel	Geen onderwerp mogelijk

Hoe zie je aan welk onderwerp een veld gekoppeld is?

Ik kan geen onderwerp kiezen, terwijl ik deze wel ontsloten wil hebben. Wat nu?

Als je geen onderwerp t.b.v. lijst kunt aanklikken bij een veld of tabel, is het (nog) niet mogelijk om deze data via datalink te versturen. Neem dan contact op met [e-mail] om te bepalen wat wel of niet mogelijk is in dit geval.

Zo bekijk je welke velden een onderwerp bevat:

1. Ga naar Beheertegels (het tandwielicoon in de linkerbalk van het hoofdscherm).
2. Open de tegel Onderwerp.
3. Klik een onderwerp aan om de beschikbare velden te zien.

Mis je een onderwerp dat je nodig hebt? Dat kan alleen TotalLink aanmaken. Stuur een mail naar [e-mail] met welke specifieke gegevens je uit TotalLink wilt ontsluiten.

2

Stap 2: Maak een databron aan

Een databron bepaalt welke velden van een onderwerp daadwerkelijk worden verstuurd. Je maakt hier als het ware een filter op de data.

1. Ga via Beheertegels naar de tegel Output DataLink.

1. Klik rechtsboven op +.
2. Vul in:

   • Databronnaam — kies een naam die herkenbaar is voor de ontvangende tool, bijvoorbeeld: Projecten uit TotalLink
   • Onderwerp — kies het onderwerp dat je in stap 1 hebt bekeken

1. Je ziet nu een lijst met alle velden uit het gekozen onderwerp. Per veld kun je instellen:

Wil je een nieuw veld toevoegen aan het gekozen onderwerp in Output DataLink? Volg de instructie 'veld toevoegen aan rapportage'. Je moet daarna nog in het bovenstaande scherm handmatig het schuifje bij de kolom 'Veld ontsluiten' aanzetten.

Verwijder je een veld uit TotalLink? Dat veld blijft in DataLink staan. Zo worden bestaande koppelingen niet onverwacht verstoord.

Instelling	Wat het doet
Veldnaam in output	Naam waaronder het veld zichtbaar wordt in de ontvangende tool
Veld ontsluiten (schuifje)	Staat standaard aan — zet het uit als je het veld niet wilt meesturen
Verwijder hiërarchie uit output	Maakt de data plat (als losse kolommen) in plaats van genest. De expert van de ontvangende tool weet of dit nodig is
Nummer gedraaide velden	Alleen nodig bij draaitabel-datasets waar de volgorde telt

Zorg dat bij het instellen van een onderwerp in de tegel output datalink voor de eerste aanroep goed aangegeven is bij welke rijen de hierarchie verwijderd moet zijn. als de aanroep namelijk voor de eerste keer gedaan is in MS Fabric / Power BI en daarna in TotalLink het schuifje 'verwijder uit hierarchie' aangezet wordt, dan breekt de aanroep daarna, waardoor je een error krijgt. Zet het schuifje wat net aan is gezet weer uit, om ervoor te zorgen dat de dataverversing weer goed gaat.

1. Tevreden met de instellingen? Zet dan het schuifje Databron ontsluiten aan.

Hoe weet ik of mijn databron goed is ingericht?

Controleer het volgende voordat je verdergaat:

• De databronnaam beschrijft duidelijk waarvoor deze wordt gebruikt.
• Alleen de velden die je wilt versturen staan ingeschakeld.
• De tabelstructuur is logisch voor de tool die de data gaat ontvangen.

3

Stap 3: Maak een API-key aan

Met een API-key geef je de ontvangende tool toegang tot jouw databron. Denk eraan als een digitale sleutel die je eenmalig aanmaakt en dan veilig bewaart.

1. Ga via Beheertegels naar de tegel API Credentials.
2. Klik rechtsboven op +.
3. Vul in:

   • Sleutelnaam — kies een herkenbare naam, bijvoorbeeld: DataLink GREX
   • Vervaldatum — stel een einddatum in (aanbevolen: maximaal 1 jaar). Dit is een veiligheidsmaatregel zodat sleutels niet onnodig lang actief blijven.
   • Koppel databronnen — selecteer de databron(nen) die je in stap 2 hebt aangemaakt, om te bepalen tot welke onderwerpen toegang wordt verkregen met deze specifieke API Key.
4. Klik op Genereer sleutel.

Bewaar de sleutel direct en deel alleen met de juiste personen — hij wordt maar één keer getoond.

TotalLink slaat de volledige sleutel niet op. Noteer hem meteen en zet hem veilig weg, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. Ben je hem kwijt? Dan moet je een nieuwe sleutel aanmaken.

Deel daarnaast alleen met de persoon / personen die daadwerkelijk met deze API Key de data mogen opvragen en gebruiken.

Hoe verwijder ik een sleutel?

1. Open de tegel API Credentials en klik op de sleutel die je wilt verwijderen.
2. Klik op het hamburgermenu (drie streepjes) rechtsboven.
3. Kies Verwijderen.

De sleutel is direct ongeldig en werkt niet meer.

4

Stap 4: Geef de ontvangende partij de benodigde gegevens

De tool of persoon die de data gaat ophalen heeft drie dingen nodig:

De URL(s) per onderwerp

Stel de URL(s) als volgt samen: https://[naam-van-jullie-organisatie].datalink.totallink.nl/api/views

Bijvoorbeeld: https://amsterdam.datalink.totallink.nl/api/views

De header

X-API-key: [jouw-api-key]
Content-Type: application/json

De API-key

Dit is de sleutel die je in stap 3 hebt aangemaakt en veilig bewaard.

Alles werkt correct als de ontvangende partij een JSON-lijst met beschikbare databronnen terugkrijgt — zonder foutmelding of lege lijst.

Ik krijg een foutmelding bij het opvragen van data uit DataLink — wat nu?

Foutmelding	Mogelijke oorzaak	Oplossing
403 Forbidden	API-key ontbreekt of is onjuist	Controleer de header
404 Not Found	Organisatienaam of pad klopt niet	Controleer de URL
500 Internal Server Error	Fout op de server	Probeer later opnieuw. Blijft het? Mail [e-mail]
Lege lijst	Databron niet gepubliceerd	Controleer of het schuifje Databron ontsluiten aanstaat in de tegel Output DataLink

Hoe krijgt de BI tooling de gegevens aangeleverd?

De BI tooling ontvangt de gegevens altijd als een lijst (net zoals dit in de rapportagetool wordt getoond). Het is de taak van de BI specialist om de juiste filtering, samenvoegingen of totaliseringen in te stellen.