Rapportages beheren

De Rapportage Toolbox beheren

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het inrichten van de Rapportage Toolbox: rechten instellen, kolommen beheren, en specifieke bevragingen publiceren.

Rechten op tabbladen (onderwerpen) instellen

In de rapportagetool stel je per tabblad in welke gebruikersgroepen het mogen zien.

1

Open Beheer rechten

Open de rapportagetool → klik op Beheer rechten.

2

Selecteer de rechtengroep en het tabblad

Selecteer linksboven de rechtengroep en klik op het tabblad dat je wilt instellen.

3

Ken rechten toe met het stoplicht

Gebruik het stoplichtmodel: rood = geen tabblad, oranje = alleen lezen, groen = lezen en muteren.

Deze paragraaf beschrijft welke gebruikersgroepen een onderwerp mogen zien — niet hoe je een individuele medewerker rechten geeft. Dat doe je door de medewerker via de medewerkerskaart aan de juiste gebruikersgroep te koppelen.

Een medewerker rechten geven op een rapportage

1. Controleer via de delegatiefunctie welke rapportages de medewerker nu kan zien.

2. Controleer welke gebruikersgroepen rechten hebben op de gewenste rapportage (zie hierboven).

3. Plaats de medewerker in die groep.

De standaardrapportage is gekoppeld aan de standaard rechtengroepen. Daardoor kunnen gebruikers meer informatie zien dan gewenst. Wil je dit inperken of toespitsen op een specifieke groep, maak dan aparte rapportages aan en ken daar de juiste rechten op toe.

Rechten op knoppen en printmenu-rapporten

Knop (opgeslagen bevraging)

Rechten op knoppen stel je net zo in als andere objecten:

• Open de betreffende bevraging/knop.

• Klik in het menu op Beheer rechten.

• Kies een gebruikersgroep.

• Stel rechten in met het stoplicht per knop/groep.

Rapport in het printmenu

---

Een specifieke (maatwerk) rapportage maken en publiceren

Heeft een medewerker maar één specifiek rapport nodig en geeft de standaardstructuur te veel rechten? Maak dan een maatwerkrapport en ontsluit dit via het printmenu.

1

Stel filters en kolommen in

Bouw de bevraging op in de Rapportage Toolbox zoals de gebruiker hem nodig heeft: stel filters in, zet enkel de gewenste kolommen aan, zet ze in de juiste volgorde en stel eventueel een totalisering in (de bekende group by: gegevens worden per geselecteerde kolom getotaliseerd).

2

Sla op als favoriet

Klik op het ➕ bij Opslaan als favoriet en geef de knop een duidelijke naam.

3

Ken rechten toe aan de knop

Stel de rechten op de knop in zoals beschreven bij Rechten op knoppen.

4

Publiceer als rapport in het printmenu

Klik op de drie puntjes (⋯) van de knop → Maak rapport. De bevraging verschijnt nu in het printmenu onder de naam van de knop en wordt bij elke klik gegenereerd op basis van de meest recente gegevens.

De rechten van het printmenu-item worden automatisch overgenomen van de knop. De gebruikersgroepen die de knop mogen gebruiken, krijgen meteen ook rechten op de printoptie. Dat scheelt werk.

Knopopties beheren

Via de drie puntjes (⋯) op een knop:

Optie	Functie
Wijzig naam	Naam van de knop aanpassen
Overschrijf filter	Het huidige filter opslaan in de knop
Maak rapport	Bevraging toevoegen aan het printmenu
Verwijder	Knop verwijderen (alleen als er geen printoptie aan gekoppeld is)
Verwijder rapport	Printoptie verwijderen uit het printmenu

Zichtbaarheid van favorieten

Situatie	Zichtbaar voor iedereen?
Gebruiker zonder Functioneel Beheer	❌ Nee
Functioneel Beheerder	✅ Ja
Functioneel Beheerder, gedelegeerd als gebruiker zonder rechten	❌ Nee

Interactief rapport (parameter query)

Wil je een rapport dat eerst om invoer vraagt (bijvoorbeeld een datum of naam) en daarna pas uitdraait?

1. Maak een filter aan in de Rapportage Toolbox.

2. Laat één of meer velden leeg in het filter.

3. Sla op als knop en publiceer via Maak rapport.

Bij het uitvoeren vraagt TotalLink de leeggelaten waarden aan de gebruiker.

Voorbeeld: filter op Einde overeenkomst zonder datum → bij uitvoeren vraagt TotalLink de peildatum.

---

Kolommen van een onderwerp beheren

Laat het tabblad Algemeen binnen de tegel Onderwerp met rust. Deze is bedoeld voor de TotalLink-consultants, is zeer complex, en aanpassing zonder gedegen developerkennis leidt al snel tot een niet meer functionerend onderwerp, rapport of TotalLink onderdelen.

Een onderwerp bepaalt welke gegevens op een tabblad in de rapportagetool worden getoond. Elk tabblad hoort bij één onderwerp. Per onderwerp bepaal je zelf welke kolommen worden getoond, in welke volgorde, de kolombreedte, en of een kolom bewerkbaar of alleen-lezen is.

Zo stel je het in:

• Klik op ⚙️ → tegel Onderwerp → klik op het betreffende onderwerp (de naam komt overeen met die van het tabblad).

• Open het tabblad Tabelweergave.

In de tabel die verschijnt kun je:

• Volgorde aanpassen — versleep regels met het sleep-icoon links. De volgorde bepaalt de standaard kolomvolgorde in de rapportagetool. Eindgebruikers kunnen dit voor hun eigen exports alsnog aanpassen en opslaan als favoriet.

• Kolomnaam wijzigen — vul een Headertekst in.

• Breedte instellen — een goed afgestelde breedte verhoogt de leesbaarheid aanzienlijk.

Een kolom van read-only naar bewerkbaar zetten

• Beheertegels → tegel Onderwerpen → open het betreffende onderwerp.

• Ga naar de tabel Beschikbare kolommen.

• Zoek de kolom → zet het schuifje bij Read-only uit.

Lukt dit niet? Mail dan [email protected].