Rapportage toolbox beheer

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het inrichten van de Rapportage Toolbox: rechten instellen, rapportages publiceren in het printmenu, en bevragingen beheren.

Rapportage-rechten instellen

Rechten op knoppen in de Rapportage Toolbox

Rechten op knoppen (opgeslagen bevragingen) worden op dezelfde wijze ingesteld als andere objecten in TotalLink:

1. Open de betreffende bevraging/knop
2. Klik in het menu op Beheer rechten
3. Kies een gebruikersgroep
4. Stel rechten in met stoplichten per knop/groep

Rechten op rapporten in het printmenu

1. Ga naar de tegel Beheer Menu Permissies (beheertegels)
2. Selecteer het betreffende rapport
3. Stel in welke gebruikersgroepen rechten hebben op dit rapport

Bevraging opslaan als knop

Heeft een gebruiker een rapportage regelmatig nodig? Sla de bevraging op als herbruikbare knop:

1. Stel de gewenste filters in de Rapportage Toolbox in
2. Klik op het + icoon bij Opslaan als favoriet
3. Geef de knop een duidelijke naam

Knoopties beheren

Via de drie puntjes (⋯) op een knop:

Optie	Functie
Wijzig naam	Naam van de knop aanpassen
Overschrijf filter	Huidig filter opslaan in de knop
Maak rapport	Bevraging toevoegen aan het printmenu
Verwijder	Knop verwijderen (alleen als er geen printoptie aan gekoppeld is)
Verwijder rapport	Printoptie verwijderen uit het printmenu

Als je een knop publiceert als rapport (via Maak rapport), verschijnt de bevraging in het printmenu onder de naam van de knop. Rechten worden automatisch overgenomen van de knop.

Handig voor rapporten die regelmatig worden gevraagd door eindgebruikers.

Rapport publiceren in printmenu

1. Klik op de drie puntjes van de knop → Maak rapport
2. De bevraging verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
3. Rechten: automatisch overgenomen van de knop

Zichtbaarheid favorieten

Situatie	Zichtbaar voor iedereen?
Gebruiker zonder Functioneel Beheer	❌ Nee
Functioneel Beheerder	✅ Ja
Functioneel Beheerder, maar gedelegeerd als gebruiker zonder rechten	❌ Nee

Parameter query (rapport met variabele invoer)

Wil je een rapport waarbij de gebruiker bij het uitvoeren een waarde invult (bijv. een datum of naam)?

1. Maak een filter aan in de Rapportage Toolbox
2. Laat één of meer velden leeg in het filter
3. Sla op als knop → publiceer in printmenu via Maak rapport
4. Bij uitvoeren vraagt TotalLink de ontbrekende waarden aan de gebruiker

Voorbeeld: filter op Einde overeenkomst zonder datum ingevuld → bij uitvoeren vraagt TotalLink de datum.

Onderwerpen beheren

Onderwerpen bepalen welke velden beschikbaar zijn in de Rapportage Toolbox en in sjablonen.

Kolom van read-only naar bewerkbaar

1. Beheertegels → tegel Onderwerpen
2. Open het betreffende onderwerp/rapportage
3. Ga naar tabel Beschikbare kolommen
4. Zoek de kolom → zet het schuifje bij Read-only uit

Lukt dit niet? Stuur een e-mail naar [e-mail].

Volgorde van kolommen instellen

Ga naar de tab Tabelweergave in het onderwerp om de volgorde en zichtbaarheid van kolommen in de Rapportage Toolbox in te stellen.

Rapportage-rechten per gebruikersgroep

Ga naar het menu Beheer rechten vanuit de rapportage → kies een gebruikersgroep → stel rechten in met stoplichten.