Sjablonen beheren

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via zogeheten MergeFields. TotalLink vult deze velden automatisch met gegevens uit de applicatie wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid.

Waar worden sjablonen beheerd?

Sjablonen zijn altijd gekoppeld aan een onderwerp. Onderwerpen zijn te benaderen via de Onderwerpen-tegel in de beheertegels.

ℹ️ Het aanmaken en beheren van onderwerpen zelf wordt doorgaans gedaan door een TotalLink consultant.

Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Wanneer een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt deze uit te draaien in de Rapportage Toolbox via het Word- of PDF-icoon in de exportbalk.

• Elke tabelregel = één document

• Een ingesteld filter wordt meegenomen

• Geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden niet overgenomen in het sjabloon

• Sjablonen worden gegenereerd als ZIP en aangeboden via de downloadmanager

Sjabloon openen vanuit de documententabel

Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.

1. Ga naar de documententabel van een tegel

2. Selecteer de toevoegen-regel → er opent een dialoog

3. Kies het sjabloon via de keuzelijst Blanco document

4. Open via Open een nieuw Word document vanuit de applicatie

5. Pas het document aan → sla op via Word → het bestand is opgeslagen in TotalLink

Daarna is het sjabloon downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen in TotalLink.

Het Onderwerp-scherm (sjabloonbeheer)

Tabblad Algemeen — drie tabellen

Sjabloonvelden Alle velden die beschikbaar zijn als bronveld in sjablonen. De sjabloonveldtag is automatisch gegenereerd door TotalLink — gebruik deze als MergeField in Word voor automatische koppeling.

Sjabloontabellen Beschikbare tabellen voor gebruik in sjablonen. Instellingen per tabel (label, kolommen, breedte) via het uitklappijltje. Brontabellen worden doorgaans beheerd door een TotalLink consultant.

Berekende sjabloonvelden Speciale velden ingericht door de TotalLink consultant (bijv. huidige datum, resultaten van berekeningen).

Tabblad Sjabloon — sjabloon toevoegen & beheren

1

Nieuw sjabloon toevoegen

Klik op toevoegen → Nieuwe sjabloon

2

Sjabloon uploaden/bewerken

Via het veld Template:

• Met documentmanagement module: bewerken via het Word-icoon (direct in TotalLink)

• Zonder documentmanagement module: download → aanpassen → opnieuw uploaden

3

Velden in sjabloon

Velden worden automatisch gevuld met gedetecteerde MergeFields. Per MergeField koppel je een bronveld, brontabel of speciaal bronveld.

4

Sjabloonhistorie

Overzicht van vorige versies — herstelbaar.

5

Uit te voeren acties

Nabewerkingen bij genereren (gedefinieerd door TotalLink consultant).

Word-sjabloon aanmaken

MergeFields voeg je als volgt toe in Word:

1

Stap 1

Ga in Word naar Invoegen → Snel onderdelen → Veld (of equivalent afhankelijk van je Word-versie)

2

Stap 2

Kies veldtype MergeField

3

Stap 3

Voer de tag in — gebruik de automatisch gegenereerde TotalLink-tag voor automatische koppeling, of gebruik een eigen tag (dan handmatig koppelen in tabel Velden in sjabloon)

4

Stap 4

Klik OK — het MergeField wordt zichtbaar als «tagnaam»

Aandachtspunten

• Stijl (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf

• Bestaande MergeFields knippen/plakken: gebruik rechtermuisklik → Veld bewerken om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is niet voldoende.

• TotalLink ondersteunt afbeeldingen in sjablonen — zet ze in een textbox; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over.

Formatering instellen

Veldtype	Opties
Tekstvelden	Hoofd-/kleine letters instellen
Aan/uit-velden	Eigen tekst voor "Aan" en "Uit"
Datumvelden	Deelformaten, eigen opmaak (bijv. yyyy-MM-dd)
Numerieke velden	Aantal decimalen, scheidingsteken, eigen opmaak

Formatering instelling via het uitklappijltje bij de velden in het Sjabloonvelden- of Velden in sjabloon-tabblad.

• Formatering op het Algemeen-tabblad geldt voor alle sjablonen gekoppeld aan het onderwerp

• Formatering op het Sjabloon-tabblad geldt alleen voor dat sjabloon en heeft prioriteit

Referentie voor eigen opmaakcodes:

• Standaard nummeropmaak (Microsoft)

• Eigen nummeropmaak (Microsoft)

• Standaard datumsopmaak (Microsoft)

• Eigen datumsopmaak (Microsoft)

Sjabloon omzetten naar printmenu-rapport

Een sjabloon kan worden gepubliceerd in het printmenu:

1. Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox

2. Klik op de drie puntjes van de knop → Maak rapport

3. De functionaliteit verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop

4. Rechten: dezelfde groepen die de knop mogen gebruiken, krijgen automatisch ook rechten op de printoptie

Veelgestelde Vragen

Aan het zoekonderwerp relatie hangen allerlei sjablonen die later (zoals het hoort) onder het zoekonderwerp overeenkomst zijn gehangen. De oude sjablonen onder relatie zijn echter niet opgeruimd, waardoor deze allemaal dubbel in de sjabloon tegel te vinden zijn.

n de contractenmodule De menu items loskoppelen van de relatie tab in de rapportagetoolbox en vervolgens de sjablonen verwijderen van het relatie querysubject.

Hoe moet ik templates aanmaken, aanpassen of verwijderen? Hoe pas ik velden in een template aan?

Dit is beschreven in de handleiding, open de handleiding door bovenin in het hoofdmenu van TotalLink op het ? teken te klikken. Hierop opent de handleiding, in de inhoudsopgave staat het onderwerp "Sjablonen" klik hierop om naar de beschrijving hiervan te gaan.

Koppelingen

Kan TotalLink koppelen met Djuma / Corsa / REST-API?

Ja

Boekingen met code {een code} moeten niet worden ingelezen in TotalLink. Kan dit worden ingesteld?

Ja, neem contact op met [email protected]

De gegevens via de koppeling naar het Kadaster zijn niet altijd actueel.

Indien er gekoppeld is via Centric zijn deze gegevens niet altijd actueel. Wij bieden ook een koppeling rechtstreeks naar het Kadaster aan. Deze is wel altijd actueel en hierin kunnen ook jaarrekeningen en uittreksels worden aangevraagd. informeer bij [email protected]

Kan TotalLink worden gekoppeld aan JOIN Decos?

Ja, het is daarbij belangrijk om Join Connect te kunnen gebruiken. Informeer of hiervoor licenties zijn. De StUF koppeling van Join lijkt nog niet zo goed te werken (1-2-2023)

Heeft TotalLink een koppeling naar Pink Roccade voor de koppeling met i-Documenten?

Ja

Is er een koppeling naar Exact beschikbaar?

Ja

Heeft TotalLink een koppeling naar Geovisia?

Ja

Heeft TotalLink een koppeling naar Smartdocs?

Ja