> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/sjablonen-beheren.md).

# Sjablonen beheren

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via zogeheten MergeFields. TotalLink vult deze velden automatisch met gegevens uit de applicatie wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid.

## Waar worden sjablonen beheerd?

Sjablonen zijn altijd gekoppeld aan een **onderwerp**. Onderwerpen zijn te benaderen via de **Onderwerpen-tegel** in de beheertegels.

> ℹ️ Het aanmaken en beheren van onderwerpen zelf wordt doorgaans gedaan door een TotalLink consultant.

## Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Wanneer een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt deze uit te draaien in de Rapportage Toolbox via het **Word- of PDF-icoon** in de exportbalk.

* Elke tabelregel = één document
* Een ingesteld filter wordt meegenomen
* Geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden **niet** overgenomen in het sjabloon
* Sjablonen worden gegenereerd als ZIP en aangeboden via de downloadmanager

## Sjabloon openen vanuit de documententabel

*Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.*

1. Ga naar de documententabel van een tegel
2. Selecteer de toevoegen-regel → er opent een dialoog
3. Kies het sjabloon via de keuzelijst *Blanco document*
4. Open via *Open een nieuw Word document vanuit de applicatie*
5. Pas het document aan → sla op via Word → het bestand is opgeslagen in TotalLink

Daarna is het sjabloon downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen in TotalLink.

## Het Onderwerp-scherm (sjabloonbeheer)

### Tabblad Algemeen — drie tabellen

**Sjabloonvelden**\
Alle velden die beschikbaar zijn als bronveld in sjablonen. De sjabloonveldtag is automatisch gegenereerd door TotalLink — gebruik deze als MergeField in Word voor automatische koppeling.

**Sjabloontabellen**\
Beschikbare tabellen voor gebruik in sjablonen. Instellingen per tabel (label, kolommen, breedte) via het uitklappijltje. Brontabellen worden doorgaans beheerd door een TotalLink consultant.

**Berekende sjabloonvelden**\
Speciale velden ingericht door de TotalLink consultant (bijv. huidige datum, resultaten van berekeningen).

### Tabblad Sjabloon — sjabloon toevoegen & beheren

{% stepper %}
{% step %}

### Nieuw sjabloon toevoegen

Klik op toevoegen → *Nieuwe sjabloon*
{% endstep %}

{% step %}

### Sjabloon uploaden/bewerken

Via het veld *Template*:

* *Met* documentmanagement module: bewerken via het Word-icoon (direct in TotalLink)
* *Zonder* documentmanagement module: download → aanpassen → opnieuw uploaden
  {% endstep %}

{% step %}

### Velden in sjabloon

Velden worden automatisch gevuld met gedetecteerde MergeFields. Per MergeField koppel je een bronveld, brontabel of speciaal bronveld.
{% endstep %}

{% step %}

### Sjabloonhistorie

Overzicht van vorige versies — herstelbaar.
{% endstep %}

{% step %}

### Uit te voeren acties

Nabewerkingen bij genereren (gedefinieerd door TotalLink consultant).
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Word-sjabloon aanmaken

MergeFields voeg je als volgt toe in Word:

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1

Ga in Word naar **Invoegen → Snel onderdelen → Veld** (of equivalent afhankelijk van je Word-versie)
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2

Kies veldtype **MergeField**
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 3

Voer de tag in — gebruik de automatisch gegenereerde TotalLink-tag voor automatische koppeling, of gebruik een eigen tag (dan handmatig koppelen in tabel *Velden in sjabloon*)
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4

Klik OK — het MergeField wordt zichtbaar als `«tagnaam»`
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Aandachtspunten

* Stijl (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf
* Bestaande MergeFields knippen/plakken: gebruik **rechtermuisklik → Veld bewerken** om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is **niet** voldoende.
* TotalLink ondersteunt afbeeldingen in sjablonen — zet ze in een textbox; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over.

## Formatering instellen

| Veldtype         | Opties                                          |
| ---------------- | ----------------------------------------------- |
| Tekstvelden      | Hoofd-/kleine letters instellen                 |
| Aan/uit-velden   | Eigen tekst voor "Aan" en "Uit"                 |
| Datumvelden      | Deelformaten, eigen opmaak (bijv. `yyyy-MM-dd`) |
| Numerieke velden | Aantal decimalen, scheidingsteken, eigen opmaak |

Formatering instelling via het uitklappijltje bij de velden in het *Sjabloonvelden*- of *Velden in sjabloon*-tabblad.

* Formatering op het **Algemeen-tabblad** geldt voor alle sjablonen gekoppeld aan het onderwerp
* Formatering op het **Sjabloon-tabblad** geldt alleen voor dat sjabloon en heeft prioriteit

**Referentie voor eigen opmaakcodes:**

* [Standaard nummeropmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/standard-numeric-format-strings)
* [Eigen nummeropmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/custom-numeric-format-strings)
* [Standaard datumsopmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/standard-date-and-time-format-strings)
* [Eigen datumsopmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings)

## Sjabloon omzetten naar printmenu-rapport

Een sjabloon kan worden gepubliceerd in het printmenu:

1. Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox
2. Klik op de drie puntjes van de knop → **Maak rapport**
3. De functionaliteit verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
4. Rechten: dezelfde groepen die de knop mogen gebruiken, krijgen automatisch ook rechten op de printoptie

### Veelgestelde Vragen

<details>

<summary>Aan het zoekonderwerp relatie hangen allerlei sjablonen die later (zoals het hoort) onder het zoekonderwerp overeenkomst zijn gehangen. De oude sjablonen onder relatie zijn echter niet opgeruimd, waardoor deze allemaal dubbel in de sjabloon tegel te vinden zijn.</summary>

n de contractenmodule De menu items loskoppelen van de relatie tab in de rapportagetoolbox en vervolgens de sjablonen verwijderen van het relatie querysubject.

</details>

<details>

<summary>Hoe moet ik templates aanmaken, aanpassen of verwijderen? Hoe pas ik velden in een template aan?</summary>

Dit is beschreven in de handleiding, open de handleiding door bovenin in het hoofdmenu van TotalLink op het ? teken te klikken. Hierop opent de handleiding, in de inhoudsopgave staat het onderwerp "Sjablonen" klik hierop om naar de beschrijving hiervan te gaan.

</details>

### Koppelingen

<details>

<summary>Kan TotalLink koppelen met Djuma / Corsa / REST-API?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Boekingen met code {een code} moeten niet worden ingelezen in TotalLink. Kan dit worden ingesteld?</summary>

Ja, neem contact op met <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>De gegevens via de koppeling naar het Kadaster zijn niet altijd actueel.</summary>

Indien er gekoppeld is via Centric zijn deze gegevens niet altijd actueel. Wij bieden ook een koppeling rechtstreeks naar het Kadaster aan. Deze is wel altijd actueel en hierin kunnen ook jaarrekeningen en uittreksels worden aangevraagd. informeer bij <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>Kan TotalLink worden gekoppeld aan JOIN Decos?</summary>

Ja, het is daarbij belangrijk om Join Connect te kunnen gebruiken. Informeer of hiervoor licenties zijn. De StUF koppeling van Join lijkt nog niet zo goed te werken (1-2-2023)

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Pink Roccade voor de koppeling met i-Documenten?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Is er een koppeling naar Exact beschikbaar?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Geovisia?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Smartdocs?</summary>

Ja

</details>


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/sjablonen-beheren.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.