> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/sjablonen-beheren/sjablonen-beheren-via-onderwerptegel.md). # Sjablonen beheren via onderwerptegel ## Sjablonen — Word-documenten automatiseren TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via **MergeFields**: speciale placeholdervelden in Word die automatisch met gegevens uit de applicatie worden gevuld wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid. Een MergeField begint met `<<` en eindigt met `>>`. Voorbeelden: `<>` en `<>`. {% hint style="info" %} Onderwerpen aanmaken doet TotalLink. Als functioneel beheerder werk je **binnen** bestaande onderwerpen: sjablonen toevoegen, bronvelden koppelen en uitvoeren. Een nieuw onderwerp nodig? Mail ****. {% endhint %} ### Wat zie ik op het algemeen scherm van een onderwerp? Op het algemeen tabblad van een onderwerp staan drie tabellen die samen bepalen welke gegevens je in een sjabloon kunt gebruiken: * **Sjabloonvelden** — losse velden uit de applicatie * **Sjabloontabellen** — hele tabellen met meerdere rijen en kolommen * **Berekende sjabloonvelden** — speciale velden zoals berekeningen of de huidige datum #### Wat zijn sjabloonvelden? Sjabloonvelden zijn de losse velden die je in een Word-sjabloon kunt invoegen als MergeField. Per sjabloonveld zie je drie kolommen: | Kolom | Wat het is | | ---------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Sjabloonveld** | De automatisch gegenereerde tag. Plak je deze als MergeField in je Word-document, dan koppelt TotalLink het veld automatisch zodra je het document upload. | | **Bronveld** | Het achterliggende veld in de applicatie waar de waarde vandaan komt. | | **Omschrijving** | Extra uitleg over de inhoud van het bronveld. |
### Wat zijn sjabloontabellen? Sjabloontabellen zijn voorgedefinieerde tabellen die je als geheel in een sjabloon kunt opnemen — bijvoorbeeld een lijst met regels of records uit een gekoppelde tabel. Een TotalLink-consultant richt deze meestal voor je in. Klik op het uitklappijltje bij een tabel om in te stellen welk label de tabel krijgt, welke kolommen erin staan, en hoe breed elke kolom is.
### Wat zijn berekende sjabloonvelden? Berekende sjabloonvelden zijn speciale velden die zijn ingericht door de TotalLink-consultant. Dat kan iets simpels zijn zoals de huidige datum, maar ook het eindresultaat van een complexe berekening. ### Een nieuw sjabloon toevoegen {% hint style="info" %} Laat het **aanmaken** van een nieuw sjabloon doorgaans over aan een TotalLink-consultant — dit vergt specifieke kennis. Het achteraf **toevoegen van velden** aan een bestaand sjabloon kun je meestal zelf. {% endhint %} {% stepper %} {% step %} ### Open het onderwerp ⚙️ → tegel **Onderwerp** → kies het onderwerp (bijv. Overeenkomsten).
{% endstep %} {% step %} ### Voeg een sjabloon toe Ga naar het tabblad **Sjabloon** → klik **Toevoegen** → **Nieuw sjabloon**. {% endstep %} {% step %} ### Upload of bewerk het Word-bestand {% tabs %} {% tab title="Met documentmanagement-module" %} Bewerk het bestand direct in TotalLink via het **Word-icoon** bij het veld Template. {% endtab %} {% tab title="Zonder documentmanagement-module" %} Download het bestand, pas het aan, en upload het opnieuw via het veld Template. {% endtab %} {% endtabs %} {% endstep %} {% step %} ### Koppel bronvelden aan MergeFields Velden in het Word-document worden automatisch als MergeFields gedetecteerd. Per MergeField koppel je één van de volgende: | Type | Wat het is | Resultaat in het sjabloon | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | | **Bronveld** | Een veld uit het gekozen onderwerp, doorgaans ook zichtbaar in de rapportagetool | De waarde van dat veld wordt ingevoegd | | **Brontabel** | Een door TotalLink vooraf gedefinieerde tabel (bijv. facturatieregels) | Een volledige Word-tabel met de bijbehorende gegevens wordt ingevoegd | | **Speciaal bronveld** | Vooraf gedefinieerd veld dat niet in het onderwerp voorkomt (bijv. huidige datum, de uitvoerende gebruiker) | De bijbehorende dynamische waarde wordt ingevoegd | {% hint style="info" %} Brontabellen en speciale bronvelden kun je momenteel **niet zelf** definiëren. **Automatische koppeling:** gebruik je in Word een MergeField met de automatisch gegenereerde TotalLink-tag (te vinden in het tabblad **Sjabloonvelden**), dan koppelt TotalLink zelf het bronveld. Gebruik je een eigen tag, dan koppel je handmatig. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} ### Test het sjabloon Draai het sjabloon uit vanuit een dossier (printknop) of vanuit de Rapportage Toolbox (Word- of PDF-icoon) en controleer of alle velden goed worden gevuld. {% hint style="info" %} Foute of lege MergeFields? Check de tab **Velden in sjabloon** en controleer per MergeField of het bronveld goed is gekoppeld. {% endhint %} {% endstep %} {% endstepper %} ### Een veld beschikbaar maken als bronveld Wil je een veld dat nog niet in sjablonen bruikbaar is, beschikbaar maken als selecteerbaar bronveld? {% stepper %} {% step %} ### Controleer de voorwaarde Je hebt functioneel-beheerrechten (**⚙️** zichtbaar) en weet in welk onderwerp het bronveld beschikbaar moet komen. {% endstep %} {% step %} ### Voeg het veld toe aan het onderwerp * Ga naar het homescherm en open een dossier of project waarin het veld staat. * Selecteer **Beheer velden**. * Klik op het **label** van het specifieke veld (niet op het invoerveld). Er opent een pop-up. * Zoek **Onderwerp t.b.v. lijst** en klik het onderwerp aan waarin het bronveld beschikbaar moet komen. {% endstep %} {% step %} ### Koppel het veld aan een MergeField * Open de onderwerptegel met het sjabloon → ga naar het tabblad met het sjabloon. * Zoek de tabel **Velden in sjabloon** met de MergeFields. * Klik in de kolom **Bronveld** en selecteer het zojuist toegevoegde veld. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} Verschijnt het veld nog steeds niet? Check: is het veld aan het juiste onderwerp gekoppeld, is het scherm ververst (F5), en staan de rechten correct op de gebruikersgroep? {% endhint %} ## Hoe maak ik een Word-sjabloon met MergeFields? Een MergeField is een tag in je Word-document die TotalLink bij het uitdraaien vervangt door de echte waarde. Stel: je wilt het huidige jaarbedrag in een brief zetten — dan voeg je een MergeField met die tag toe. {% stepper %} {% step %} #### Open je Word-document Open een bestaand of nieuw Word-document waarin het sjabloon moet komen. {% endstep %} {% step %} #### Voeg een veld in via het Invoegen-menu Kies in Word de optie om een **veld** in te voegen en selecteer in het keuzemenu het veldtype **MergeField**.
{% hint style="info" %} Afhankelijk van je Word-versie en taalinstellingen heet deze optie iets anders of staat hij ergens anders in het menu. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} #### Vul de tag in Vul de tag in die TotalLink moet vervangen door een waarde. Gebruik bij voorkeur de automatisch gegenereerde tag uit de tabel **Sjabloonvelden** — dan koppelt TotalLink het veld zelf. Een eigen tag mag ook, maar die moet je later handmatig koppelen.
{% endstep %} {% step %} #### Klik op OK Het MergeField staat nu in je document. De opmaak (vet, kleur, lettertype) volgt automatisch het MergeField.
{% endstep %} {% step %} #### Sla het document op en upload het in TotalLink Was het een wijziging in een bestaand sjabloon? Dan is het bestand al opgeslagen. Anders sleep je het bestand naar het veld **Template** op het sjabloon-tabblad. TotalLink leest de MergeFields automatisch in en koppelt bekende tags meteen. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} **Een MergeField kopiëren? Verander de tag op de juiste manier.** Je kunt MergeFields knippen en plakken binnen een sjabloon. Maar als je daarna de achterliggende tag wilt aanpassen, **is alleen de zichtbare tekst veranderen niet genoeg**. Klik met de rechtermuisknop op het MergeField en kies in het keuzemenu de optie om het veld te bewerken — anders blijft TotalLink de oude tag koppelen. ![](/files/GSOWHJqFkrRLbUj4x2Zj) {% endhint %} ### Hoe voeg ik een afbeelding toe aan een sjabloon? Plaats de afbeelding in een **textbox** in Word. TotalLink neemt bij het vullen van het sjabloon de hoogte en breedte van de textbox over, dus daarmee bepaal je de afmetingen van de afbeelding in het uiteindelijke document. ## Hoe pas ik de formatering van een veld aan? Met formatering bepaal je hoe een waarde eruit komt te zien in het uiteindelijke document — bijvoorbeeld een datum als `2022-03-08` in plaats van `08-03-2022`. Welke opties je hebt, hangt af van het veldtype. | Veldtype | Wat je kunt instellen | | -------------------- | ----------------------------------------------------------- | | **Tekst** | Hoofdletters of kleine letters afdwingen | | **Aan/uit (Ja/nee)** | Welke tekst verschijnt bij 'Aan' en bij 'Uit' | | **Datum** | Een deel van de datum weglaten of een eigen formaat opgeven | | **Numeriek** | Aantal decimalen, een scheidingsteken, of een eigen formaat | ### Waar stel ik de formatering in? Je kunt formatering op twee plekken instellen, en elke plek heeft een eigen bereik: * **Algemeen tabblad van het onderwerp** — geldt voor *alle* sjablonen onder dat onderwerp. * **Sjabloon-tabblad** — geldt alleen voor dat ene sjabloon en heeft voorrang op de algemene instelling. Klik in beide gevallen op het uitklappijltje bij **Sjabloonvelden**, **Berekende sjabloonvelden** of **Velden in sjabloon** om de formatering-opties zichtbaar te maken. {% hint style="info" %} **Een eigen formaat opgeven?** Voor de syntax van eigen formaten gebruikt TotalLink de standaard van .NET. {% endhint %} ## Wat doet de tabel 'Uit te voeren acties'? In deze tabel staan de nabewerkingen die TotalLink uitvoert zodra je een sjabloon genereert. Een TotalLink-consultant definieert deze acties voor jouw situatie — je kunt ze zelf niet aanmaken, maar wel zien welke er gekoppeld zijn aan het sjabloon. ### Aandachtspunten bij Word-sjablonen * **Stijl** (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf. * **Knippen en plakken van MergeFields:** gebruik rechtermuisklik → **Veld bewerken** om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is niet voldoende. * **Afbeeldingen:** ondersteund — zet ze in een **textbox**; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over. * **Formattering** (datumopmaak, decimalen, hoofdletters) stel je in via het uitklappijltje bij de velden in **Sjabloonvelden** of **Velden in sjabloon**. Formattering op het tabblad **Sjabloon** heeft prioriteit boven die op het tabblad **Algemeen**. {% hint style="info" %} Zat je in de e-learning? [Klik dan hier om weer terug te gaan.](/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-4-velden-rapportages-and-sjablonen-beheren.md#oefening-20-min-in-de-testomgeving) {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/sjablonen-beheren/sjablonen-beheren-via-onderwerptegel.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.