Sjablonen beheren via onderwerptegel

Sjablonen — Word-documenten automatiseren

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via MergeFields: speciale placeholdervelden in Word die automatisch met gegevens uit de applicatie worden gevuld wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid.

Een MergeField begint met << en eindigt met >>. Voorbeelden: <<Project.Naam>> en <<Overeenkomst.Datum>>.

Onderwerpen aanmaken doet TotalLink. Als functioneel beheerder werk je binnen bestaande onderwerpen: sjablonen toevoegen, bronvelden koppelen en uitvoeren. Een nieuw onderwerp nodig? Mail [email protected].

Wat zie ik op het algemeen scherm van een onderwerp?

Op het algemeen tabblad van een onderwerp staan drie tabellen die samen bepalen welke gegevens je in een sjabloon kunt gebruiken:

• Sjabloonvelden — losse velden uit de applicatie

• Sjabloontabellen — hele tabellen met meerdere rijen en kolommen

• Berekende sjabloonvelden — speciale velden zoals berekeningen of de huidige datum

Wat zijn sjabloonvelden?

Sjabloonvelden zijn de losse velden die je in een Word-sjabloon kunt invoegen als MergeField. Per sjabloonveld zie je drie kolommen:

Kolom	Wat het is
Sjabloonveld	De automatisch gegenereerde tag. Plak je deze als MergeField in je Word-document, dan koppelt TotalLink het veld automatisch zodra je het document upload.
Bronveld	Het achterliggende veld in de applicatie waar de waarde vandaan komt.
Omschrijving	Extra uitleg over de inhoud van het bronveld.

Wat zijn sjabloontabellen?

Sjabloontabellen zijn voorgedefinieerde tabellen die je als geheel in een sjabloon kunt opnemen — bijvoorbeeld een lijst met regels of records uit een gekoppelde tabel. Een TotalLink-consultant richt deze meestal voor je in.

Klik op het uitklappijltje bij een tabel om in te stellen welk label de tabel krijgt, welke kolommen erin staan, en hoe breed elke kolom is.

Wat zijn berekende sjabloonvelden?

Berekende sjabloonvelden zijn speciale velden die zijn ingericht door de TotalLink-consultant. Dat kan iets simpels zijn zoals de huidige datum, maar ook het eindresultaat van een complexe berekening.

Een nieuw sjabloon toevoegen

Laat het aanmaken van een nieuw sjabloon doorgaans over aan een TotalLink-consultant — dit vergt specifieke kennis. Het achteraf toevoegen van velden aan een bestaand sjabloon kun je meestal zelf.

1

Open het onderwerp

⚙️ → tegel Onderwerp → kies het onderwerp (bijv. Overeenkomsten).

2

Voeg een sjabloon toe

Ga naar het tabblad Sjabloon → klik Toevoegen → Nieuw sjabloon.

3

Upload of bewerk het Word-bestand

Met documentmanagement-module

Bewerk het bestand direct in TotalLink via het Word-icoon bij het veld Template.

Zonder documentmanagement-module

4

Koppel bronvelden aan MergeFields

Velden in het Word-document worden automatisch als MergeFields gedetecteerd. Per MergeField koppel je één van de volgende:

Type	Wat het is	Resultaat in het sjabloon
Bronveld	Een veld uit het gekozen onderwerp, doorgaans ook zichtbaar in de rapportagetool	De waarde van dat veld wordt ingevoegd
Brontabel	Een door TotalLink vooraf gedefinieerde tabel (bijv. facturatieregels)	Een volledige Word-tabel met de bijbehorende gegevens wordt ingevoegd
Speciaal bronveld	Vooraf gedefinieerd veld dat niet in het onderwerp voorkomt (bijv. huidige datum, de uitvoerende gebruiker)	De bijbehorende dynamische waarde wordt ingevoegd

Brontabellen en speciale bronvelden kun je momenteel niet zelf definiëren.

Automatische koppeling: gebruik je in Word een MergeField met de automatisch gegenereerde TotalLink-tag (te vinden in het tabblad Sjabloonvelden), dan koppelt TotalLink zelf het bronveld. Gebruik je een eigen tag, dan koppel je handmatig.

5

Test het sjabloon

Draai het sjabloon uit vanuit een dossier (printknop) of vanuit de Rapportage Toolbox (Word- of PDF-icoon) en controleer of alle velden goed worden gevuld.

Foute of lege MergeFields? Check de tab Velden in sjabloon en controleer per MergeField of het bronveld goed is gekoppeld.

Een veld beschikbaar maken als bronveld

Wil je een veld dat nog niet in sjablonen bruikbaar is, beschikbaar maken als selecteerbaar bronveld?

1

Controleer de voorwaarde

Je hebt functioneel-beheerrechten (⚙️ zichtbaar) en weet in welk onderwerp het bronveld beschikbaar moet komen.

2

Voeg het veld toe aan het onderwerp

• Ga naar het homescherm en open een dossier of project waarin het veld staat.

• Selecteer Beheer velden.

• Klik op het label van het specifieke veld (niet op het invoerveld). Er opent een pop-up.

• Zoek Onderwerp t.b.v. lijst en klik het onderwerp aan waarin het bronveld beschikbaar moet komen.

3

Koppel het veld aan een MergeField

• Open de onderwerptegel met het sjabloon → ga naar het tabblad met het sjabloon.

• Zoek de tabel Velden in sjabloon met de MergeFields.

• Klik in de kolom Bronveld en selecteer het zojuist toegevoegde veld.

Verschijnt het veld nog steeds niet? Check: is het veld aan het juiste onderwerp gekoppeld, is het scherm ververst (F5), en staan de rechten correct op de gebruikersgroep?

Hoe maak ik een Word-sjabloon met MergeFields?

Een MergeField is een tag in je Word-document die TotalLink bij het uitdraaien vervangt door de echte waarde. Stel: je wilt het huidige jaarbedrag in een brief zetten — dan voeg je een MergeField met die tag toe.

1

Open je Word-document

Open een bestaand of nieuw Word-document waarin het sjabloon moet komen.

2

Voeg een veld in via het Invoegen-menu

Kies in Word de optie om een veld in te voegen en selecteer in het keuzemenu het veldtype MergeField.

Afhankelijk van je Word-versie en taalinstellingen heet deze optie iets anders of staat hij ergens anders in het menu.

3

Vul de tag in

Vul de tag in die TotalLink moet vervangen door een waarde. Gebruik bij voorkeur de automatisch gegenereerde tag uit de tabel Sjabloonvelden — dan koppelt TotalLink het veld zelf. Een eigen tag mag ook, maar die moet je later handmatig koppelen.

4

Klik op OK

Het MergeField staat nu in je document. De opmaak (vet, kleur, lettertype) volgt automatisch het MergeField.

5

Sla het document op en upload het in TotalLink

Was het een wijziging in een bestaand sjabloon? Dan is het bestand al opgeslagen. Anders sleep je het bestand naar het veld Template op het sjabloon-tabblad. TotalLink leest de MergeFields automatisch in en koppelt bekende tags meteen.

Een MergeField kopiëren? Verander de tag op de juiste manier.

Je kunt MergeFields knippen en plakken binnen een sjabloon. Maar als je daarna de achterliggende tag wilt aanpassen, is alleen de zichtbare tekst veranderen niet genoeg. Klik met de rechtermuisknop op het MergeField en kies in het keuzemenu de optie om het veld te bewerken — anders blijft TotalLink de oude tag koppelen.

Hoe voeg ik een afbeelding toe aan een sjabloon?

Plaats de afbeelding in een textbox in Word. TotalLink neemt bij het vullen van het sjabloon de hoogte en breedte van de textbox over, dus daarmee bepaal je de afmetingen van de afbeelding in het uiteindelijke document.

Hoe pas ik de formatering van een veld aan?

Met formatering bepaal je hoe een waarde eruit komt te zien in het uiteindelijke document — bijvoorbeeld een datum als 2022-03-08 in plaats van 08-03-2022. Welke opties je hebt, hangt af van het veldtype.

Veldtype	Wat je kunt instellen
Tekst	Hoofdletters of kleine letters afdwingen
Aan/uit (Ja/nee)	Welke tekst verschijnt bij 'Aan' en bij 'Uit'
Datum	Een deel van de datum weglaten of een eigen formaat opgeven
Numeriek	Aantal decimalen, een scheidingsteken, of een eigen formaat

Waar stel ik de formatering in?

Je kunt formatering op twee plekken instellen, en elke plek heeft een eigen bereik:

• Algemeen tabblad van het onderwerp — geldt voor alle sjablonen onder dat onderwerp.

• Sjabloon-tabblad — geldt alleen voor dat ene sjabloon en heeft voorrang op de algemene instelling.

Klik in beide gevallen op het uitklappijltje bij Sjabloonvelden, Berekende sjabloonvelden of Velden in sjabloon om de formatering-opties zichtbaar te maken.

Een eigen formaat opgeven? Voor de syntax van eigen formaten gebruikt TotalLink de standaard van .NET.

Wat doet de tabel 'Uit te voeren acties'?

In deze tabel staan de nabewerkingen die TotalLink uitvoert zodra je een sjabloon genereert. Een TotalLink-consultant definieert deze acties voor jouw situatie — je kunt ze zelf niet aanmaken, maar wel zien welke er gekoppeld zijn aan het sjabloon.

Aandachtspunten bij Word-sjablonen

• Stijl (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf.

• Knippen en plakken van MergeFields: gebruik rechtermuisklik → Veld bewerken om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is niet voldoende.

• Afbeeldingen: ondersteund — zet ze in een textbox; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over.

• Formattering (datumopmaak, decimalen, hoofdletters) stel je in via het uitklappijltje bij de velden in Sjabloonvelden of Velden in sjabloon. Formattering op het tabblad Sjabloon heeft prioriteit boven die op het tabblad Algemeen.

Zat je in de e-learning? Klik dan hier om weer terug te gaan.