Velden beheren

Velden toevoegen, aanpassen en verbergen

Wijzig velden met terughoudendheid. Het verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages. Denk aan velden als overeenkomststatus of projectcode — de kans is groot dat meerdere rapportages ze nodig hebben.

Sommige velden — zoals overeenkomststatus — komen in meerdere tegels voor. Verwijder je zo'n veld en voeg je een nieuw veld toe, dan haal je een veld weg dat in álle tegels beschikbaar was en zet je er één terug die slechts in één tegel zichtbaar is. In de huidige versie kan alleen een TotalLink-consultant zulke tegeloverschrijdende velden aanmaken.

Het scherm Beheer velden

Ga naar het te wijzigen scherm → hamburgermenu → Beheer velden. Hier doe je drie dingen:

• Verplaatsen — versleep velden met de muis naar de gewenste positie.

• Toevoegen — klik onderin op Nieuw veld toevoegen.

• Eigenschappen wijzigen — klik op het label van een veld (dus niet op het invoerveld).

Een nieuw veld is standaard voor niemand zichtbaar. Pas wanneer je per gebruikersgroep rechten toekent, zien je collega's het veld verschijnen. Loop daarna de drie-stappen checklist af.

---

Velden toevoegen

Gebruik met terughoudendheid. Verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages.

1

Ga naar het te wijzigen scherm.

2

Klik in het menu op Beheer velden.

3

Toevoegen: klik onderin op Nieuw veld toevoegen.

Bepaal welk veldtype je wilt:

Veldtype	Gebruik dit voor	Voorbeeld
Tekst	Korte tekst op één regel	Naam, kenmerk, titel
Memo	Lange tekst over meerdere regels	Omschrijving, toelichting, notitie
Label	Vaste uitleg of een kopje op het formulier (geen invoer)	Sectiekop "Contactgegevens"
Numeriek	Getallen waar je op wilt rekenen	Aantal, leeftijd, hoeveelheid
Bedrag	Geldbedragen	Factuurbedrag, declaratie, prijs
Percentage	Een percentage	Voortgang, kortingspercentage
Datum	Een kalenderdatum zonder tijd	Geboortedatum, einddatum project / fase / contract
Datum en tijd	Datum én kloktijd samen	Moment van een afspraak, tijdstip incident
Tijd	Alleen een kloktijd	Openingstijd, starttijd dienst
Ja/nee schuif	Een keuze tussen twee mogelijkheden	Akkoord ja/nee, actief ja/nee
Keuzelijst	Eén keuze uit een vaste lijst opties	Status, afdeling, categorie
Opzoekveld	Een verwijzing naar een bestaand gegeven elders	Koppeling aan een medewerker, relatie, dossier of project
Mailveld	Een e-mailadres	Contact-e-mailadres
Hyperlink	Een aanklikbare link	Verwijzing naar een externe website
Foto	Een afbeelding uploaden	Foto van project of object
4-ogen veld	een tabel die alle mutaties bijhoudt voor dat specifieke tabblad	Beoordeling van een veld

4

Verplaatsen: versleep het toegevoegde veld met de muis naar de gewenste positie.

---

Een veld in een tabel toevoegen

Wil je een kolom toevoegen aan een tabel (in plaats van een los veld aan een scherm)? Dat gaat net iets anders.

1

Open Beheer velden

Ga naar het scherm waar je een kolom wilt toevoegen → hamburgermenu → Beheer velden.

2

Open de tabelheader

Klik op de Header van de specifieke tabel.

3

Zet KolomToevoegen aan

Scroll naar beneden en schuif het vinkje aan bij het veld KolomToevoegen. Er verschijnt nu een ➕ aan de linkerkant van de tabel.

4

Voeg de kolom toe

Klik op de ➕ en kies de gewenste kolom (bijvoorbeeld Tweede verzoeker naast Verzoeker). De kolom verschijnt nu in de tabel.

5

Stel rechten en rapportage in

Bepaal de rechten voor de nieuwe kolom — standaard is die nog niet leesbaar of muteerbaar tot de functioneel beheerder dit instelt. Bepaal daarna of de kolom mee moet in een bestaande rapportage. Volg hiervoor de drie-stappen checklist.

Waarom kan ik geen rechten uitdelen op de nieuw toegevoegde kolom?

Dit komt vrijwel altijd doordat de rechten voor de nieuwe kolom nog niet opnieuw zijn toegepast. Gebruik de rood-omweg om de rechten voor alle onderliggende velden — inclusief de net toegevoegde kolom — in één keer opnieuw door te zetten.

---

Na het toevoegen: de drie-stappen checklist

Je hebt net een nieuw veld of een nieuwe kolom toegevoegd. Voordat collega's ermee kunnen werken, regel je nog drie dingen.

1

Bepaal wie het veld mag zien / bewerken

Ga naar het scherm waarin het veld staat → hamburgermenu → Beheer rechten → kies rechtsboven de gebruikersgroep → klik op het stoplicht bij het veld.

Standaard staat een nieuw veld op rood voor iedereen.

Meerdere velden tegelijk toegevoegd of rechten aan een tabel / kolom toekennen? Activeer ze in één keer per gebruikersgroep met de rood-omweg.

2

Bepaal of het veld in de rapportagetool moet verschijnen

Een onderwerp is een databron waarop een rapportage in de rapportagetool is gebaseerd; dit wordt door de TotalLink-consultant ingesteld. Ieder onderwerp wordt als tabblad in de rapportagetool getoond.

Een nieuw veld komt niet automatisch als kolom beschikbaar. Je koppelt het expliciet via Onderwerp t.b.v. lijst:

• Open het scherm met het nieuwe veld → hamburgermenu → Beheer velden.

• Klik op het specifieke veld.

• Zoek het veld Onderwerp t.b.v. lijst → klik in het witte vlak → kies het onderwerp of de onderwerpen waarin het veld zichtbaar moet worden.

Niet elk veld werkt op elk onderwerp. Bij sommige onderwerpen wordt het veld als optelling getoond. Voorbeeld: koppel je een FCL-veld aan het onderwerp Overeenkomsten, dan zie je een lijst van FCL's over alle onderliggende facturatieregels — een overeenkomst heeft immers vaak meerdere facturatieregels.

Kan het in één actie naar alle rapportages? Nee. Dat doe je bewust per onderwerp. Staat het gewenste onderwerp niet in de keuzelijst? Mail dan [email protected] om te laten bepalen of het mogelijk is.

3

Controleer of het veld ook in sjablonen moet

Alleen nodig als het veld in Word-sjablonen (brieven, contracten) gebruikt moet worden. Na stap 2 is het veld al selecteerbaar als Bronveld bij MergeFields — zie Sjablonen.

4

Bepaal overige veldeigenschappen

---

FAQ-val: "mijn collega ziet het veld niet"

Dit is de meest voorkomende vraag die je als functioneel beheerder krijgt. Loop de checks af in deze volgorde:

1. Heeft de collega het scherm ververst (F5)? De simpelste oorzaak, en de meest vergeten.

2. Staat het stoplicht bij de juiste gebruikersgroep op 🟢 of 🟠? Hamburgermenu → Beheer rechten → selecteer de juiste rechtengroep.

3. Zit de collega in die gebruikersgroep? Tegel Medewerker → tabblad Beheer → veld Rechten.

4. Heeft de collega per ongeluk twee accounts? Zie het samenvoegen van dubbele accounts in het medewerkerbeheer.

5. Heb je de rood-omweg uitgevoerd? Bij meerdere nieuwe velden of tabelkolommen is dit vaak de oorzaak.

6. Alleen onzichtbaar in de rapportage? Controleer of Onderwerp t.b.v. lijst is ingesteld: Beheer velden → klik op het veld → scroll naar Onderwerp t.b.v. lijst.

Het veld staat wel in het scherm maar niet in de rapportagetool — wat nu?

Een veld komt niet automatisch in de rapportagetool. Controleer of het veld via Onderwerp t.b.v. lijst aan het juiste onderwerp is gekoppeld (stap 2 van de checklist).

Kan ik één actie doen waarmee het veld meteen in alle rapportages zichtbaar wordt?

Nee. Dat moet bewust per onderwerp. Zo bepaal je zelf welke onderwerpen het veld ondersteunen.

Wat als ik één van deze stappen oversla?

Dan werkt de keten niet volledig: zonder rechten ziet niemand het veld, zonder Onderwerp t.b.v. lijst ontbreekt het in de rapportagetool, en zonder koppeling als bronveld kun je het niet in sjablonen gebruiken.