> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/velden-beheren.md). # Velden beheren ## Velden toevoegen, aanpassen en verbergen {% hint style="warning" %} **Wijzig velden met terughoudendheid.** Het verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages. Denk aan velden als **overeenkomststatus** of **projectcode** — de kans is groot dat meerdere rapportages ze nodig hebben. {% endhint %} {% hint style="danger" %} Sommige velden — zoals **overeenkomststatus** — komen in meerdere tegels voor. Verwijder je zo'n veld en voeg je een nieuw veld toe, dan haal je een veld weg dat in **álle** tegels beschikbaar was en zet je er één terug die slechts in **één** tegel zichtbaar is. In de huidige versie kan alleen een **TotalLink-consultant** zulke tegeloverschrijdende velden aanmaken. {% endhint %} ### Het scherm Beheer velden Ga naar het te wijzigen scherm → hamburgermenu → **Beheer velden**. Hier doe je drie dingen: * **Verplaatsen** — versleep velden met de muis naar de gewenste positie. * **Toevoegen** — klik onderin op **Nieuw veld toevoegen**. * **Eigenschappen wijzigen** — klik op het **label** van een veld (dus niet op het invoerveld). {% hint style="info" %} Een nieuw veld is standaard **voor niemand zichtbaar**. Pas wanneer je per gebruikersgroep rechten toekent, zien je collega's het veld verschijnen. Loop daarna de [drie-stappen checklist](#na-het-toevoegen-de-drie-stappen-checklist) af. {% endhint %} *** ## Velden toevoegen {% hint style="warning" %} Gebruik met terughoudendheid. Verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages. {% endhint %} {% stepper %} {% step %} Ga naar het te wijzigen scherm. {% endstep %} {% step %} Klik in het menu op **Beheer velden**. {% endstep %} {% step %} **Toevoegen:** klik onderin op *Nieuw veld toevoegen*. Bepaal welk veldtype je wilt:
| Veldtype | Gebruik dit voor | Voorbeeld | | ----------------- | ---------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Tekst** | Korte tekst op één regel | Naam, kenmerk, titel | | **Memo** | Lange tekst over meerdere regels | Omschrijving, toelichting, notitie | | **Label** | Vaste uitleg of een kopje op het formulier (geen invoer) | Sectiekop "Contactgegevens" | | **Numeriek** | Getallen waar je op wilt rekenen | Aantal, leeftijd, hoeveelheid | | **Bedrag** | Geldbedragen | Factuurbedrag, declaratie, prijs | | **Percentage** | Een percentage | Voortgang, kortingspercentage | | **Datum** | Een kalenderdatum zonder tijd | Geboortedatum, einddatum project / fase / contract | | **Datum en tijd** | Datum én kloktijd samen | Moment van een afspraak, tijdstip incident | | **Tijd** | Alleen een kloktijd | Openingstijd, starttijd dienst | | **Ja/nee schuif** | Een keuze tussen twee mogelijkheden | Akkoord ja/nee, actief ja/nee | | **Keuzelijst** | Eén keuze uit een vaste lijst opties | Status, afdeling, categorie | | **Opzoekveld** | Een verwijzing naar een bestaand gegeven elders | Koppeling aan een medewerker, relatie, dossier of project | | **Mailveld** | Een e-mailadres | Contact-e-mailadres | | **Hyperlink** | Een aanklikbare link | Verwijzing naar een externe website | | **Foto** | Een afbeelding uploaden | Foto van project of object | | **4-ogen veld** | een tabel die alle mutaties bijhoudt voor dat specifieke tabblad | Beoordeling van een veld | | {% endstep %} | | | {% step %} **Verplaatsen:** versleep het toegevoegde veld met de muis naar de gewenste positie. {% endstep %} {% endstepper %} *** ## Een veld in een tabel toevoegen Wil je een **kolom** toevoegen aan een tabel (in plaats van een los veld aan een scherm)? Dat gaat net iets anders. {% stepper %} {% step %} ### Open Beheer velden Ga naar het scherm waar je een kolom wilt toevoegen → hamburgermenu → **Beheer velden**.
{% endstep %} {% step %} ### Open de tabelheader Klik op de **Header** van de specifieke tabel.
{% endstep %} {% step %} ### Zet KolomToevoegen aan Scroll naar beneden en schuif het vinkje aan bij het veld **KolomToevoegen**. Er verschijnt nu een **➕** aan de linkerkant van de tabel.
{% endstep %} {% step %} ### Voeg de kolom toe Klik op de **➕** en kies de gewenste kolom (bijvoorbeeld *Tweede verzoeker* naast *Verzoeker*). De kolom verschijnt nu in de tabel.
{% endstep %} {% step %} ### Stel rechten en rapportage in Bepaal de rechten voor de nieuwe kolom — standaard is die nog niet leesbaar of muteerbaar tot de functioneel beheerder dit instelt. Bepaal daarna of de kolom mee moet in een bestaande rapportage. Volg hiervoor de [drie-stappen checklist](#na-het-toevoegen-de-drie-stappen-checklist). {% endstep %} {% endstepper %}
Waarom kan ik geen rechten uitdelen op de nieuw toegevoegde kolom? Dit komt vrijwel altijd doordat de rechten voor de nieuwe kolom nog niet opnieuw zijn toegepast. Gebruik de [rood-omweg](#meerdere-nieuwe-velden-tegelijk-de-rood-omweg) om de rechten voor alle onderliggende velden — inclusief de net toegevoegde kolom — in één keer opnieuw door te zetten.
*** ## Na het toevoegen: de drie-stappen checklist Je hebt net een nieuw veld of een nieuwe kolom toegevoegd. Voordat collega's ermee kunnen werken, regel je nog drie dingen. {% stepper %} {% step %} ### Bepaal wie het veld mag zien / bewerken Ga naar het scherm waarin het veld staat → hamburgermenu → **Beheer rechten** → kies rechtsboven de gebruikersgroep → klik op het **stoplicht** bij het veld. Standaard staat een nieuw veld op **rood** voor iedereen. {% hint style="info" %} Meerdere velden tegelijk toegevoegd of rechten aan een tabel / kolom toekennen? Activeer ze in één keer per gebruikersgroep met de[ rood-omweg](/functioneel-beheer/how-to../gebruikers-en-rechten-beheren/rechten-beheren.md#de-rood-omweg-een-truc-die-je-vaker-nodig-hebt). {% endhint %} {% endstep %} {% step %} ### Bepaal of het veld in de rapportagetool moet verschijnen Een **onderwerp** is een databron waarop een rapportage in de rapportagetool is gebaseerd; dit wordt door de TotalLink-consultant ingesteld. Ieder onderwerp wordt als tabblad in de rapportagetool getoond. Een nieuw veld komt **niet automatisch** als kolom beschikbaar. Je koppelt het expliciet via **Onderwerp t.b.v. lijst**: * Open het scherm met het nieuwe veld → hamburgermenu → **Beheer velden**. * Klik op het specifieke veld. * Zoek het veld **Onderwerp t.b.v. lijst** → klik in het witte vlak → kies het onderwerp of de onderwerpen waarin het veld zichtbaar moet worden. {% hint style="info" %} Niet elk veld werkt op elk onderwerp. Bij sommige onderwerpen wordt het veld als **optelling** getoond. Voorbeeld: koppel je een FCL-veld aan het onderwerp **Overeenkomsten**, dan zie je een lijst van FCL's over alle onderliggende facturatieregels — een overeenkomst heeft immers vaak meerdere facturatieregels. **Kan het in één actie naar alle rapportages?** Nee. Dat doe je bewust per onderwerp. Staat het gewenste onderwerp niet in de keuzelijst? Mail dan **** om te laten bepalen of het mogelijk is. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} ### Controleer of het veld ook in sjablonen moet Alleen nodig als het veld in **Word-sjablonen** (brieven, contracten) gebruikt moet worden. Na stap 2 is het veld al selecteerbaar als **Bronveld** bij MergeFields — zie [Sjablonen](#sjablonen-word-documenten-automatiseren). {% endstep %} {% step %} ### Bepaal overige veldeigenschappen {% endstep %} {% endstepper %} *** ## FAQ-val: "mijn collega ziet het veld niet" Dit is de meest voorkomende vraag die je als functioneel beheerder krijgt. Loop de checks af **in deze volgorde**: 1. **Heeft de collega het scherm ververst (F5)?** De simpelste oorzaak, en de meest vergeten. 2. **Staat het stoplicht bij de juiste gebruikersgroep op 🟢 of 🟠?** Hamburgermenu → Beheer rechten → selecteer de juiste rechtengroep. 3. **Zit de collega in die gebruikersgroep?** Tegel Medewerker → tabblad Beheer → veld Rechten. 4. **Heeft de collega per ongeluk twee accounts?** Zie het samenvoegen van dubbele accounts in het medewerkerbeheer. 5. **Heb je de** [**rood-omweg**](#meerdere-nieuwe-velden-tegelijk-de-rood-omweg) **uitgevoerd?** Bij meerdere nieuwe velden of tabelkolommen is dit vaak de oorzaak. 6. **Alleen onzichtbaar in de rapportage?** Controleer of **Onderwerp t.b.v. lijst** is ingesteld: Beheer velden → klik op het veld → scroll naar Onderwerp t.b.v. lijst.
Het veld staat wel in het scherm maar niet in de rapportagetool — wat nu? Een veld komt niet automatisch in de rapportagetool. Controleer of het veld via **Onderwerp t.b.v. lijst** aan het juiste onderwerp is gekoppeld (stap 2 van de checklist).
Kan ik één actie doen waarmee het veld meteen in alle rapportages zichtbaar wordt? Nee. Dat moet bewust per onderwerp. Zo bepaal je zelf welke onderwerpen het veld ondersteunen.
Wat als ik één van deze stappen oversla? Dan werkt de keten niet volledig: zonder rechten ziet niemand het veld, zonder Onderwerp t.b.v. lijst ontbreekt het in de rapportagetool, en zonder koppeling als bronveld kun je het niet in sjablonen gebruiken.
--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/how-to../velden-rapportages-en-sjablonen/velden-beheren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.