Best practice: controle inbouwen

Wil je dat iemand anders meekijkt voordat een belangrijke stap definitief wordt afgerond? Voeg dan een aparte stap Controle uitvoeren toe aan het proces en wijs die toe aan de controleur.

Waarom een aparte controlestap?

TotalLink dwingt een vier-ogencontrole niet technisch af: iedere gebruiker die een stap mag uitvoeren, kan die stap ook zelf op Afgerond zetten. Er zit geen automatische blokkade tussen "ik ben klaar" en "het is goedgekeurd".

Door de controle als eigen stap in het proces op te nemen, regel je dat alsnog:

• De controle is zichtbaar — iedereen ziet in de procestracker dat er nog een beoordeling volgt.
• De controle is toewijsbaar — je legt vast wie de controleur is.
• De controle is aantoonbaar — bij het afronden registreert TotalLink automatisch de datum en de naam van de controleur.
• Het proces blijft flexibel — je bouwt controle in op de momenten die er echt toe doen, in plaats van bij elke stap.

Je hoeft hiervoor niets nieuws te leren. Een controlestap is een gewone processtap — alleen de bedoeling is anders.

Hoe richt ik een controlestap in?

Dit doet de functioneel beheerder in de inrichting van het proces.

1

Bepaal welke stap controle nodig heeft

Kies de stap waarvan het resultaat beoordeeld moet worden voordat het proces verder gaat — bijvoorbeeld het opstellen van een contract of het vaststellen van een bedrag.

2

Voeg een nieuwe stap toe direct ná die stap

Noem de stap herkenbaar, bijvoorbeeld Controle uitvoeren of Controle uitvoeren — contract. Gebruik in het hele proces dezelfde benaming, zodat gebruikers de controlestap meteen herkennen.

3

Leg de afhankelijkheid aan twee kanten vast

Stel dit allebei in:

• De controlestap is afhankelijk van de stap die gecontroleerd moet worden. De controlestap springt daardoor pas op Actief zodra de uitvoerende stap is afgerond.
• De stap ná de controle is afhankelijk van de controlestap. Zonder deze tweede afhankelijkheid loopt het proces gewoon door en wordt de controle overgeslagen.

Beide afhankelijkheden samen zorgen ervoor dat de controle echt tussen de twee stappen in zit.

4

Koppel de functie van de controleur

Leg bij de stap vast welke functie de controle uitvoert. Zo weet iedere gebruiker wie er aan de beurt is, ook als de stap nog niet aan een persoon is toegewezen.

Je ziet nu in de procestracker dat de controlestap als Volgend verschijnt zodra de voorgaande stap in behandeling is.

TotalLink controleert niet of het om twee verschillende personen gaat. Dezelfde gebruiker kan technisch gezien zowel de uitvoerende stap als de controlestap afronden. Een gebruiker kan de controlestap zelfs op Afgerond zetten en daarna weer terugzetten naar Actief — de volgende stap wordt dan actief zonder dat bij de controlestap zichtbaar blijft wie hem heeft afgerond.

Maak hierover een werkafspraak binnen je organisatie. Elke statuswijziging blijft hoe dan ook terug te vinden in het logboek van het procestracker-tabblad, met naam, datum en tijdstip.

Hoe voer ik een controle uit?

Controleur

1

Beoordeel de voorgaande stap

Je ziet de stap Controle uitvoeren geaccentueerd staan zodra deze aan de beurt is.

Beoordeel het resultaat van de voorgaande stap.

2

Rond de controle af of zet deze on hold

Akkoord? Zet de stap op Afgerond en voeg een korte toelichting toe, bijvoorbeeld waar je op hebt gecontroleerd.

Niet akkoord? Zet de stap op On hold met een toelichting waarin je beschrijft wat er aangepast moet worden. Laat daarna de voorgaande stap terugzetten naar Actief, zodat de uitvoerder de correctie kan doorvoeren.

Zodra je de stap op Afgerond zet, legt TotalLink automatisch jouw naam en de datum vast en gaat het proces verder.

Uitvoerder van de stap

1

Rond je eigen stap af

Rond je eigen stap af zoals gebruikelijk.

2

Wacht op de controle

De controlestap springt automatisch op Actief en is nu aan de controleur.

3

Verwerk een eventuele correctie

Krijg je de stap terug omdat de controle niet akkoord was? Lees de toelichting bij de controlestap, voer de correctie door en rond je stap opnieuw af.

De controlestap wordt daarna automatisch opnieuw actief.

Bij welke stappen zet ik wél en niet een controle?

Bouw controle in op de momenten die ertoe doen. Bij elke stap een controle maakt het proces traag en zorgt ervoor dat de controle een formaliteit wordt.

Wél een controlestap	Geen controlestap
Financiële gevolgen, zoals het vaststellen van een bedrag of een betaling	Routinestappen zonder risico
Onomkeerbare handelingen, zoals verzenden of publiceren	Stappen die verderop in het proces toch al worden gecontroleerd
Juridische vastlegging, zoals ondertekening van een contract	Puur administratieve registratie
Stappen waarop een interne controle- of auditverplichting rust	Stappen die één persoon van begin tot eind uitvoert

Kan een gebruiker de controlestap overslaan?

In de volgorde niet: zolang de volgende stap afhankelijk is van de controlestap, komt het proces niet verder voordat de controlestap is afgerond.

Inhoudelijk kan het wel. Een gebruiker met de juiste rechten kan de controlestap zelf op Afgerond zetten, en zelfs daarna weer terugzetten naar Actief — de volgende stap blijft dan actief. Leg daarom in een werkafspraak vast wie de controle uitvoert. In het logboek van het procestracker-tabblad blijft elke statuswijziging zichtbaar, inclusief wie de stap wanneer heeft afgerond of teruggezet.

Wat als de controleur afwezig is?

Wijs de stap toe aan een vervanger met dezelfde functie. Voeg bij de statuswijziging een toelichting toe waarin je vermeldt waarom de vervanger de controle heeft uitgevoerd.

Kan ik de controle achteraf terugvinden?

Ja, op drie manieren:

• Zet in de procestracker het schuifje Toon afgeronde stappen aan om de controlestap met naam, datum en toelichting in te zien.
• Open het logboek van het procestracker-tabblad. Daarin staat élke statuswijziging — ook stappen die later weer zijn teruggezet. Dit is de sluitende bron als je moet aantonen dat de controle heeft plaatsgevonden.
• Filter in de rapportages Procestracker Contracten en Procestracker Projecten op status om te zien welke controles nog openstaan.