Best practice: deadline en signalering toevoegen

Wil je dat een medewerker automatisch een mail krijgt als zijn processtap bijna verloopt? Voeg dan een kolom Deadline toe aan de procestracker-tabel en koppel daar een regelgrensbewaking aan.

Wat levert dit op?

De procestracker laat zien wie er aan de beurt is, maar wacht op de gebruiker: er gaat geen seintje uit als een stap blijft liggen. Met een deadline plus regelgrensbewaking draai je dat om — de stap komt naar de medewerker toe.

• De deadline staat zichtbaar in de tabel, naast de stap zelf.
• De toegewezen medewerker krijgt automatisch een mail, een ingesteld aantal dagen voordat de deadline verstrijkt.
• Vanuit het bericht klik je direct door naar de processtap — geen zoektocht door dossiers of projecten.
• Je kunt op de deadline filteren en rapporteren, zodat je ziet welke stappen dreigen te verlopen.

Je hoeft hiervoor geen nieuw onderdeel te leren. De deadline is een gewoon datumveld en de bewaking werkt hetzelfde als bij andere datumvelden in TotalLink, zoals een signaaldatum op een overeenkomst.

Hoe voeg ik de kolom Deadline toe?

Dit doet de functioneel beheerder.

1

Voeg een kolom van het type Datum toe

Voeg aan de tabel van de procestracker een kolom toe met veldtype Datum en noem deze Deadline. Gebruik in alle processen dezelfde naam, zodat je er later één bewaking en één rapportage op kunt bouwen.

2

Bepaal wie de deadline invult

Spreek af of de deadline vooraf per stap wordt ingevuld, of dat de uitvoerder hem zelf zet zodra de stap actief wordt. Beide werken — maar een lege deadline levert geen signalering op.

3

Controleer of de kolom zichtbaar is voor de juiste gebruikers

Open de procestracker in een dossier of project. Je ziet nu de kolom Deadline in de tabel staan en kunt per stap een datum invullen.

Hoe koppel ik er een signalering aan?

Gebruik hiervoor Regelgrensbewaking, te vinden onder de Beheertegels.

1

Maak een nieuwe regelgrensbewaking aan

Geef een herkenbare omschrijving, bijvoorbeeld Deadlinebewaking procestracker.

2

Kies de te bewaken entiteit

Selecteer de entiteit van de processtap. De bewaking kijkt vanaf nu naar de datumvelden binnen die entiteit.

3

Voeg een regel toe op het veld Deadline

Vul de regel als volgt in:

Instelling	Waarde
Aan	Aangezet
Bericht	Deadline
Email sturen	Aangezet
Specifiek te waarschuwen personen	De toegewezen medewerker van de stap
Van te voren	Het aantal dagen dat je vooruit wilt waarschuwen
Toelichting	Korte tekst die de ontvanger in het bericht ziet, bijvoorbeeld "Deze processtap verloopt binnenkort"

Door bij Specifiek te waarschuwen personen de toegewezen medewerker te kiezen, gaat het bericht steeds naar de persoon die op dat moment aan de stap gekoppeld is — je hoeft dus geen namen vast te leggen in de bewaking.

4

Test met één stap

Vul bij een testdossier een deadline in die binnen je waarschuwingstermijn valt en wijs de stap aan jezelf toe. Je ontvangt het bericht en ziet in de mail een verwijzing naar de processtap.

Een lege deadline geeft geen signaal. De bewaking kijkt alleen naar stappen waarbij het veld Deadline is ingevuld. Maak daarom een werkafspraak wie de deadline invult, of laat de functioneel beheerder een standaardtermijn per stap inrichten.

Wat krijgt de medewerker te zien?

De toegewezen medewerker ontvangt op het ingestelde moment een mail met de omschrijving en toelichting die je bij de bewaking hebt ingevuld. Vanuit het bericht klik je door naar het dossier of project en kom je uit bij de procestracker, waar de betreffende stap klaarstaat.

Vandaar pak je de stap direct op: toewijzing aanpassen, toelichting toevoegen, of de status op Afgerond of On hold zetten.

Hoeveel dagen van tevoren waarschuw ik?

Kies de termijn op basis van hoeveel tijd de medewerker nodig heeft om de stap nog uit te voeren.

Soort stap	Advies
Korte administratieve handeling	1 tot 2 dagen van tevoren
Stap waarvoor je informatie bij anderen moet ophalen	5 tot 10 dagen van tevoren
Stap met een externe of wettelijke termijn	Ruim vóór de termijn, plus een tweede regel dichter op de datum
Stap die op de dag zelf moet gebeuren	0 dagen van tevoren

Wil je twee keer waarschuwen — bijvoorbeeld tien dagen vooraf én op de dag zelf? Voeg dan binnen dezelfde regelgrensbewaking een tweede regel toe op hetzelfde veld met een andere waarde bij Van te voren.

Wat gebeurt er als de stap nog niet aan iemand is toegewezen?

Dan is er geen specifieke ontvanger. Vul in dat geval bij Altijd te waarschuwen personen een vaste ontvanger in, bijvoorbeeld de procesverantwoordelijke of een algemene mailbox. Zo blijft een niet-toegewezen stap toch zichtbaar.

Kan ik zien welke deadlines binnenkort verlopen?

Ja. Gebruik de rapportages Procestracker Contracten en Procestracker Projecten en neem de kolom Deadline op in het overzicht. Filter op de status om alleen actieve stappen te tonen en sorteer op deadline om te zien wat als eerste verloopt.

Moet ik dit per proces apart inrichten?

Nee, als je één keer de kolom hebt toegevoegd wordt deze bij alle processen getoond.