Workflow inrichten met Procestracker
Met de procestracker zie je altijd wie er aan de beurt is, welke stappen er bij een proces horen en wat de huidige stand van elk project of dossier is.
Waar vind ik de instellingen van de procestracker?
Ga via het hoofdmenu naar de Beheertegels en zoek de procestracker-tegel.
Vanuit deze tegel kun je:
Op + klikken om een nieuw proces toe te voegen
Op een bestaand proces klikken om dit te wijzigen
Hoe maak ik een nieuw proces aan?
Klik op + in de procestracker-tegel.
Geef het proces een duidelijke, unieke naam.
Voeg indien gewenst een beschrijving toe.
Voeg daarna de processtappen toe (zie hieronder).
🎬 Schermopname: Doorloop: Configuratie → procestracker-tegel → plus-icoon → naam invoeren → stappen toevoegen
Hoe voeg ik processtappen toe?
Herhaal de onderstaande stappen voor elke stap in het proces:
Klik in de tabel Processtappen op + Toevoegen.
Voer bij Stap de naam van de processtap in.
Geef de verantwoordelijke functie aan voor deze stap.
Nog geen functies ingesteld? Geen zorgen! Daar nemen we je in mee via Functies toevoegen
Klik in de kolom Vereiste voorgaande stappen om aan te geven welke stappen eerst afgerond moeten zijn. Je kunt meerdere voorgaande stappen selecteren.
Het instellen van vereiste voorgaande stappen voorkomt dat een stap wordt uitgevoerd voordat alle benodigde voorwaarden zijn vervuld.
Hoe pas ik de volgorde van processtappen aan?
Sleep de stappen met de pijltjes aan het begin van elke rij naar de gewenste positie.
De uiteindelijke volgorde is een combinatie van jouw handmatige volgorde én de ingestelde afhankelijkheden. Als stap A vóór stap B staat, maar stap B als voorwaarde heeft, plaatst het systeem stap B automatisch eerder.
Het systeem keurt kringverwijzingen (waarbij stappen elkaar over en weer als voorwaarde hebben) automatisch af. Zo blijft de configuratie altijd werkbaar.
Stap beweegt niet bij het slepen? Dit gebeurt als één of meerdere andere stappen zijn ingesteld als vereiste voorgaande stap voor die stap. Verwijder eerst de overbodige vereiste voorgaande stappen in de kolom Vereiste voorgaande stappen voordat je de stap verplaatst.
Bovenstaande voorbeeld: als bij "Beoordelen dossier" alle overige stappen als voorwaarde zijn ingesteld, blijft de stap op zijn huidige positie staan, ongeacht hoe je sleept. Pas de afhankelijkheden aan en probeer het opnieuw.
Hoe activeer ik een proces?
Een proces wordt actief zodra je het aan een tegel koppelt:
Open het proces in de procestracker-tegel.
Pas de instelling Beschikbaar bij aan.
Selecteer de tegel(s) waarbij de processtappen in de dossiers getoond moeten worden.
Een proces kan aan meerdere tegels tegelijk worden toegewezen.
Let op! Als je een kolom toevoegd in de tabel 'Processtappen' is deze niet zichtbaar op het moment dat een gebruiker dit proces selecteert binnen de betreffende tegel. Hiervoor moet je een veld of kolom toevoegen binnen de tab van de betreffende tegel. Dit kun je doen via Velden toevoegen, aanpassen en verbergen. Waarom zou je een kolom toevoegen in de tabel processtappen? Om bijvoorbeeld een interne link toe te voegen, of opmerkingen te plaatsen met uitleg over bepaalde keuzes of verduidelijking.
Laatst bijgewerkt
Was dit nuttig?