> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/snel-starten/snel-begrip-van-de-rol.md).

# Snel begrip van de rol

Welkom! Als functioneel beheerder bent u degene die TotalLink inricht en beheert voor alle andere gebruikers. Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van *"wat doet een functioneel beheerder eigenlijk?"* tot het moment dat je gebruikersgroepen hebt aangemaakt, rechten hebt uitgedeeld en de rapportagetool hebt geconfigureerd.

Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.

***

### Stap 1 — Begrijp je rol: wat doet een functioneel beheerder?

Als functioneel beheerder heb je toegang tot **alles** in TotalLink. Jij bepaalt:

* Wie wat mag zien en doen (rechten)
* Hoe tegels, velden en rapportages eruit zien
* Welke sjablonen beschikbaar zijn voor collega's
* Hoe facturatiekenmerken, indexreeksen en andere beheerinstellingen zijn geconfigureerd

{% hint style="info" %}
**Vuistregel:** Collega's die iets missen of niet kunnen zien, komen bij jou terecht. Hoe beter je de rechtenstructuur inricht, hoe minder vragen je krijgt.
{% endhint %}

***

### Stap 2 — Maak kennis met de Beheer omgeving

Alle beheerfuncties zijn bereikbaar via de **Beheer tegel** op het hoofdscherm. Vanuit hier beheer je gebruikers, rechtengroepen, sjablonen, velden en meer.

Daarnaast is er per tegel een **hamburgermenu** beschikbaar (de drie streepjes rechtsboven in de menubalk). Hierin vind je tegelspecifieke beheeropties zoals:

* **Beheer velden** — velden aanpassen, toevoegen of verbergen
* **Beheer gebruikersgroepen** — rechten toewijzen aan een gebruiker
* **Rechten kopiëren** — rechten van een andere gebruiker overnemen

### 🗂️ Hoe is Functioneel Beheer in TotalLink opgebouwd?

```
👤 Gebruiker  ──  de medewerker die inlogt
    └── 👥 Gebruikersgroep  ──  bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen
            ├── 🧩 Entiteiten  ──  rechten op tegels en onderdelen
            ├── 🔘 Menuknoppen  ──  rechten op specifieke acties
            └── 📊 Rapporten  ──  rechten op rapportage-tabbladen
```

| Onderdeel           | Waarvoor?                                                       |
| ------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Gebruiker**       | Medewerker toevoegen en koppelen aan een groep                  |
| **Gebruikersgroep** | Rechten beheren op tegel-, knop- en rapportageniveau            |
| **Velden**          | Velden aanpassen, toevoegen, verbergen of beveiligen per groep  |
| **Sjablonen**       | Word-templates beheren voor automatisch vullen vanuit TotalLink |
| **Rapportagetool**  | Tabbladen, kolommen en rechten inrichten voor alle gebruikers   |

***

### Stap 3 — Gebruikersgroepen aanmaken en inrichten

Gebruikersgroepen zijn de basis van het rechtensysteem in TotalLink. Elke groep bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen.

#### Naamgeving

{% hint style="success" %}
**Ons advies voor naamgeving:** Geef een gebruikersgroep een naam op basis van de concrete bevoegdheid, zoals *Exploitatie muteren* of *Exploitatie lezen*. Zo is direct duidelijk wat een gebruiker binnen TotalLink kan inzien en uitvoeren.
{% endhint %}

#### Een nieuwe gebruikersgroep aanmaken

1. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen**
2. Maak een nieuwe groep aan door op het plusje rechtsboven in de tegel te klikken en geef deze een duidelijke naam
3. Open de groep en configureer de drie lagen van rechten:

***

#### Laag 1: Entiteiten (tegels)

Entiteiten zijn de tegels en fundamentele onderdelen van de applicatie. Per entiteit bepaalt u wat een groep mag. Met schuifjes zet u voor elke entiteit rechten aan of uit. Het recht op inzien wordt automatisch toegekend zodra een entiteit wordt toegevoegd. Staan alle schuifjes uit, dan geldt dus alleen het recht *Inzien* op de betreffende entiteit.

| Recht            | Betekenis                                     |
| ---------------- | --------------------------------------------- |
| **Inzien**       | Alleen lezen                                  |
| **Aanmaken**     | Nieuwe dossiers/records aanmaken en aanpassen |
| **Archiveren**   | Dossiers/records in het archief zetten        |
| **Dearchiveren** | Dossiers/records uit het archief halen        |
| **Verwijderen**  | Dossiers/records definitief verwijderen       |

Sommige tegels hebben **sub-entiteiten** — deze werken op dezelfde manier.

***

#### Laag 2: Menuknoppen

Per gebruikersgroep kunt u individuele knoppen in het menu aan- of uitzetten. Denk aan exportknoppen, printmenu's of specifieke acties.

{% hint style="info" %}
Weet u niet zeker wat een menuknop doet? Klik erop in uw testomgeving — de naam in het beheer komt overeen met wat de gebruiker ziet.
{% endhint %}

***

#### Laag 3: Rapporten

Via **Beheer → Menu permissies** kunt u per rapport instellen welke gebruikersgroepen het mogen zien. Dit zijn alle losse rapporten in het systeem — klik op een rapport en zet de gewenste groepen aan of uit.

***

#### Gebruikers toevoegen aan een groep

1. Ga naar de **Medewerker tegel**
2. Klik op de betreffende medewerker
3. Klik op **Beheer gebruikersgroepen**
4. Voeg de medewerker toe aan de gewenste groep(en)

{% hint style="info" %}
**Sneller werken:** Via het hamburgermenu bij een medewerker kunt u **rechten kopiëren van een andere gebruiker**. Handig bij het onboarden van een nieuwe collega met een vergelijkbare functie.
{% endhint %}

***

#### Overzicht van alle rechten

Wilt u een totaaloverzicht zien van wie welke rechten heeft? Draai het **rapport gebruikersrechten** via het printmenu rechts bovenin het hoofdscherm. Dit geeft een volledig overzicht van alle gebruikers en hun gekoppelde groepen.

***

### Stap 4 — Veldrechten instellen

Naast rechten op tegel- en menuniveau kunt u ook rechten instellen op **veldniveau**. Zo kunt u specifieke velden verbergen of alleen-lezen maken voor bepaalde groepen.

#### Rechten per veld instellen

1. Ga naar de tegel waar het veld in staat
2. Open het **hamburgermenu → Beheer rechten**
3. Aan de linkerkant kiest u de **rechtengroep**
4. Per veld stelt u in of de groep het veld mag **zien** en/of **muteren.** Dit gebeurd op basis van het stoplicht model. Rood staat voor niet mogen inzien, oranje betekent alleen lezen en groen is muteren. Klik op het stoplicht om het van kleur te laten veranderen.

***

#### Stap 5 — Velden aanpassen, toevoegen of verbergen

Vanuit **Beheer velden** scherm kunt u ook de velden zelf aanpassen.<br>

1. Ga naar de tegel waar het veld in staat
2. Open het **hamburgermenu → Beheer velden**
3. Kies de juiste actie.

| Actie                  | Hoe?                                                     |
| ---------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **Volgorde aanpassen** | Velden verschuiven via drag-and-drop                     |
| **Veld toevoegen**     | Klik op het plusje onderaan een blok met velden          |
| **Veld wijzigen**      | Klik op het veld — pas naam (label) aan.                 |
| **Veld verbergen**     | Veld aanklikken en schuifje bij 'Verberg veld' omzetten. |

***

### Stap 6 — Rapportagetool inrichten

De rapportagetool is voor veel gebruikers een van de meest gebruikte onderdelen van TotalLink. Als functioneel beheerder richt u in wat iedereen te zien krijgt.

#### Rechten per tabblad instellen

1. Ga naar de **Rapportagetool → hamburgermenu → Beheer rechten**
2. Stel per tabblad het **stoplichtmodel** in per gebruikersgroep:

| Kleur    | Betekenis                         |
| -------- | --------------------------------- |
| 🔴 Rood  | Mag het tabblad niet zien         |
| 🟡 Geel  | Mag het tabblad inzien            |
| 🟢 Groen | Mag het tabblad inzien én muteren |

***

#### Kolommen en velden in de rapportagetool beheren

Wilt u een veld uit een tegel als kolom beschikbaar maken in de rapportagetool?

1. Ga naar het tabblad van het veld **→ Beheer  Velden → klik op het veld → Onderwerp t.b.v. lijst**
2. Kies het juiste onderwerp — dit correspondeert met het tabblad in de rapportagetool

***

#### Een filter opslaan als rapport

Gebruikers kunnen zelf filters maken, maar als functioneel beheerder kunt u **standaardrapporten** aanmaken die voor iedereen beschikbaar zijn:

1. Stel de gewenste kolommen en filters in
2. Druk op het **plusje** → *Opslaan als favoriet*
3. Geef het rapport een duidelijke naam
4. Klik op de **puntjes** → *Maak rapport*
5. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten** en zet de rechten aan voor de gewenste groepen

De gebruiker ziet dit rapport nu in hun **printmenu** en rapportageoverzicht.

***

### Stap 7 — Sjablonen beheren

Sjablonen zijn Word-documenten die gevuld worden met data uit TotalLink. Denk aan huurovereenkomsten, aanschrijvingen of kennisgevingen.

#### Een nieuw sjabloon toevoegen

1. Ga naar **Beheer → Onderwerp** (bijv. Overeenkomsten)
2. Klik op **Extra → Sjabloon toevoegen**
3. Upload de Word-template
4. Vul de **bronvelden** in bij de sjabloonvelden — dit zijn de TotalLink-variabelen die automatisch worden ingevuld
5. Test het sjabloon via de **printknop** in een dossier → download en controleer

{% hint style="warning" %}
**Zijn er berekende velden nodig?**  — neem contact op met TotalLink om berekende velden te laten instellen.
{% endhint %}

***

#### Een sjabloon koppelen aan een dossierstype

Zorg dat het sjabloon zichtbaar is bij het juiste contracttype:

1. Ga naar **Beheer → Onderwerp → Sjabloon**
2. Stel in bij **"Zichtbaar bij"** voor welk type dossier het sjabloon beschikbaar is

***

#### Sjablonen uitdraaien — drie manieren

| Manier                                | Wanneer te gebruiken?                                                                          |
| ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Vanuit een dossier**                | Druk op de printknop en kies het sjabloon — voor losse gevallen                                |
| **Bulk via rapportagetool**           | Rapportagetool → filters instellen → Exporteren naar PDF/Word → kies sjabloon                  |
| **Automatisch als knop in printmenu** | Sla het filter op als rapport en koppel een sjabloon — de knop verschijnt dan in het printmenu |

Voor de derde optie:

1. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten**
2. Kies het sjabloonfilter dat zichtbaar moet zijn
3. De gebruikersgroep ziet de knop nu terug in hun printmenu

***

### Stap 8 — Beheersettings per module instellen

Als functioneel beheerder configureert u ook de instellingen die modules nodig hebben om goed te werken. De meest voorkomende:

#### Facturatiekenmerken (Contractbeheer)

1. Ga naar **Beheer tegel**
2. Open **Facturatiekenmerken**
3. Voeg per kenmerk in:
   * Kostensoort
   * Grootboekrekening
   * Standaardomschrijving
   * Eventueel standaard contractbedrag en BTW-code
4. Koppel het kenmerk aan het juiste **type dossier**

***

#### Indexreeksen (Contractbeheer)

1. Ga naar **Beheer tegel → Indexreeksen**
2. Zoek het juiste CPI-indexcijfer op (bijv. via CBS)
3. Voer het indexcijfer in bij de juiste reeks en periode

{% hint style="warning" %}
Vergeet niet de indexreeks tijdig bij te werken vóór het moment dat contracten geïndexeerd worden. Staat er geen cijfer klaar? Dan kan TotalLink niet automatisch indexeren.
{% endhint %}

***

#### Prijzenboek (GREX)

Het prijzenboek bevat alle standaardprijzen voor GREX-projecten van de gemeente.

1. Ga naar **Uitgangspunten en Totalen → Prijzenboek**&#x20;
2. Voeg standaardartikelen toe met eenheidsprijzen
3. Planeconomen kunnen deze artikelen gebruiken bij het invullen van ramingen

***

### ✅ Gefeliciteerd — TotalLink staat klaar voor je team!

U heeft zojuist:

* ✔️ Begrepen wat de rol van functioneel beheerder inhoudt
* ✔️ Kennisgemaakt met de Beheer tegel en het hamburgermenu
* ✔️ Gebruikersgroepen aangemaakt met de juiste naamgeving
* ✔️ Rechten ingesteld op drie niveaus: entiteiten, menuknoppen en rapporten
* ✔️ Veldrechten geconfigureerd en velden aangepast
* ✔️ De rapportagetool ingericht met stoplichtrechten en standaardrapporten
* ✔️ Sjablonen toegevoegd, gekoppeld en beschikbaar gemaakt in het printmenu
* ✔️ Beheerinstellingen geconfigureerd voor facturatiekenmerken, indexreeksen en het prijzenboek
* ✔️ Optioneel het dashboard ingericht

***

{% hint style="info" %}
**Hebt u een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Uw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/functioneel-beheer/snel-starten/snel-begrip-van-de-rol.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.