Snel begrip van de rol
Welkom! Als functioneel beheerder bent u degene die TotalLink inricht en beheert voor alle andere gebruikers. Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van "wat doet een functioneel beheerder eigenlijk?" tot het moment dat je gebruikersgroepen hebt aangemaakt, rechten hebt uitgedeeld en de rapportagetool hebt geconfigureerd.
Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.
Stap 1 — Begrijp je rol: wat doet een functioneel beheerder?
Als functioneel beheerder heb je toegang tot alles in TotalLink. Jij bepaalt:
Wie wat mag zien en doen (rechten)
Hoe tegels, velden en rapportages eruit zien
Welke sjablonen beschikbaar zijn voor collega's
Hoe facturatiekenmerken, indexreeksen en andere beheerinstellingen zijn geconfigureerd
Vuistregel: Collega's die iets missen of niet kunnen zien, komen bij jou terecht. Hoe beter je de rechtenstructuur inricht, hoe minder vragen je krijgt.
Stap 2 — Maak kennis met de Beheer omgeving
Alle beheerfuncties zijn bereikbaar via de Beheer tegel op het hoofdscherm. Vanuit hier beheer je gebruikers, rechtengroepen, sjablonen, velden en meer.
Daarnaast is er per tegel een hamburgermenu beschikbaar (de drie streepjes rechtsboven in de menubalk). Hierin vind je tegelspecifieke beheeropties zoals:
Beheer velden — velden aanpassen, toevoegen of verbergen
Beheer gebruikersgroepen — rechten toewijzen aan een gebruiker
Rechten kopiëren — rechten van een andere gebruiker overnemen
🗂️ Hoe is Functioneel Beheer in TotalLink opgebouwd?
Gebruiker
Medewerker toevoegen en koppelen aan een groep
Gebruikersgroep
Rechten beheren op tegel-, knop- en rapportageniveau
Velden
Velden aanpassen, toevoegen, verbergen of beveiligen per groep
Sjablonen
Word-templates beheren voor automatisch vullen vanuit TotalLink
Rapportagetool
Tabbladen, kolommen en rechten inrichten voor alle gebruikers
Stap 3 — Gebruikersgroepen aanmaken en inrichten
Gebruikersgroepen zijn de basis van het rechtensysteem in TotalLink. Elke groep bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen.
Naamgeving
Ons advies voor naamgeving: Geef een gebruikersgroep een naam op basis van de concrete bevoegdheid, zoals Exploitatie muteren of Exploitatie lezen. Zo is direct duidelijk wat een gebruiker binnen TotalLink kan inzien en uitvoeren.
Een nieuwe gebruikersgroep aanmaken
Ga naar Beheer → Gebruikersgroepen
Maak een nieuwe groep aan door op het plusje rechtsboven in de tegel te klikken en geef deze een duidelijke naam
Open de groep en configureer de drie lagen van rechten:
Laag 1: Entiteiten (tegels)
Entiteiten zijn de tegels en fundamentele onderdelen van de applicatie. Per entiteit bepaalt u wat een groep mag. Met schuifjes zet u voor elke entiteit rechten aan of uit. Het recht op inzien wordt automatisch toegekend zodra een entiteit wordt toegevoegd. Staan alle schuifjes uit, dan geldt dus alleen het recht Inzien op de betreffende entiteit.
Inzien
Alleen lezen
Aanmaken
Nieuwe dossiers/records aanmaken en aanpassen
Archiveren
Dossiers/records in het archief zetten
Dearchiveren
Dossiers/records uit het archief halen
Verwijderen
Dossiers/records definitief verwijderen
Sommige tegels hebben sub-entiteiten — deze werken op dezelfde manier.
Laag 2: Menuknoppen
Per gebruikersgroep kunt u individuele knoppen in het menu aan- of uitzetten. Denk aan exportknoppen, printmenu's of specifieke acties.
Weet u niet zeker wat een menuknop doet? Klik erop in uw testomgeving — de naam in het beheer komt overeen met wat de gebruiker ziet.
Laag 3: Rapporten
Via Beheer → Menu permissies kunt u per rapport instellen welke gebruikersgroepen het mogen zien. Dit zijn alle losse rapporten in het systeem — klik op een rapport en zet de gewenste groepen aan of uit.
Gebruikers toevoegen aan een groep
Ga naar de Medewerker tegel
Klik op de betreffende medewerker
Klik op Beheer gebruikersgroepen
Voeg de medewerker toe aan de gewenste groep(en)
Sneller werken: Via het hamburgermenu bij een medewerker kunt u rechten kopiëren van een andere gebruiker. Handig bij het onboarden van een nieuwe collega met een vergelijkbare functie.
Overzicht van alle rechten
Wilt u een totaaloverzicht zien van wie welke rechten heeft? Draai het rapport gebruikersrechten via het printmenu rechts bovenin het hoofdscherm. Dit geeft een volledig overzicht van alle gebruikers en hun gekoppelde groepen.
Stap 4 — Veldrechten instellen
Naast rechten op tegel- en menuniveau kunt u ook rechten instellen op veldniveau. Zo kunt u specifieke velden verbergen of alleen-lezen maken voor bepaalde groepen.
Rechten per veld instellen
Ga naar de tegel waar het veld in staat
Open het hamburgermenu → Beheer rechten
Aan de linkerkant kiest u de rechtengroep
Per veld stelt u in of de groep het veld mag zien en/of muteren. Dit gebeurd op basis van het stoplicht model. Rood staat voor niet mogen inzien, oranje betekent alleen lezen en groen is muteren. Klik op het stoplicht om het van kleur te laten veranderen.
Stap 5 — Velden aanpassen, toevoegen of verbergen
Vanuit Beheer velden scherm kunt u ook de velden zelf aanpassen.
Ga naar de tegel waar het veld in staat
Open het hamburgermenu → Beheer velden
Kies de juiste actie.
Volgorde aanpassen
Velden verschuiven via drag-and-drop
Veld toevoegen
Klik op het plusje onderaan een blok met velden
Veld wijzigen
Klik op het veld — pas naam (label) aan.
Veld verbergen
Veld aanklikken en schuifje bij 'Verberg veld' omzetten.
Stap 6 — Rapportagetool inrichten
De rapportagetool is voor veel gebruikers een van de meest gebruikte onderdelen van TotalLink. Als functioneel beheerder richt u in wat iedereen te zien krijgt.
Rechten per tabblad instellen
Ga naar de Rapportagetool → hamburgermenu → Beheer rechten
Stel per tabblad het stoplichtmodel in per gebruikersgroep:
🔴 Rood
Mag het tabblad niet zien
🟡 Geel
Mag het tabblad inzien
🟢 Groen
Mag het tabblad inzien én muteren
Kolommen en velden in de rapportagetool beheren
Wilt u een veld uit een tegel als kolom beschikbaar maken in de rapportagetool?
Ga naar het tabblad van het veld → Beheer Velden → klik op het veld → Onderwerp t.b.v. lijst
Kies het juiste onderwerp — dit correspondeert met het tabblad in de rapportagetool
Een filter opslaan als rapport
Gebruikers kunnen zelf filters maken, maar als functioneel beheerder kunt u standaardrapporten aanmaken die voor iedereen beschikbaar zijn:
Stel de gewenste kolommen en filters in
Druk op het plusje → Opslaan als favoriet
Geef het rapport een duidelijke naam
Klik op de puntjes → Maak rapport
Ga naar Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten en zet de rechten aan voor de gewenste groepen
De gebruiker ziet dit rapport nu in hun printmenu en rapportageoverzicht.
Stap 7 — Sjablonen beheren
Sjablonen zijn Word-documenten die gevuld worden met data uit TotalLink. Denk aan huurovereenkomsten, aanschrijvingen of kennisgevingen.
Een nieuw sjabloon toevoegen
Ga naar Beheer → Onderwerp (bijv. Overeenkomsten)
Klik op Extra → Sjabloon toevoegen
Upload de Word-template
Vul de bronvelden in bij de sjabloonvelden — dit zijn de TotalLink-variabelen die automatisch worden ingevuld
Test het sjabloon via de printknop in een dossier → download en controleer
Zijn er berekende velden nodig? — neem contact op met TotalLink om berekende velden te laten instellen.
Een sjabloon koppelen aan een dossierstype
Zorg dat het sjabloon zichtbaar is bij het juiste contracttype:
Ga naar Beheer → Onderwerp → Sjabloon
Stel in bij "Zichtbaar bij" voor welk type dossier het sjabloon beschikbaar is
Sjablonen uitdraaien — drie manieren
Vanuit een dossier
Druk op de printknop en kies het sjabloon — voor losse gevallen
Bulk via rapportagetool
Rapportagetool → filters instellen → Exporteren naar PDF/Word → kies sjabloon
Automatisch als knop in printmenu
Sla het filter op als rapport en koppel een sjabloon — de knop verschijnt dan in het printmenu
Voor de derde optie:
Ga naar Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten
Kies het sjabloonfilter dat zichtbaar moet zijn
De gebruikersgroep ziet de knop nu terug in hun printmenu
Stap 8 — Beheersettings per module instellen
Als functioneel beheerder configureert u ook de instellingen die modules nodig hebben om goed te werken. De meest voorkomende:
Facturatiekenmerken (Contractbeheer)
Ga naar Beheer tegel
Open Facturatiekenmerken
Voeg per kenmerk in:
Kostensoort
Grootboekrekening
Standaardomschrijving
Eventueel standaard contractbedrag en BTW-code
Koppel het kenmerk aan het juiste type dossier
Indexreeksen (Contractbeheer)
Ga naar Beheer tegel → Indexreeksen
Zoek het juiste CPI-indexcijfer op (bijv. via CBS)
Voer het indexcijfer in bij de juiste reeks en periode
Vergeet niet de indexreeks tijdig bij te werken vóór het moment dat contracten geïndexeerd worden. Staat er geen cijfer klaar? Dan kan TotalLink niet automatisch indexeren.
Prijzenboek (GREX)
Het prijzenboek bevat alle standaardprijzen voor GREX-projecten van de gemeente.
Ga naar Uitgangspunten en Totalen → Prijzenboek
Voeg standaardartikelen toe met eenheidsprijzen
Planeconomen kunnen deze artikelen gebruiken bij het invullen van ramingen
✅ Gefeliciteerd — TotalLink staat klaar voor je team!
U heeft zojuist:
✔️ Begrepen wat de rol van functioneel beheerder inhoudt
✔️ Kennisgemaakt met de Beheer tegel en het hamburgermenu
✔️ Gebruikersgroepen aangemaakt met de juiste naamgeving
✔️ Rechten ingesteld op drie niveaus: entiteiten, menuknoppen en rapporten
✔️ Veldrechten geconfigureerd en velden aangepast
✔️ De rapportagetool ingericht met stoplichtrechten en standaardrapporten
✔️ Sjablonen toegevoegd, gekoppeld en beschikbaar gemaakt in het printmenu
✔️ Beheerinstellingen geconfigureerd voor facturatiekenmerken, indexreeksen en het prijzenboek
✔️ Optioneel het dashboard ingericht
Hebt u een vraag of klopt iets niet? Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Uw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
Laatst bijgewerkt
Was dit nuttig?