Capaciteitsraming

Dit is een aanvullende module. Wil je hier meer informatie over of een demo van zien? Neem makkelijk en snel contact op via [email protected] .

De capaciteitsraming geeft inzicht in de benodigde personeelscapaciteit op de korte en lange termijn voor organisaties die ruimtelijke omvormingsprojecten projectmatig uitvoeren.

Er zijn twee methoden beschikbaar: op basis van de plankostenscan of op basis van projectsoort.

---

Methode 1 — Op basis van plankosten

1

Voorbereiding

1.1 Personele functies en afdelingen instellen

• Open ⚙️ Beheertegels

• Tegel Functie → klik op ➕ om een functie toe te voegen of bewerk een bestaande door erop te klikken

• Tegel Afdeling → klik op ➕ om een afdeling toe te voegen

  • Gebruik Behoort tot organisatorische eenheid om afdelingen hiërarchisch te groeperen

1.2 Benodigde capaciteit per planproduct instellen

• Open ⚙️ Beheertegels → tegel Planproduct

• Voeg een planproduct toe of bewerk een bestaand via ➕

• Stel per personele functie in:

  • Uurtarieven (geen specifiek tarief = standaard uurtarief; geen tarieven = geen doorberekening)

  • Correctiefactor (om geraamde kosten aan te passen als ze structureel te laag/hoog uitvallen)

  • Kostenverdeling over de projectfasen

• Koppel per fase de juiste boekingspost financieel aan de personele kosten

Als je een boekingspost niet invult, worden de personele kosten niet doorberekend in de GREX. Dit kan bewust als de kosten buiten de GREX-dekking vallen.

2

Stap 1 — Project aanmaken en planning maken

Project toevoegen: klik op ➕ rechtsboven in de tegel (deel)projecten

Fasering:

• Open het project → tabblad Fasering

• Wijzig start- en einddatums of versleep fasen

• Voeg subfasen toe via ➕ (hoofdfase kleurt groen als er meerdere subfasen zijn)

• Verwijder koppelingen tussen fasen door te dubbelklikken op de omschrijving, start- of einddatum

Als een fase wordt verschoven, schuiven afhankelijke fasen automatisch mee.

3

Stap 2 — Plankostenscan invoeren

1. Open het project → tabblad Plankosten

2. Klik op het donkergrijze vlak naast Upload Plankostenscan en kies het bestand

3. TotalLink leest de personele en overige kosten per planproduct in

4. Pas indien nodig correctiefactoren toe (standaard ingesteld per planproduct; handmatig aanpasbaar per project)

5. Bekijk het resultaat via tabblad Urenraming per jaar (verdeling in uren en totale kosten per jaar)

Wil je voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven? Zet het schuifje Urenraming aanpassen in het tabblad Fasering uit.

4

Stap 3 — Na projectstart: automatische koppelingen uitschakelen

Zodra een project is gestart, schakel je de automatische koppelingen uit om te voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven:

1. Tabblad Uitgangspunten → schakel de automatische vertaling van plankosten uit

2. Tabblad Urenraming per jaar → schakel de automatische inschatting uit

Als een project gekoppeld is aan de financiële administratie, worden deze opties automatisch uitgeschakeld omdat het project als lopend wordt beschouwd.

5

Stap 4 — Handmatig aanpassen

1. Open tabblad Urenraming per jaar

2. Pas de geraamde personele uren waar gewenst handmatig aan — wijzigingen worden automatisch opgeslagen

---

Methode 2 — Op basis van projectsoort

1

Voorbereiding — Projectsoorten configureren

1. Open ⚙️ Beheertegels → tegel Uitgangspunten projectkosten

2. Klik op ➕ en definieer een projectsoort (bijv. T-Shirt Sizing: S/M/L of klein/middel/groot)

3. Wijzig indien nodig het standaard uurtarief

4. Vul per fase in:

   • De functie

   • Het aantal uur dat hoort bij dit soort project

   • De boekingspost financieel waaraan dit gekoppeld mag worden

2

Stap 1 — Werkzaamheden opbouwen

1. Open het project → tabblad Opbouw

2. Klik op het potlood-icoon om op de kaart de soort werkzaamheid te tekenen

3. Dubbelklik om het gebied definitief te maken

4. Geef aan welk soort werkzaamheid het betreft → de ingestelde uren verschijnen in tabblad Urenraming per jaar

3

Stap 2 — Fasering en urenraming

• Open tabblad Fasering en stel de projectfasering in

• Open tabblad Urenraming per jaar om de verdeling in uren en kosten per jaar te zien

---

Rapporteren over capaciteit

1. Open de Rapportage Toolbox via het vergrootglas-icoon in de linkerbalk

2. Ga naar tabblad Capaciteitsraming / Urenraming per jaar

3. Stel filters en totaliseringen in en verwijder kolommen naar wens

4. Exporteer naar Excel via het Excel-icoon

Snel navigeren naar vooringestelde rapporten: Per functie, Per afdeling of Per project en afdeling.