> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/grex/extra-functionaliteiten/capaciteitsraming.md).

# Capaciteitsraming

{% hint style="info" %}
Dit is een aanvullende module.  Wil je hier meer informatie over of een demo van zien? Neem makkelijk en snel contact op via[ contact@totallink.nl ](mailto:contact@totallink.nl). 
{% endhint %}

De capaciteitsraming geeft inzicht in de benodigde personeelscapaciteit op de korte en lange termijn voor organisaties die ruimtelijke omvormingsprojecten projectmatig uitvoeren.

Er zijn twee methoden beschikbaar: op basis van de **plankostenscan** of op basis van **projectsoort**.

***

## Methode 1 — Op basis van plankosten

{% stepper %}
{% step %}

### Voorbereiding

#### 1.1 Personele functies en afdelingen instellen

* Open **⚙️ Beheertegels**
* Tegel **Functie** → klik op **➕** om een functie toe te voegen of bewerk een bestaande door erop te klikken
* Tegel **Afdeling** → klik op **➕** om een afdeling toe te voegen
  * Gebruik *Behoort tot organisatorische eenheid* om afdelingen hiërarchisch te groeperen

#### 1.2 Benodigde capaciteit per planproduct instellen

* Open **⚙️ Beheertegels** → tegel **Planproduct**
* Voeg een planproduct toe of bewerk een bestaand via **➕**
* Stel per personele functie in:
  * **Uurtarieven** (geen specifiek tarief = standaard uurtarief; geen tarieven = geen doorberekening)
  * **Correctiefactor** (om geraamde kosten aan te passen als ze structureel te laag/hoog uitvallen)
  * **Kostenverdeling over de projectfasen**
* Koppel per fase de juiste **boekingspost financieel** aan de personele kosten

{% hint style="warning" %}
Als je een boekingspost niet invult, worden de personele kosten niet doorberekend in de GREX. Dit kan bewust als de kosten buiten de GREX-dekking vallen.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 1 — Project aanmaken en planning maken

**Project toevoegen:** klik op **➕** rechtsboven in de tegel (deel)projecten

**Fasering:**

* Open het project → tabblad **Fasering**
* Wijzig start- en einddatums of versleep fasen
* Voeg subfasen toe via **➕** (hoofdfase kleurt groen als er meerdere subfasen zijn)
* Verwijder koppelingen tussen fasen door te dubbelklikken op de omschrijving, start- of einddatum

{% hint style="info" %}
Als een fase wordt verschoven, schuiven afhankelijke fasen automatisch mee.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Plankostenscan invoeren

1. Open het project → tabblad **Plankosten**
2. Klik op het donkergrijze vlak naast *Upload Plankostenscan* en kies het bestand
3. TotalLink leest de personele en overige kosten per planproduct in
4. Pas indien nodig correctiefactoren toe (standaard ingesteld per planproduct; handmatig aanpasbaar per project)
5. Bekijk het resultaat via tabblad **Urenraming per jaar** (verdeling in uren en totale kosten per jaar)

{% hint style="warning" %}
Wil je voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven? Zet het schuifje *Urenraming aanpassen* in het tabblad Fasering **uit**.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Na projectstart: automatische koppelingen uitschakelen

Zodra een project is gestart, schakel je de automatische koppelingen uit om te voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven:

1. Tabblad **Uitgangspunten** → schakel de automatische vertaling van plankosten uit
2. Tabblad **Urenraming per jaar** → schakel de automatische inschatting uit

{% hint style="info" %}
Als een project gekoppeld is aan de financiële administratie, worden deze opties automatisch uitgeschakeld omdat het project als lopend wordt beschouwd.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Handmatig aanpassen

1. Open tabblad **Urenraming per jaar**
2. Pas de geraamde personele uren waar gewenst handmatig aan — wijzigingen worden automatisch opgeslagen
   {% endstep %}
   {% endstepper %}

***

## Methode 2 — Op basis van projectsoort

{% stepper %}
{% step %}

### Voorbereiding — Projectsoorten configureren

1. Open **⚙️ Beheertegels** → tegel **Uitgangspunten projectkosten**
2. Klik op **➕** en definieer een projectsoort (bijv. T-Shirt Sizing: S/M/L of klein/middel/groot)
3. Wijzig indien nodig het standaard uurtarief
4. Vul per fase in:
   * De **functie**
   * Het **aantal uur** dat hoort bij dit soort project
   * De **boekingspost financieel** waaraan dit gekoppeld mag worden
     {% endstep %}

{% step %}

### Stap 1 — Werkzaamheden opbouwen

1. Open het project → tabblad **Opbouw**
2. Klik op het potlood-icoon om op de kaart de soort werkzaamheid te tekenen
3. Dubbelklik om het gebied definitief te maken
4. Geef aan welk soort werkzaamheid het betreft → de ingestelde uren verschijnen in tabblad *Urenraming per jaar*
   {% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Fasering en urenraming

* Open tabblad **Fasering** en stel de projectfasering in
* Open tabblad **Urenraming per jaar** om de verdeling in uren en kosten per jaar te zien
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

***

## Rapporteren over capaciteit

1. Open de **Rapportage Toolbox** via het vergrootglas-icoon in de linkerbalk
2. Ga naar tabblad **Capaciteitsraming / Urenraming per jaar**
3. Stel filters en totaliseringen in en verwijder kolommen naar wens
4. Exporteer naar Excel via het Excel-icoon

Snel navigeren naar vooringestelde rapporten: *Per functie*, *Per afdeling* of *Per project en afdeling*.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.totallink.nl/grex/extra-functionaliteiten/capaciteitsraming.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.