Jaaranalyse

Op het tabblad Jaaranalyse zie je per kostensoort en opbrengstsoort hoe het lopende jaar ervoor staat: wat er begroot was, wat al geboekt is en wat je nog verwacht. Het verschil verklaar je direct in hetzelfde scherm. Zo heb je aan het einde van het jaar een onderbouwde analyse klaarliggen, bijvoorbeeld voor de jaarrekening of de P&C-cyclus.

De cijfers komen uit twee bronnen:

• Budget komt uit de jaarschijf van het laatst vastgestelde portfolio (de portfoliofoto).
• Realisatie en Verplichtingen komen uit het tabblad Financieel van het project.

Jij vult alleen de Prognose restant en de Verklaring in.

Wat zie ik op het tabblad Jaaranalyse?

Bovenaan staat welk jaar je analyseert, bijvoorbeeld Analyse jaarschijf 2026. Daaronder staat dezelfde indeling als op het tabblad Financieel:

• Kosten — de kostensoorten 00 t/m 80, met Totaal kosten
• Opbrengsten — de opbrengstsoorten 100 t/m 120, met Totaal opbrengsten
• Indexatie en rente — Kostenstijging, Opbrengstenstijging en Rente
• Dekking — Resultaatneming (150), met Totaal dekking

Waar komen de cijfers vandaan?

Kolom	Wat betekent het?	Waar komt het vandaan?
Budget	Het bedrag dat voor dit jaar begroot is	De raming in de jaarschijf van het huidige jaar voor dit project, uit de portfoliofoto die als Laatst vastgesteld portfolio is ingesteld
Realisatie	Wat er dit jaar al geboekt is	Tabblad Financieel, kolom Geboekt in [jaar]
Verplichtingen	Aangegane verplichtingen die nog niet geboekt zijn	Tabblad Financieel, kolom Verplichtingen
Restant budget	Wat er van het budget over is	Berekend: Budget − Realisatie − Verplichtingen
Prognose restant	Wat je de rest van het jaar nog verwacht te boeken	Vul je zelf in
Verschil	Verwachte afwijking ten opzichte van het budget aan het einde van het jaar	Berekend: Prognose restant − Restant budget
Verklaring	Toelichting op het verschil	Vul je zelf in

Je hoeft niets over te nemen. Zodra er geboekt wordt of verplichtingen bijkomen, zie je dat automatisch terug in de Jaaranalyse.

Hoe zet ik het budget aan voor de jaaranalyse?

De kolom Budget wordt alleen gevuld als je twee dingen hebt ingesteld: de juiste portfoliofoto én het schuifje. TotalLink zoekt dan in die portfoliofoto het actieve project op en neemt de ramingen uit de jaarschijf van het huidige jaar over als budget.

1

Ga naar Uitgangspunten en totalen

Open Uitgangspunten en totalen en klik op het tabblad Uitgangspunten boekwaarde.

2

Kies de juiste portfoliofoto

Selecteer bij het veld Laatst vastgesteld portfolio de portfoliofoto van het laatst vastgestelde portfolio. Dit is de foto waarin de begroting voor dit jaar is vastgelegd.

3

Zet het schuifje aan

Zet het schuifje Budget jaaranalyse uit vorig portfolio aan. Dit schuifje staat direct onder het veld Laatst vastgesteld portfolio.

4

Controleer het resultaat

Open het tabblad Jaaranalyse van een project. De kolom Budget is nu gevuld met de ramingen van dit jaar uit de gekozen portfoliofoto.

Staat het schuifje aan maar is er een verkeerde of geen portfoliofoto gekozen, dan blijft Budget op 0 staan of zie je bedragen uit een ander jaar. Controleer daarom altijd eerst het veld Laatst vastgesteld portfolio.

Hoe vul ik de jaaranalyse in?

1

Open het tabblad Jaaranalyse

Open het project en klik op het tabblad Jaaranalyse. Controleer bovenaan of je het juiste jaar ziet.

2

Bepaal op welk niveau je invult

Kijk naar de verschillen en bepaal of je ze op groepsniveau (bijvoorbeeld 20 Sloopwerken) of op detailpostniveau wilt invullen. Klap een groep open om de detailposten te zien.

Groepsniveau is sneller. Detailpostniveau geeft een preciezere verklaring als het verschil uit één specifieke post komt.

3

Vul de Prognose restant in

Klik in het witte veld Prognose restant en vul in welk bedrag je dit jaar nog verwacht te boeken, bovenop de realisatie en verplichtingen. Verwacht je niets meer? Laat het veld leeg.

Het Verschil wordt direct opnieuw berekend.

4

Schrijf een verklaring

Klik in het veld Verklaring achter dezelfde regel en beschrijf in één of twee zinnen waardoor het verschil ontstaat. Bijvoorbeeld: "Laten vrijvallen aan het einde van het jaar" of "Aankoop perceel naar voren gehaald."

Je bent klaar als elke regel met een noemenswaardig verschil een prognose én een verklaring heeft.

Hoe lees ik de kolom Verschil?

Het verschil laat zien hoeveel je aan het einde van het jaar naar verwachting afwijkt van het budget:

Verschil = (Realisatie + Verplichtingen + Prognose restant) − Budget

Dat is hetzelfde als Prognose restant − Restant budget.

Groep	Positief verschil betekent…	Negatief verschil betekent…
Kosten (00 t/m 80)	Je geeft meer uit dan begroot (overschrijding)	Je geeft minder uit dan begroot (onderbesteding)
Opbrengsten (100 t/m 120)	Je ontvangt meer dan begroot	Je ontvangt minder dan begroot

Voorbeeld

Regel	Budget	Realisatie	Verplichtingen	Restant budget	Prognose restant	Verschil
20 Sloopwerken	200.000	103.945	25.000	71.055	50.000	−21.055
100 Woningbouw	30.000.000	32.113.261	0	−2.113.261	500.000	2.613.261

20 Sloopwerken (kosten): er was € 200.000 begroot. Er is € 103.945 uitgegeven, € 25.000 is verplicht en je verwacht nog € 50.000. In totaal kom je uit op € 178.945. Dat is € 21.055 minder dan begroot: een onderbesteding.

100 Woningbouw (opbrengsten): er was € 30.000.000 begroot. Er is al € 32.113.261 ontvangen en je verwacht nog € 500.000. In totaal kom je uit op € 32.613.261. Dat is € 2.613.261 meer dan begroot.

Kan ik deze in een rapportage printen?

Jazeker. Via het printmenu in het project is er een rapport dat heet jaaranalyse:

Veelgestelde vragen

Waarom staat de kolom Budget op 0?

Controleer deze drie dingen:

1. Staat het schuifje aan? Ga naar Uitgangspunten en totalen > tabblad Uitgangspunten boekwaarde en controleer of Budget jaaranalyse uit vorig portfolio aan staat.
2. Is de juiste portfoliofoto gekozen? Controleer op hetzelfde tabblad of bij Laatst vastgesteld portfolio de juiste foto is geselecteerd.
3. Staat er in die foto een bedrag? Open de gekozen portfoliofoto, zoek je project op en kijk in de kolom van het jaar dat je analyseert. Dat bedrag is precies wat in de kolom Budget van de Jaaranalyse hoort te staan. Staat daar 0 of niets, dan was er in het vastgestelde portfolio voor dit jaar niets geraamd.

Zolang Budget op 0 staat, verschijnt alle realisatie als overschrijding in de kolom Verschil.

Waarom wijkt de Realisatie af van mijn financiële administratie?

De Realisatie toont wat in TotalLink in de kolom Geboekt in [jaar] op het tabblad Financieel staat. Zijn er boekingen in je financiële systeem die nog niet zijn ingelezen, dan zie je die hier ook nog niet.

Verandert mijn Prognose restant de exploitatie?

Nee. De prognose en verklaring zijn alleen bedoeld voor de jaaranalyse. Wil je de verwachting ook in de exploitatie verwerken, pas dan de jaarschijf aan op het tabblad Financieel.

Wat is het verschil met de kolom Restant [jaar] op het tabblad Financieel?

Op het tabblad Financieel wordt het restant berekend ten opzichte van de jaarschijf in de Nieuwe exploitatie: de actuele raming. Op de Jaaranalyse wordt vergeleken met de jaarschijf uit het laatst vastgestelde portfolio: de begroting zoals die vooraf is vastgesteld. Daardoor kunnen de twee restanten van elkaar verschillen.