Portfolio beheer

Werkportfolio

Alle projecten zijn geclusterd in het werkportfolio. Er is altijd maar één werkportfolio. Het wordt geopend via tegel Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio).

Projectselectie en categorisering

1

Open het portfolio

Tabblad Projectselectie

2

Bekijk alle projecten

Alle projecten worden in een lijst getoond

3

Stel per project de categorie in

• Categorie Buiten portfolio → project wordt niet meegenomen bij foto's en scenario's

• Alle andere categorieën → project is actief in het portfolio

Een nieuwe projectcategorie maak je aan via tegel Uitgangspunten en Totalen → knop + projectcategorie toevoegen.

⚠️ Bij het maken van een foto of scenario worden alleen projecten meegenomen die niet de categorie Buiten portfolio hebben.

Uitgangspunten per projectcategorie

Naast centrale uitgangspunten kunnen er per projectcategorie aanvullende uitgangspunten worden ingesteld. De volgorde van prioriteit:

1. Centrale uitgangspunten (Alle projecten)

2. Uitgangspunten van de projectcategorie (overschrijft centraal voor die categorie)

3. Uitgangspunten op projectniveau (overschrijft alles voor dat project)

Grijs weergegeven uitgangspunten komen vanuit de centrale instellingen. Vetgedrukt weergegeven = ingevoerde uitzondering.

---

Totaliseren

Per projectgroep

1

Open de projectgroep

Open de betreffende projectgroep via tegel Projectgroep

2

Financieel

Tabblad Financieel → consolidatie van de projectgroep

3

Cashflow

Tabblad Cashflow → consolidatie van de cashflow

4

Rapportages

Printer-icoon → diverse rapportages van de projectgroep

Geheel portfolio

1

Open het portfolio

Open het portfolio via Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)

2

Financieel

Tabblad Financieel → consolidatie van het werkportfolio

3

Cashflow

Tabblad Cashflow → cashflow van het werkportfolio

Per projectcategorie

1

Open de projectcategorie

Open het portfolio → klik op de betreffende projectcategorie

2

Financieel / Cashflow

Tabblad Financieel / Cashflow voor de consolidatie van die categorie

---

Projectbudgetten instellen

Van toepassing als budgetten niet uit de financiële administratie worden gelezen.

Budgetten worden in dat geval gebaseerd op het vorige vastgestelde MPG.

1

Open uitgangspunten boekwaarde

Open Alle projecten (werkportfolio) → tabblad Uitgangspunten boekwaarde

2

Vorige Portfolio

Klik op het veld Vorige Portfolio

3

Selecteer vorige MPG

Selecteer het vorige definitieve MPG

---

Werkproces herijking (MPG)

1

Stel actuele projecten in

Stel de actuele projecten binnen TotalLink in op de vooraf afgesproken uitgangspunten (via tegel Uitgangspunten en Totalen)

2

Actualiseer exploitaties

Actualiseer de exploitaties van alle projecten

3

Maak een portfoliofoto

Maak een portfoliofoto van de geactualiseerde projecten in het werkportfolio — geef deze een duidelijke naam (bijv. MPG 2025 of Jaarrekening 2024)

4

Foto aanpassen en definitief maken

• De foto's kunnen nog worden aangepast zolang de status niet Definitief is

• ⚠️ Wijzigingen in een portfoliofoto worden niet doorgevoerd in het werkportfolio. Maak de foto zo laat mogelijk om te voorkomen dat wijzigingen op twee plekken bijgehouden moeten worden.

Indien de foto definitief is: klik in de zwarte bovenbalk op Definitief maken.

Ik heb een foto van een portfolio gemaakt en deze definitief gemaakt, maar nu wil ik deze toch nog wijzigen, maar de foto is read-only nu.

Open het betreffende portfolio vanuit de tijdmachine tegel, klik op het menu (drie horizontale streepjes in bovenbalk) en klik op "Heropen" Indien deze niet in het menu staat, heb je geen rechten om een portfolio te heropenen, neem hiervoor contact op met de beheerder van TotalLink binnen je organisatie.

Ik heb een foto gemaakt van het actuele portfolio en wil dat deze niet meer te wijzigen is door anderen.

Open het betreffende portfolio vanuit de tegel "tijdmachine" en klik op in de bovenbalk op menu (3 horizontale streepjes) en klik op "Definitief maken" indien dit niet in het menu staat, heb je geen rechten om dit te doen, informeer hiernaar bij de beheerder van TotalLink.

Ik heb een foto van een portfolio gemaakt, maar ik wil toch 1 project hierin kopieren vanuit het actuele portfolio.

Open het betreffende project in het werkportfolio / actuele project. klik in het menu (drie streepjes in de bovenbalk) en klik op "Kopie naar portfolio foto" of "Kopie naar portfolio scenario".